プロジェクトマネジメントを行う上で重要なのは、その手順やスキルを深く理解することです。プロジェクトマネジメントを任された人は「プロジェクトがどのように管理されているのか」を知ることが重要です。本コラムでは、プロジェクトマネジメントとは何なのか、その手順やマネジメントに必要なスキルを交えながら、プロジェクトマネジメントに役立つ資格やツールについても紹介します。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトを成功させるための管理を行うことです。
プロジェクトは期限内に完了すれば良いというものではなく、質の高い成果物を生み出すことはもちろん、ステークホルダーの満足度を高めなければなりません。これらを実現するためにタスクやコスト、スケジューリングやリスク管理をするのがプロジェクトマネジメントです。
プロジェクトマネジメントの手順
それでは、プロジェクトマネジメントの手順をみていきましょう。
手順1：プロジェクトの始まりから終わりまでをイメージする
プロジェクトマネジメントは、プロジェクト全体をイメージすることから始まります。
例えばWebサイトの開発ならば、どのような人が利用するサイトなのか、サイト内ではどのような機能が必要なのか、その機能を作るためにはどのくらいの期間が必要で、どのくらいのコストがかかるのかを把握します。またそのためにはどのようなスキルを持った人材が必要で、どのように管理していくかといった具体的な流れをイメージしていきます。
手順2：プロジェクトのステークホルダーを把握する
プロジェクトの全容を具体的にイメージするために、プロジェクトのステークホルダーを把握していきます。
プロジェクトを進行する上で利害関係があるステークホルダーはだれなのか、プロジェクトが完了するとどのような利害関係が発生するのかをイメージすることが、プロジェクトマネジメントの肝だといっても過言ではありません。
ステークホルダーについては【ステークホルダーとは？利害関係の範囲や種類から関連用語までをわかりやすく解説！】で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。
手順3：プロジェクトに必要なタスクを洗い出す
プロジェクト全体のイメージができたら、プロジェクトを完了させるために必要なタスクを洗い出します。
ここでは、タスクに抜け漏れがないようにしなければなりません。洗い出したタスクに抜け漏れがあると、プロジェクトの進行中に大幅なスケジュール修正やコストの見直しが必要になります。
また、この段階でタスクの依存関係や優先順位を明確にしておくことも大切です。タスクのクリティカルパスを明確にしておくことで、工数やコストに余裕をもたせたスケジューリングができます。これは、リスク管理にもつながる重要な作業です。
クリティカルパスについては、【クリティカルパスとは? プロジェクト管理におけるメリットを解説】で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。
手順4：プロジェクトの完了から逆算してスケジューリングする
タスクを洗い出したら、プロジェクトの期限から逆算してスケジューリングをしていきます。
各タスクを達成するために必要なスキルや経験を持つ人材をアサインして、適材適所を意識したタスクの振り分けを行い、スケジュールを立てましょう。その際、上述の「手順3」で明らかになったクリティカルパスを考慮して、スケジュールのリカバリー体制も意識したスケジューリングをすることが大切です。
手順5：プロジェクト進行を監督する
全体のスケジュールが確定したら、いよいよプロジェクトメンバー全体でプロジェクトを進行していきます。
全体の進捗を把握しながら経過を監督・指揮、問題が起きた場合には的確な判断と対処をしていきましょう。
プロジェクトマネジメントに必要なスキル
大まかな手順を把握したところで、次はプロジェクトマネジメントに必要なスキルをみていきましょう。
全体を俯瞰するスキル
プロジェクトマネジメントに必須のスキルは、プロジェクトの全体を広い視野で見ること、つまり俯瞰するスキルです。
全体を俯瞰するためには、さまざまなプロジェクトマネジメント経験はもちろん、プロジェクトに関わる業務を理解することも重要です。また、そのプロジェクトに関わるステークホルダーを意識することの大切さがわかっていなければなりません。
プロジェクトの目的はなんなのか、その目的が達成されたときにどのような影響を及ぼすのか、影響範囲はどの程度なのかをイメージできるスキルと経験を身につけましょう。
時間とコストを管理するスキル
プロジェクトには期限があるのと同時に予算も意識しなければなりません。つまり、時間とコストの感覚を養う必要があるということです。
想定外のトラブルが発生した場合でも、予定外の工数やコストの補填、スケジュールを変更するための施策を、すばやく判断して実行できるスキルの重要性を理解しておかなければならないのです。
コミュニケーションスキル
プロジェクトには多くの人や企業が関わります。つまりステークホルダーがいるということです。そこで重要なのがコミュニケーションスキルです。
ステークホルダーにはプロジェクトメンバーから企業の経営者、取引先の企業やサービスを利用するユーザーなど、さまざまな立場の人達がいます。極端にいえば、これらステークホルダーすべてとコミュニケーションを蜜にする必要があるということです。
リスク管理スキル
プロジェクトを進行していると、必ず予定外のことが起こります。ですので、上述の通りプロジェクトマネジメントでは、あらかじめリスク管理をしておかなければなりません。
例えば、余裕を持ったスケジュールを作成したり、クリティカルパスをしっかりと把握したりして、問題が起こったときにリカバリーできる体制をメンバー内で作っておくなどの施策が必要です。
リスクを予測するためには、多くのプロジェクトに参加した経験や、プロジェクトに関わる業界の業務の中で、リスクとなり得る部分を把握しておくなど、やはり幅広い経験が必要だといえます。
知っておきたい「PMBOK」
プロジェクトマネジメントを行うならば、知識として「PMBOK」を理解しておくことが望ましいでジェクトマネジメントを行うならば、知識として「PMBOK」を理解しておくことが望ましいでしジェクトマネジメントを行うならば、知識として「PMBOK」を理解しておくことが望ましいでしょジェクトマネジメントを行うならば、知識として「PMBOK」を理解しておくことが望ましいでしょうジェクトマネジメントを行うならば、知識として「PMBOK」を理解しておくことが望ましいでしょう。
PMBOKとは、プロジェクトマネジメントに関する知識を体系的にまとめた世界標準の参考書です。プロジェクトの立ち上げプロセスから終結プロセスまでに必要な知識が盛り込まれています。
PMBOKについては【PMBOKとは？知識エリアも解説】で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。
プロジェクトマネジメントの資格
それでは、プロジェクトマネジメントに役立つ資格を確認していきましょう。
プロジェクトマネージャ試験（PM）
プロジェクトマネージャ試験は、IPAが提供する資格です。
プロジェクトマネージャ試験では、プロジェクト全体の意思決定や品質、コストや納期などを含めて、計画に基づいたプロジェクト実行と管理スキルを認定します。
プロジェクトマネージャ試験（PM）の詳細については、IPAのプロジェクトマネージャ試験（PM）の公式ページから、最新の試験要綱やシラバスなどを確認してください。
PMP
PMPは、PMI（Project Management Institute）が認定する国際資格です。
上述したPMBOKに則った世界標準のプロジェクトマネジメント手法を学び、国際的に通用するスキルを習得した者として認定するものです。
PMPについては、PMIの公式サイトにて詳細を確認してください。
プロジェクトマネジメントに便利なツール
プロジェクトマネジメントには、プロジェクト管理ツールの利用がおすすめです。
例えば、Excelやチャットツールなどを目的ごとにわけて利用していると、管理が複雑になったり、共有すべき情報を見落としたりすることもあるでしょう。そのような非効率な環境とリスクを軽減するのがプロジェクト管理ツールです。
プロジェクト管理ツールには、以下のようなものが提供されています。
- Trello：ボードとリストとカードを利用したカンバン方式のタスク管理ツール。チームでのタスク管理はもちろん、それぞれのタスクをメンバーと共有したり、ボードやカードの中でチームがコミュニケーションを取ったりできるプロジェクト管理ツール。
参考）Trello公式サイト - Backlog：開発やマーケティング、人事などのさまざまな職種で利用できる。タスク管理はもちろん、ガントチャートやマイルストーン機能などを使った長期的なプロジェクトにも使えるプロジェクト管理ツール。
参考）Backlog公式サイト - Asana：リストビューやタイムライン、ボードなどを利用してタスク整理やチーム連携が可能。ルーティーン作業を自動化できたり、豊富な外部サービスとの連携できたりする機能が充実したプロジェクト管理ツール。
参考）Asana公式サイト
まとめ
プロジェクトマネジメントでは、プロジェクトを成功させるための舵取りを行います。単に期限内にプロジェクトを完了させることだけが目的ではなく、成果物の質や利益、ステークホルダーの満足度も視野に入れた「成功」を目指さなければなりません。そのために必要なマネジメントの手順やスキルを把握して、プロジェクト成功のためのマネジメントスキルを習得しましょう。
