オンライン会議のツールとしてZoomを利用している企業は少なくありません。そのような中、ウェビナー（オンライン形式のセミナー）を開催できる「Zoom Webinar」の導入を検討している企業担当者も多いのではないでしょうか。
Zoom Webinarの概要や運営手順、成功のためのポイントを把握しておくことで、スムーズに導入できるでしょう。
Zoom Webinarの特徴
ZoomにはZoom Webinarというウェビナー機能が用意されており、場所を選ばずセミナーが開催できます。ウェビナーを行うのに便利な機能が備わっているZoom Webinarの特徴をお伝えします。
有料版のライセンスを購入すると使用できる
Zoomが提供するサービスのひとつであるZoom Webinarを利用するには、有料版ライセンスの購入が必要です。Zoomの有料版には、Pro、Business、Enterpriseの3種類があります。EnterpriseにはZoom Webinarが標準搭載されていますが、残りのProおよびBusinessプランではオプションの追加が必要です。
Zoom Webinarを使用するメリット
Zoom Webinarへの参加人数の上限は購入したライセンスによって異なり、最も定員の少ないプランでも500人での開催が可能です。人数の多いセミナーでも、従来のように広い会場を確保する必要がなく、開催しやすくなるでしょう。また、Zoomミーティングにはなかった発言者を制限する機能も備わっており、円滑にウェビナーを進行する助けになります。
オンデマンド機能も付いていて、当日都合が悪かった人が後日ウェビナーを視聴したり、途中参加した人が最初から視聴したりできます。オンデマンド機能を利用することで、セミナー動画の使い回しも可能です。さらに、FacebookやYouTubeでセミナー動画のライブストリーミング配信まで行えます。
一般的にウェビナーのデメリットとして、参加者の反応を見たり、質疑を受け付けたりするのが難しいことが挙げられますが、Zoom WebinarではQ&Aや投票機能で参加者の反応や質問を把握することが可能です。また、参加者のリストや参加・離脱の時間もレポートされるため、後日参加者へのフォローや今後のウェビナー開催の参考にできるでしょう。
Zoom Webinarを活用するための事前準備
Zoom Webinarを活用するための事前準備として、次のことが必要です。
- 機材の準備
- スケジュールの設定
- 申し込みフォームの作成およびカスタマイズ
- 参加者への使用方法レクチャー
- 入室承認
これらの準備を整えることで、スムーズにウェビナーを開催できます。
機材を準備する
Zoom Webinarを利用する際には、インターネット環境、パソコン、カメラやマイクなどの機材が必須です。パソコンにカメラやマイクが内蔵されている場合もありますが、カメラの解像度やマイクの集音機能が不十分なことも多いため、外付けのものを準備するのが無難です。
高画質な映像を安定的に配信するには、カメラの画質だけでなく、PCの性能に気を配る必要があります。第8世代以降のCPUがCore i7、メモリ8GB以上、グラフィックボード搭載機種を目安に選びましょう。
加えて、カメラをベストポジションで固定できる三脚や、参加者が見やすい明るさに調整できる照明を準備しておくと便利です。
スケジュールを設定する
Zoom Webinarを開催するには、まずスケジュールを設定します。
1. Zoomへログインし、メニューから「ウェビナー」をクリックします。
2.「ウェビナーをスケジュールする」を選択する
3. 設定画面へ移るので、以下の各項目を入力します。
- トピック：ウェビナーのタイトル
- 説明：概要
- 開催日時
- 登録：参加登録が必要かどうかの設定で、通常はチェックを入れます。チェックしない場合、URLを知っていれば誰でも参加可能となるので注意してください。
- ウェビナーパスワード：参加時に求めるパスワードを入力します。
- ビデオ、音声：オフにします。
- 質疑応答：Q＆A機能を使用する場合はオンにしておきましょう。
- 実践セッションを有効にする：チェックを入れると、動作確認を行えます。
- 参加時に認証を求める：Zoomにログインしている視聴者のみが参加できるようになります。通常は不要です。
- ウェビナーをオンデマンドにする：チェックを入れると、希望者が後でウェビナーを視聴できるようになります。
- 自動的にウェビナーをレコーディングする：記録するかどうか、記録する場合はどこに保存するかを選択します。
- 特定の地域／国からのユーザーへのエントリーを承認またはブロックする：承認かブロックかを選択しましょう。
4. 最後に「スケジュール」をクリックすれば、設定は完了です。
申し込みフォームの作成・カスタマイズ
スケジュールを設定してウェビナーを登録すると、申し込みフォームが自動で作成されます。ウェビナーページの下にある「招待状」から、申し込みフォームの送信が可能です。
「招待状」の「登録設定」で、申し込みフォームをカスタマイズできます。「編集」をクリックして、「質問」から必要なものを選択したり、「カスタムの質問」で追加したりできます。
「ブランディング」からは、講演者情報や企業ロゴも設定可能です。
開催前に確認しておきたいこと
開催する前と当日の本番前に、カメラの映像とマイクの音声チェックを必ず行っておきましょう。その際、スタッフ数人に参加者役をしてもらうと、参加者目線で問題に気付けるのでおすすめです。もし映像や音声に乱れがあれば即座に改善してください。
ウェビナー参加が初めての参加者へは、操作方法などのフォローを事前にしておくと、スムーズに参加できます。
当日は、入室者を名簿で確認し、一致していれば承認します。名前が異なる場合は参加者本人であるかどうか、電話などで確認しましょう。
ウェビナー開催を成功させるためのポイント
ウェビナーを成功させるためのポイントとして、次の2つが挙げられます。
- チャットやQ&A、挙手・リアクション機能の活用
- 開催後のフォロー
以下、なぜ必要か、どのように行うのかを解説します。
チャットやQ&A、挙手・リアクション機能を活用してもらう
ウェビナーは場所を問わずに参加ができて便利な反面、参加者の集中力を保つのが難しいため、講演者は参加者とコミュニケーションをとるように心がけることが大切です。
参加者に対して、Zoom Webinarの機能にあるチャットやQ＆A、挙手、リアクションを使ってもらうようアナウンスしておくと、コミュニケーションがとりやすくなります。これらの機能の使い方について、冒頭で説明しておくと視聴者が迷わずに済むでしょう。
開催後のフォローを忘れない
ウェビナー開催直後の参加者は、講演者に対して親近感を持っていることも多いので、開催後は早めにお礼や次回開催の告知メールを送っておきましょう。
開催直後は、アンケートや次回のイベントの予約に応じてもらいやすいタイミングです。開催から時間が経過すると、どうしても参加者と距離が遠のいてしまうので、参加者の熱が冷めないうちにできるだけ早くフォローしておくことをおすすめします。
まとめ
オンラインコミュニケーションツールであるZoomには、ウェビナー開催ができるZoom Webinarが用意されており、有料版ライセンスで利用が可能です。オンデマンド機能やライブストリーミング配信機能などが備わっており便利です。
プロジェクトやマネジメント管理が一括して行えるツールのAsanaは、Zoomとの連携も可能で、Zoom Webinar設定テンプレートのインポートによって、設定事項に漏れがないようにしたり、本番前のチェック事項をタスク登録できたりします。Zoom Webinarの利用を考えている企業は、Asanaの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
