「Asana Day 2021」は、日商エレクトロニクスの社内でタスクツールとして定着しつつあるAsanaの基礎的な活用方法と成功事例、活用後の業務内容の変化などを紹介。「全社を見える化するマネジメントツール」としてのAsanaの利用率の向上と新規の利用者獲得をめざして開催された。
全社を「見える化する」ワークマネジメントツール Asana × 日商エレクトロニクス
コロナ禍のリモートワークによって、多くの組織で分散型のチームが生まれ、それを支援するツールを使ったコミュニケーションが活発になった。ところが、会議や報告、連絡など「仕事のための仕事」は、勤務時間の実に 60% が費やされるようになり、メンバーは自分のやるべき仕事に迷い、リーダーは実態の把握しにくくなったと嘆く。コミュニケーション量に比例して生産性があがっていない状況である。この状況を打破するツールが日商エレクトロニクス内でも急速に利用が拡大しているAsanaだ。Asana は個人・チーム・会社組織全体の目標を「見える化」し、仕事のための仕事をなくし、価値ある仕事に集中できる環境をつくり、フェアな評価をサポートするワークマネジメントツールである。
日商エレクトロニクスがAsana社製品を導入したのは2020年4月、現在は全社3分の1がAsanaをタスクツールとして活用している。その実績を踏まえ、日商エレクトロニクスでは、Asanaに精通したITプロフェッショナルを起用した導入支援サービスを開始。導入時の課題を解決して利用者や管理者がAsanaを活用できるようにサポートをし、導入後は利用者向けトレーニングなどの継続支援サービスも提供している。
コラボレーション事業部の真次幸治さんがMBOの管理にAsanaを導入したのは、コロナ禍で離れて働くのが当然になってメンバーと話す機会が大幅に減り、MBO進捗の確認が難しくなったことだった。メンバーひとり一人の「目標は進んでいるのか」「何を悩んでいるのか」「どのへんにつまずいているのか」が見えない状況が続き、対応も場当たり的になっているように感じていた。
「Asana導入にあたっては、まずメンバー全員分のMBOをマネージャーが入力しました。これは個人単位で作ると粒度が異なってくるためです」
AsanaでMBOプロジェクトを作る
つぎにAsanaのポートフォリオを使い、プロジェクトをまとめた。ポートフォリオの枠に全員分を並べて、メンバーに毎月1回確認してもらうようにしたという。これで順調なのか、どの程度まで進んでいるのかが見えるようになった。
みんなの MBO はポートフォリオでまとめる
また、ひとり一人のMBOを作った際、月次・週次の繰り返し設定ができる定期的なタスクも併せて作っていた。これは月末にメンバーが自身のMBOを見直して、翌週に30分間の面談を設定するように促すもので、つぎのタイミングが自動的に作成されるため、作り忘れることがなく、うっかり面談を忘れることもない。
定期タスク作成、面談実施
「報告の仕方はシンプルです。プロジェクトごとに概要がわかるようになっていて、クリックすると右側にステイタスの更新が現れます。ステイタスの更新をするごとに過去の報告が蓄積され、自分が報告した先月・先々月の履歴がすぐに見られます。報告に関しては、本人も管理者も過去の報告を忘れてメールを見直すという作業を繰り返していると思います。自分の履歴が記録で残り、MBOの報告によって自分がやったということを証明できる効率的で便利な報告アイテムです。ぜひ活用してほしいと思います」
報告の仕方 概要覧からまとめる
管理者側の真次さんは、30分間の面談の前に報告されている内容と先月の面談でのメモを事前に確認しながら面談している。面談で決定したことはタスク化しており、「タスク化はメモよりも確実」と話す。
事前に内容確認、過去の面談メモを見返す
「コロナ禍での月1回30分の面談では、毎回、定型質問を決めています。１対１なので普段言えないことを話してほしいし、面談を継続したいのでできるだけ聞き役に徹しています。AsanaをMBOに導入した結果は、創造以上でした。メンバーごとのタスクの進捗が明解になって安心でき、メンバーの考えていることを聞ける機会ができて、アドバイスがしやすくなりました。何よりも履歴が残るのがうれしいです。これは単に効率化だけではなく、フェアな評価にもつながるものと考えています」
【ビジネス用語】MBOとは？目標設定や評価におけるOKRとの違い
Q&A
- Q. 進捗状況の入力が月に1回というのは、適当でしょうか。
- A. MBOへの月1回の入力はMTGの内容を含め、自分の意識の中に数字がまだ残っている時期なので処理しやすいです。個人的にヘルプやサポートが必要なときは、課長に助言を求めたり、真次さんからのトップダウンで調整してもらえるので、月1回の報告で問題ありません。
- Q. 進捗状況を人に見られることに抵抗がある人もいるのではないでしょうか。
- A. 「見えるようにする」のは、評価する自分が「評価はできるかぎりフェアであるべき」と考えているからです、評価の理由をきちんと説明するには、見えることが前提であり、助け合いながらの全員の目標達成には見えることが不可欠と考えています。
Asanaの強みは、目標の管理や仕事の進捗が見えて、個人がやった仕事のエビデンスが残り、人やタスク、プロジェクトをメンションして情報をフレキシブルに活用できるところです。数字を意識しながら会社は個人に、個人は会社にコミットします。フェアに使ってもらうためには、報告や記録の「見える化」は重要であると考えています。
Asanaで報告していると集計業務はなくなり、すべてにおいて「事前の準備」が不要になります。毎週・毎月のMBOの報告やレポート作成もAsanaでやるほうが効率的ですが、MBOにすべてを書き起こす必要はなく、たとえばサマリーを書いて「詳細はこちら」というふうに報告する方法もあると思います。
