ビジネスにおいて、チームのタスク管理は重要です。タスク管理が疎かになると、業務の漏れや遅延などが発生し、取引先や顧客に迷惑をかけるおそれもあります。そこで、ここではチームのタスクを可視化できる、おすすめツールをピックアップしました。ぜひ参考にしてみてください。
チーム内のタスクを可視化するタスク管理ツールとは？
ビジネスにおけるタスクとは、「こなすべき業務」を指します。
タスク管理ツールは、こういった行うべき業務を細かくリスト化し、進捗や期日などに応じて管理ができるツールです。個人だけではなく、チーム全体として情報を共有することも可能なので、業務の可視化や明確化が図れます。「誰がどの業務を担当しているのか」や、進捗状況なども一目で把握できるので、伝達漏れやタスク漏れなどを防げるメリットもあります。
タスク管理ツールの基本機能
現在では、さまざまな管理ツールがリリースされており、ツールごとにその特徴や、機能は異なります。ただ、共通する部分も多いため、ここではタスク管理ツールの主な基本機能を紹介します。以下、主だった基本機能をまとめました。
- ToDoリスト
- プロジェクト管理
- ファイル管理
- コメント機能
ほとんどのタスク管理ツールにはこれらの機能が備わっています。
ToDoリスト機能は、チームや個人の「やるべきこと」をリスト化できる機能です。それぞれのチーム、社員がやるべきことを細かくリスト化できるため、効率的な業務の遂行が可能です。
プロジェクト管理機能は、文字通りプロジェクトを管理できる機能で、チーム全体での業務の進捗状況を随時確認できます。ファイル管理機能を使えば、ツール内でファイルの送受信することで、チーム全員で共有可能になります。コメント機能を使えば、ツール内でスムーズなコミュニケーションが取れるため、業務の円滑化を図れることも魅力です。
タスクを可視化する管理ツールの選び方
タスク管理ツールをどのような基準で選べばよいのか悩んでしまう方は少なくありません。管理ツールを選ぶポイントはいくつかありますが、重視すべきは機能面とコスト、操作性です。詳しく見ていきましょう。
機能面で選ぶ
ツールによって実装されている機能は異なります。タスク管理の機能以外にも、他ツールとの連携やリマインダー、チャット、カレンダー、メモなどの機能を搭載したサービスもあります。
豊富な機能を備えたツールを選ぶのではなく、「必要な機能が備わっているかどうか」が重要です。どれほど豊富な機能が備わっていても、実際に使わなければ意味がありません。また、個人向けや法人向け、エンジニア向けなどツールごとに特徴が異なるため、機能と併せてチェックしてください。
コストで選ぶ
タスク管理ツールには、有償と無償のものがあります。無料利用できるツールの場合、機能が制限されているケースがほとんどです。すべての機能を解放するには有償版を購入しなくてはいけません。無料版では「どの機能が使えるのか・使えないのか」を確認し、必要に応じて有償版への移行を検討しましょう。
また、ソフトの導入方法についてもクラウド型とインストール型の２パターンが存在します。クラウド型は管理データをクラウドへ保存し、インストール型は自社のパソコン内にデータを保存します。クラウド型は利用者1人あたりに課金されるケースが多いため、ランニングコストに注意しましょう。インストール型は初期導入費用が高くつくケースも多いため、機能面をしっかり吟味したうえで導入しなくてはなりません。
操作性
操作性もツールにより大きく異なるため注意が必要です。扱いづらいソフトでは、使いこなせない場合があります。スムーズな操作ができず、時間を取られてしまっては業務効率の向上という点では本末転倒です。チームの人員がどの程度のスキルを持っているのかを考慮してツールの選定をする必要があります。
ほとんどの有償ソフトの場合、無料トライアルが可能です。実際に利用して操作性をチェックしてみましょう。導入前にチーム全員で利用し操作性や機能面を確認できます。
おすすめのタスク管理ツール10選
この項では、おすすめのツールを10個ピックアップしました。自社にマッチしたものを見つけてください。
1. Asana
全世界195か国、75,000社以上の導入実績を誇るタスク管理ツールです。マルチデバイスに対応し、外部ツールとの連携もできるため、機能の拡張性に定評があります。白と黒を基調にしたシンプルなデザインは、ユーザーを選びません。
リスト管理やカレンダー機能、コメント機能なども備え、充実した機能が魅力です。一目で業務の進捗状況を把握できる視認性のよさや、誰でも簡単に扱える高い操作性も特徴と言えるでしょう。
Asanaの導入により、作業効率が45％向上したとの報告もあります。アクセス権の設定もできるため強固なセキュリティの実現により、機密性や安全性を高められるのもメリットです。機能性や操作性、視認性などあらゆる面に優れた総合力の高さを誇ります。
2. Backlog
直感的な操作性に定評のあるツールです。ガントチャート機能やバーンダウンチャート機能など分析に役立つ機能複数を搭載し、業務の進捗状況を一目で把握できます。
シンプルな画面レイアウトも特徴的で、誰でも簡単に使いこなせます。国内シェアNO.1のプロジェクト管理システムで、信頼性の高さも選ばれている理由の1つです。
3. Trello
全世界2,000万人以上が利用しているツールで、業界では最も多くのユーザーを抱えています。かんばん形式を採用したツールで、業務の進捗状況が把握しやすく操作性のよさも人気の理由と言えます。
さまざまなサービス・ツールと連携すれば、必要に応じて機能面を拡張できるのも魅力です。画面のカスタマイズも可能なため、使いやすさを求める利用者におすすめです。ほぼすべての機能が利用できる無料版もあり、企業から個人での利用などあらゆるシーンにマッチします。
4. Group Task
業務遅延やタスク漏れなどの問題に、長年直面してきた企業が開発したタスク管理ツールです。さまざまな管理ツールを試しつつ、よい部分は取り入れ、不要なものはそぎ落とした末に完成しました。
シンプルなデザインを採用しているため直感的でストレスを感じにくく、高い操作性を実現しています。扱いやすさを重視しており、さまざまな機能を盛り込むのではなく、本当に必要な機能だけを厳選して搭載しています。
5. TeamHack
業務フローを一目で把握可能なツリー型のタスク管理ツールです。複数のプロジェクトを1つの画面で管理できるため、チーム内で情報共有がしやすく、プロジェクトの全体像を把握しやすいのも特徴です。
作業時間計測ツール、情報共有ツールなどが集約されており、複数ツールを行き来する必要がありません。管理の手間や労力が軽減するため、現場のスタッフは作業に注力し、管理者は容易にプロジェクトを管理できます。タスクやドキュメントごとにチャットが可能な機能も搭載し、社員間のコミュニケーションも円滑に行えます。
6. Jooto
クラウド型のタスク・プロジェクト管理ツールで、個人から法人までさまざまな業種で導入されています。かんばん方式を採用しており、ドラッグ＆ドロップで直感的に操作できるのも選ばれている理由です。
付箋のようなタスクカードを用いてスケジュールや進捗が直感的に把握可能で、業務の遅延やタスクの漏れを防げます。コメントのやり取りができるコミュニケーション機能や、音で知らせてくれる通知設定機能なども備えています。使いやすさを重視する個人、初めてタスク管理ツールを導入する企業にもおすすめです。
7. Redmine
タイトなスケジュールで作業を求められるエンジニアのタスク管理ツールとして開発されたサービスです。ほかのツールでは目にしないチケット機能でタスク管理を行うことが特徴です。
タスクの詳細情報を記録したものをチケットと呼び、そのチケットを複数のメンバーに割り当てることで担当者を指定します。
また、ひとつのデータベースで情報を管理するため、業務の進捗状況を把握しやすいという利点があります。変更したプロジェクトを時系列で表示する機能もあり、さまざまな情報をリアルタイムで管理できます。
エンジニア向けのオープンソースソフトウェアで、無料で利用できるため、費用対効果に優れています。
8. Chatwork
全国で289,000社以上の導入実績がある人気ツールです。いくつものグループを作成し、それぞれにタスク設定ができるため、効率的な業務整理を実現するツールと言えるでしょう。オンライン上でのファイル共有も可能で、取引先とのやり取りに使用している企業も少なくありません。
Chatworkは本来チャットツールとして作られており、タスクの管理だけに特化したツールではありません。メッセージのやり取りでスムーズにコミュニケーションが取れるため、社内SNSとして導入している企業もあります。絵文字によるリアクション機能やビデオ、音声通話機能など、豊富なコミュニケーション機能を搭載しています。
9. Google Keep
Google Keepは、Googleが提供しているメモ型のタスク管理ツールです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で全機能を利用可能です。費用を抑えて管理ツールを導入したい企業におすすめです。
メモやリスト作成、管理などがメインの機能ですが、アーカイブやリマインダーの追加などの機能もあるため、タスクを管理するためのツールとしても問題なく使用できます。Google Chromeの拡張機能と連携させれば、他ツールと遜色ない利便性を発揮します。
10. Todoist
Todoistはシンプルなデザインで操作性に優れ、100以上のアプリやステムとの連携機能を備えたツールです。パソコンのほか、iPhoneやAndroid端末からも利用可能で、社内や外出先、自宅などシーンを問わず活用可能。思い立ったらすぐにタスクの追加、管理ができます。
やるべきタスクを完了するとメッセージが表示されるなど、利用者のモチベーションを低くださせない工夫が採用されています。「カルマ機能」では、日々のタスク達成量を、種類ごとに色分けしてわかりやすくグラフで表示してくれるのでやる気につながります。
まとめ
ビジネスシーンにおいては、さまざまなタスク管理ツールがあり、それぞれに特徴があります。機能性はもちろんですが、操作性や、導入にかかる費用、ランニングコストなども考慮しながら、ベストなツールを選んでください。
例えばAsanaは、機能性や操作性を兼ね備えた総合力の高いタスク管理ツールです。すでに世界中の企業で導入実績もあります。タスク管理ツール選びに悩んでいるなら、ぜひAsanaをお試しください。
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