企業経営を行う中でさまざまな情報の管理が必要です。中でも業務に関する情報は従業員に密接に関わっており、適切に管理されていないと作業効率の低下や無駄な業務の発生につながります。業務を円滑に進めるためにも、業務共有の方法について考えなくてはいけません。
業務共有の意味や重要性、効率よく業務共有するためのポイントを解説します。
業務共有とは
業務共有とは、業務に必要な情報を組織内で共有する行為を指します。組織全体に蓄積したノウハウなどを、組織内の人間が「誰でも閲覧・使用できる状態」にします。業務共有に含まれる情報には、主に以下のようなものがあります。
- スケジュール
- タスク
- 顧客情報
- 案件情報
- 進捗
- トラブル
- ノウハウ
上記の情報は、企業経営や業務活動において発生するものです。この情報が社内・チーム全体で共有できていれば、「誰が」「何を」「どのくらい」行っているかがすぐにわかります。さらに「何をすべきか」といった行動の指標にもなります。
また、最後の項目であるノウハウの共有は、業務品質や作業効率の向上に役立ちます。たとえば、営業成績のよい人材にその手法を聞いて全体で共有できれば、他の人材のスキルを高めることが可能です。
業務共有は、「収集」「整理」「共有」「活用」の4つの工程で成り立っています。社内全体に散らばっている情報を収集して、使える方法を整理・共有することで、社内全体で活用するという流れです。
業務共有の重要性
業務共有が適切に行われていないと、情報を探し出すのに時間がかかり非効率です。対応にばらつきが生まれて企業としての品質が落ちる可能性もあります。
たとえば、顧客・案件・トラブルといった業務にまつわる情報が社内で適切に共有されていなかった場合、商談中のミスやトラブル対応の遅れといった問題が発生しやすくなります。トラブルの詳しい内容が伝わっていなければ、新たなトラブルが発生して現場が混乱することもあるでしょう。
業務共有がなされず業務が属人化するのも問題です。優秀な人材がいれば作業効率は上がりますが、この人材が退職してしまうと効率が一気に下がります。場合によっては、業務が立ち行かなくなることがあります。
ほかにも、スケジュール・タスク・進捗といった情報が共有されていなかった場合には、「誰が・何を・どのくらい」やっているのかがわかりません。
管理者側から見ると管理効率が大きく下がります。従業員側からも「自分だけ負荷がかかっているのではないか」「今どのような状況にあるのか」といった不満や疑心が生じやすいでしょう。
こうしたストレスのある環境は、生産性が下がるだけでなく退職にもつながるので、業務共有は必須です。
効率よく業務共有するポイント
業務共有を効率よく行うためのポイントを解説します。
共有目的をはっきりさせる
効率よく業務共有するには、そもそも何のために業務共有するのか、目的を明確化する必要があります。目的が曖昧であると、不必要な情報も取り込んで共有してしまいます。不必要な情報が多ければ、業務共有の効果が期待できないだけでなく、混乱を招く恐れがあるので注意が必要です。
目的として多いのは「業務・管理効率化」「コミュニケーション向上」「ミス防止」です。これらを基準に目的を定めるとよいでしょう。
また、業務情報には「形式知」と「暗黙知」の二つが含まれます。形式知は図案化や言語化できる情報で、「スケジュール」「顧客情報」「タスク」「進捗」「トラブル」などが該当します。形式知の情報は溜まりやすく、古い情報はいらないため定期的に更新しなければいけません。
一方、暗黙知は、図案化や言語化がしにくい情報を指し、「ノウハウ」がこれにあたります。ノウハウは部門全体のレベルアップや作業効率化のためにも共有したい情報です。実際に使用するには、一度形式知に落とし込んでから利用できるようにします。
業務共有ができる環境整備
前述の通り、業務共有の最初の工程は「収集」です。情報が適切に収集できる環境でなくては、社内全体に必要な情報が共有されません。もし「上司に報告しづらい」「収集する場所がない」「データが少なく人材の評価がわかりづらい」といった環境の場合は改善が必要です。
たとえば、重要な情報を吸い上げるには、定期的なミーティング（全体or1on1）やヒヤリングを実施します。
業績などデータ化が可能な情報は、可視化することで人材の評価が分かりやすくなります。優秀な人材が判別できれば、その人物が所有しているノウハウを重要視しなくてはいけません。
ITツールの活用も有益です。共有された情報は、いつでも誰でも閲覧できる状態でなくてはならないため、PCやスマートフォンなどのデバイスで共有するのがよいでしょう。
業務共有ツールを使用するメリット
業務共有ツールとは、「プロジェクト・進捗・文書管理」「社内コミュニケーション」「Web会議」「社内SNSの構築」などを可能にするツールのことです。業務共有ツールを活用するとどのようなメリットがあるのかを解説します。
社内コミュニケーションが円滑になる
業務共有ツールには、チャット機能やメッセージ機能がついています。これを利用すれば、社内コミュニケーションを活発にすることが可能です。コミュニケーションの円滑化は、業務においてとても重要です。
たとえば業務中に発生した疑問をほかの人材にすぐに質問できる環境であれば、作業効率が向上します。コミュニケーションが増すことでチーム内の信頼感や一体感が増し、従業員のモチベーションも上がるでしょう。結果的に生産性の向上にもつながります。
近年は、テレワークを導入している企業も多いでしょう。テレワークは従業員同士に物理的な距離があるため業務共有がしにくく、ひとりで作業しなければいけないため孤独感やストレスを抱えやすくなります。こうした問題もチャットやメッセージ機能を用いれば解決できます。従業員の勤務状況も把握しやすいため、管理にも利用可能です。
情報管理が楽になる
業務では「プロジェクト」「タスク」「リソース」などさまざまな情報を扱います。これらをExcelなどの表計算ソフトで管理するのもよいですが、ファイルをわざわざ開かなくてはいけないという問題があります。情報量が多くなると、最新の情報がわからなくなったり、ファイル自体が重くて確認しづらくなったりといった問題が生じます。ミスも発生しやすくなるでしょう。
業務共有ツールを活用すれば、これらの情報を統合的に管理できます。
アプリケーション内で全ての情報が一括で見られるほか、すぐに情報の更新・修正が可能です。データを更新日時順に並べることもできるので、すぐに最新の情報にアクセスできます。
それぞれのタスクに合わせたファイルを作成する手間がなくなり、管理者の管理効率向上につなげられます。従業員も情報をすぐに閲覧できるので、確認に無駄な時間を割く必要がなくなるでしょう。
まとめ
業務共有を適切に行うことで社内の連携が高まり、業務品質や生産性の向上につながります。そのためには共有目的を明確にし、業務共有ができる環境の整備をすることが重要です。しかし、業務に関わる情報を統合管理し、誰でもアクセスできるような環境を整備するのは簡単ではありません。
そこでおすすめしたいのが、業務管理・コミュニケーションツールの「Asana」です。このツールでは、プロジェクト、タスク、進捗などを統合的に管理して可視化できます。組織内に発生する業務を統合的に管理できるため、管理者の手間も省くことが可能です。
さらにメッセージ機能やチャットツールも付属しているため、社内のコミュニケーションの円滑化にも寄与します。テレワークを採用している企業でも気軽に導入できます。
生産性向上につながる「Asana」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
