インターネットの利用が広く普及され、メールが電話に変わるコミュニケーションツールとして一般的になりました。さらに現代では掲示板やスケジュール機能などを備えた、情報共有の基盤としてグループウェアを導入する企業も増えてきました。ここではグループウェアの中からMicrosoft TeamsとAsanaについて詳しく紹介します。
Microsoft Teamsとは
Microsoft Teamsは開発業務やオフィス業務におけるプロジェクトを円滑に進めるためのツールです。チャットやビデオ会議、スケジュール管理、ファイル共有はもちろん、その共有したファイルの同時編集からワークフローまで、チームの業務連携をオンライン上ですべて完結できる機能を備えています。
Microsoft Teamsの主な機能
主な機能としてまず、プロジェクトの中で役割別にチャンネルと呼ばれるチャットスペースがあります。テキストチャットだけでなく、必要があればこのチャンネルの中で担当者を招待しビデオ会議を行うことも可能です。ビデオ会議ではホワイトボード機能やテキストメモを使用して、ラフスケッチやメモを共有しながら会議をスムーズに進められます。
またOffice 365と連携することで、組織外のプロジェクト担当者にOutlookから会議依頼を送付し、ゲストとしてビデオ会議に招待できます。ビデオ会議中はPower Pointで作成した資料を画面共有機能で表示しながら議論し、意見を反映した資料は共有ファイルとしてTeamsにアップロード。修正点についてはチャンネルのWikiに残しておく、といった連携が可能です。
Microsoft TeamsにアップロードされたOfficeファイルはリアルタイムで共同編集が可能なため、ビデオ会議中にそれぞれの参加者が同時にファイル編集できます。またMicrosoft TeamsのフォルダはShare Pointサイトと連携しているため、ファイルの変更履歴も管理できます。このため共同編集で誤って保存してしまったファイルも、履歴から復元することで元の状態に戻せるのです。
モバイルアプリも提供されており、チャンネルでメンションをつけた場合はモバイルアプリにプッシュ通知が送られます。このため、チーム内で重要な判断を要する投稿があった場合、リアルタイムでそれを受け取ることができ、チームでの判断もスピーディーに行えます。
Asanaとは
Asanaは全世界195カ国で利用されているワークマネジメントツールで、日本でも大手企業を含めた1,000社以上の導入実績があります。ワークマネジメントツールとは、チームの目標を基とする計画と、その計画の内で誰がどのようなタスクを担当しているかを明確にし、フォローアップや調整を一元管理できるツールです。
一般的なホワイトワーカーは作業の調整や仕事に直結しない「仕事のための仕事」に全体の6割もの時間を費やしているというレポートもあります。この6割の仕事を減らすため、Asanaを導入する企業が増えています。数分で作成可能なシンプルデザインのガントチャートや、仕事のリクエストを1か所で管理できるなど、初めて使用する人でも使いやすい設計なのが魅力です。
Asanaの主な機能
Asanaの機能はコミュニケーション機能やチーム管理など多岐に渡ります。しかしワークマネジメントツールとして特に充実しているのは、プロジェクトやタスクの管理機能。作業進捗を可視化するために必要な担当者のタスクは、好みによってリスト形式とカンバン形式のどちらかで表示できます。
リスト形式では縦に一覧化することで、タスクを1ページで可視化できるのがメリットです。カンバン形式は横にタスク管理をしていく方法で、ステータス毎に横にカードをスライドしていくことで複雑な工程のプロジェクトでも細かく進捗管理できます。またAsanaのカレンダーを活用すれば、リストやカンバンで追加したタスクが自動的に表示されるため、重要な期日までのタスクをひと目で確認できます。
ほかにもカスタマイズ可能なToDoリストや工数管理、マイルストーンの設定、チャートやグラフを使ってチームの進捗状況を把握できるダッシュボード機能など、プロジェクト管理の負荷を軽減するためのさまざまな機能が揃っています。
さらにAsanaの特徴的な機能としてワークロード機能があります。メンバーが取り組んでいる業務の上限を設定して可視化することで、チーム全体のキャパシティを把握しやすくし、個々に割り当てるタスクのバランスも最適化できます。画面上のドラッグ＆ドロップで割り当てられる簡単な操作性も魅力です。工数の変化や、サブタスクの割当状況、スケジュールに与える影響といった全体を随時確認できるので、特定の時期や特定のメンバーに過度な負担がかかることを防げます。
また、Asanaもモバイルアプリを提供しています。モバイルアプリでも会話やプロジェクトの作成、タスクの作成から割当、期日設定、完了や削除といった、タスク管理全般の操作が可能。またタスクが割り当てられたときやコメントがついたとき、割り当てられているタスクの期限がきたときなども、プッシュ通知で状況確認できます。
新しくなった「Asana for Microsoft Teams」にできること
紹介したAsanaとMicrosoft Teamsは連携することが可能です。AsanaとMicrosoft Teamsを連携することで、チーム内のコミュニケーションはTeamsのテキストチャットやビデオ会議で行い、プロジェクトやタスクの計画管理、調整はAsanaのリストやカンバンで行うなど、AsanaとMicrosoft Teamsそれぞれの機能を活用して補完し合うことで、円滑にプロジェクトが進められます。
具体的にはAsanaとTeamsを連携することで、Asanaのタスクやプロジェクトに変更があった場合、Asanaで設定されたプロジェクトのカスタム通知により、前述したTeamsのチャンネルで必要な情報が受信できます
また逆にTeamsの会話からAsanaのタスクに1クリックで変換可能。加えて、Teamsから直接Asanaのタスクやプロジェクトを検索し、Teams上で共有することもできます。
またAsana for Microsoft Teamsだけでなく、Asana for Outlookを使用すれば、Microsoft Outlookで受信したメールの内容が作業を含むものであれば、直接Asanaのタスク作成に変換できます。ほかにもMicrosoft OneDriveと連携すれば、各種オフィスファイルをAsanaのタスクへ添付が可能です。Office365 for Asanaコネクタを使用すれば、Asanaのタスク作成や完了、コメントなどを行うたびに、Microsoft Outlookで通知を受け取れます。このようにMicrosoft Teamsに限らず、Microsoft Office製品との高い親和性も魅力です。
Microsoft TeamsとAsanaをつなぐ方法
Microsoft TeamsとAsanaはそれぞれのアカウントを所有しているため、無料で連携可能。連携の操作はTeamsから行い、Teamsの左側にあるナビゲーションバーから「アプリ」タブをクリックし「Asana」を検索します。検索されたAsanaを「追加」しAsanaへのログインを促されるメッセージが表示されるので、ログインすると連携完了です。
また、TeamsのミーティングにもAsanaタブを追加でき、すべてのミーティング参加者がミーティング中にAsanaのタスクを作成できます。手順はチャットまたはミーティングの上部メニューバーにある「＋」アイコンをクリックし「Asana」を検索します。検索されたAsanaを「追加」しAsanaへのログインを促されるメッセージが表示されるので、ログインするとミーティング参加者は誰でもAsanaにログインし、連携機能によりAsanaのタスクを容易に作成できるのです。
まとめ
テレワークが一般化した昨今では、メンバー同士が一度も直接顔を合わせることなく、プロジェクトに参加する機会もめずらしいことではなくなりました。必然的にメンバーが各々仕事を進める機会が増えることで、オフィスでなら気軽に取れていたコミュニケーションや進捗の共有といったプロセスを意識的に行う必要があります。
そういったときMicrosoft TeamsやAsanaといったツールを単体で使用するのはもちろん、連携機能を活用することでよりスピーディーかつ、プロジェクトを滞らせることなくスムーズに回すことができます。この機会にぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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