新しい働き方の代名詞として「テレワーク」という言葉をよく聞くようになりました。「働き方改革」を旗印に、働きやすい制度の導入を模索し始める企業も増えています。インターネット環境の高速化、ノートパソコン、スマートフォンなどのモバイル機器の普及により、勤務先以外の場所での業務が可能になったことが、テレワークが広く浸透した背景にあります。
そもそもテレワークとは何か
「テレワーク」とは時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を指します。基本的には、情報通信技術（ICT=Information and Communication Technology）を活用して実現されます。テレワークは英語では「telework」と表記されます。「tele」は離れた場所、「work」は仕事、です。これらを基にした造語が「telework＝離れた場所で働く」です。
テレワークは、「在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務」の3種類に分けられます。それぞれについて簡単に説明しましょう。
自宅のからICTを活用して業務を行うものが在宅勤務です。モバイルワークは、オフィス外のモバイルインフラ環境を利用して働くスタイルで、移動先や移動中でも仕事が可能です。
また、サテライトオフィス勤務は、本社や支社以外の場所に設けられてオフィスで、会社が管理するインターネット環境で、遠隔勤務するスタイルです。従来は、家庭の事情などで通勤できない社員のため、会社が設けることが多かったサテライトオフィスですが、今日ではテレワークの場として積極利用されています。
テレワークの課題
テレワークについて、通勤時間がかからず、ワークライフバランスを確保しやすい、などのメリットが強調されます。ただ実際にはデメリットもあります。ここでは、テレワーク導入時の課題について説明していきましょう
コミュニケーションが取りにくい
テレワークでは、社員同士のコミュニケーションが取りにくくなるというデメリットがあります。もちろんインターネットを通じて、質問や確認などのやり取りは可能です。しかし実際に顔を合わせ、「雑談のついでに気軽に質問をする」といったような機会は少なくなるでしょう。
特に新人や、異動してきたての人材などは、業務内容を十分に理解していないまま、誰にも質問できずにいる場合もあります。このように、情報共有がおろそかになり、チームワークが乱れると、生産性も落ちる恐れもあります。精神的負担を感じる社員も出てくるかもしれません。
社員の管理がしにくい
テレワークは、社員の就労実態を把握しにくいという課題があります。オフィスで顔を合わせていれば、「何時に出社して何時に帰宅したのか」「勤務態度はどうなのか」といった働き方を、上司は簡単に確認可能です。しかしテレワークでは、目視では確認しづらいため、勤怠管理が困難になるという課題があるのです。
例えば、勤務時間が長く報告された場合、「じっくりと業務に取り組んでいた」のか「生産性の低い状態で長時間働いていたのか」、区別がつきません。
適切な評価が難しい
テレワーク社員の勤怠管理の難しさにも関連することですが、社員を上司が評価しづらいことも課題です。また、テレワーク社員のほうも、自分の評価に対して不安や不満を持つこともあります。自分の業務について、内容や難易度を、上司がきちんと理解してくれているか心配になることもあるでしょう。または、生産性を上げた社員に対して、上司が「いい加減な仕事で早く切り上げた」と評価してしまうなど、適正な評価が下されていないケースもあるでしょう。
人材育成が実施しづらい
人材育成がしづらい、という点も大きな課題です。社員の新人や異動してきたばかりの人材がテレワークを行っていても、先輩社員や上司がきめ細やかにフォローできない恐れもあります。上司や同僚と気軽に話せないままでは、新たな環境での信頼も高められないでしょう。新規に入社してきた社員が、十分なOJTを受けられず、組織の一員としての自覚を持ちづらくなってしまいます。
上記のような理由で、新人が業務をスムーズに遂行できるようになるまで、より多くの時間がかかることになり得ます。
セキュリティに不安がある
テレワークでは、会社外部にデータや書類を持ち出すことになります。そのため、情報漏えいリスクが高くなります。特にオフィスでも自宅でもない、公共の場所などで働く、モバイルワークの場合は、いっそう危険性は高まるでしょう。モバイル端末の盗難・紛失に遭ったり、第三者に業務情報を盗み見られたり、といった高いリスクが生じます。
また、社外のネットワークやクラウドサービスを使用する際には、端末のセキュリティに十分に注意する必要があります。対策を怠っているとサイバー攻撃などの被害に遭い、社内の機密情報が漏えいしてしまう危険もあります。
テレワークの課題を解決するための対応策とは
テレワークには前述のような課題があるため、導入のためには次のような対策を、十分にとっておく必要があります。
ルール・制度を変更する
テレワークを導入するなら、社内の体制について現状を整理し、必要な整備を施しておくことが重要です。社内規則などのさまざまな制度を、テレワークに適したものへと、見直していきましょう。また、テレワークでも、社員の勤務実態を適正に把握し評価できる、基準・方法の確立も不可欠です。社員に、テレワーク環境でのストレスをかけることなく、スムーズに働いてもらうには、管理者にきちんと仕事を評価してもらえている必要があります。その安心がまた、仕事のモチベーションにもつながるでしょう。
加えて情報漏えいリスクを抑えるために、社内のセキュリティポリシーの見直しも必要です。社内と社外を行き交うネットワーク利用において、可能な限りリスクを回避するようルールを万全に定めましょう。パスワード管理を徹底し、各端末へのウィルス対策ソフト導入も欠かせません。
さらに、コミュニケーション不足によるモチベーション・チームワーク低下を回避しなくてはなりません。企業側が、積極的なコミュニケーションの機会を設けるとよいでしょう。例えば、Web会議システムを使用した打ち合わせなどです。上司や先輩、同僚からのちょっとした声掛けで、テレワークによる孤立感やプレッシャーが緩和されることもあります。
完全にテレワーク化するより、定期的な出勤日を設けることで、社員同士で対面する機会を設けることも有効です。
社員への教育を実施する
情報漏えいのリスクを最小限に抑制するため、社員への教育も徹底しましょう。「情報セキュリティ」「トラブル発生時の対応」といったテーマで勉強会・研修を行うことで、一人ひとりのセキュリティ意識を高めることが重要です。
また、モバイル端末の紛失や盗難といったリスクに対しては、モバイル端末利用者の管理を徹底しましょう。もちろん、機密性の高いデータを必ず社内で暗号化したり、データのバックアップを日ごろから取っておいたり、紛失に備えた企業側の対策も必須です。
しかし最も重要なことは、社員一人ひとりが、セキュリティに関する意識を高く持つことです。「少しくらいならいいか」とカフェでパソコンを開いたまま離席したり、友人にパソコンを貸与してしまったりするようなことがないよう、指導・教育を徹底しましょう。
ツール・ソフトウェアを導入する
テレワークを円滑に進めるためには、ITツールや、ソフトウェアの導入が役立ちます。もちろんこうしたツールを導入するときには、セキュリティ対策を万全にしておくことが不可欠です。
Web会議システムやチャットツールなどのサービスを導入する
テレワーク中に困るのは社員同士のコミュニケーションが取りづらいことです。Web会議システムやチャットツール導入が、スムーズなコミュニケーションをサポートします。例えばチャットであれば、社員は、ちょっとした疑問点をすぐに質問することで、回答を得られるでしょう。
また、Web会議システムは、社員間のコミュニケーションを促すことにも役立ちます。Web会議システムなら、顔を合わせ、リアルタイムで会話をする機会を、定期的に設けることができるからです。業務報告以外にも、社員がお互いの近況などを話し合ったりすることで、チームワークを高めることにつながるでしょう
タスク管理ツール・勤怠管理ツールを導入する
タスク管理ツールを用いることで、テレワークでも、社員の働き方や取り組み姿勢、業務遂行能力などを確認しやすくなります。また、テレワーク環境での勤怠管理についても、勤怠管理ツールを導入することで課題の解決につなげることができます。
勤怠管理ツールには、テレワーク機能を備えているものもあります。例えば、社員がテレワーク開始ボタンを押すことでテレワーク中の社員をオンライン上で把握することができるツールもあります。
これらツールを併せて利用することで、各業務進捗なども含め、社員がどのように働いているのかクリアになるでしょう。
ウィルス対策ソフトを徹底する
社外のネットワークや、クラウドサービスの利用については、ウィルスにも十分注意しましょう。一度でも社内ネットワークへマルウェアなどを入れてしまえば、一挙に感染が広がる恐れがあります。社内のセキュリティポリシーを見直すことはもちろん、モバイル端末一台一台に、ウィルス対策ソフト導入を徹底してください。
まとめ
テレワーク導入にはメリットだけでなく、課題も多いことをまとめてきました。逆に、課題をうまく解決できれば、テレワークの恩恵を適切に受けられるようになるでしょう。
そうした課題解決には、各種支援ツールを導入することが有効です。ここでは、その例として「Asana」を紹介します。Asanaでは、すべてのチームメンバーの端末で、優先事項・タスクオーナー・プロジェクト期日を把握し、共有することができます。テレワーク環境で、効率的にチームワーク向上を支援するツールです。
テレワークでのチームワーク維持にお悩みでしたら、Asanaの導入をぜひご検討ください。
