チームコラボレーションに関心を持ちつつも、具体的にどんなものなのか、おすすめのツールはあるのかなど、疑問に思っている企業担当者も多くいるでしょう。本記事では、そのような方に向けてチームコラボレーションの基本情報やツールを活用するメリット、活用できるツールなどを解説します。
チームコラボレーションとは
チームコラボレーションとは、各個人が持っている知識や経験、技術などを組み合わせて業務を進めていくことです。チームコラボレーションは、個々のメンバーに相互作用をもたらし、課題解決や新しいプロジェクトを進めていく上で重要となる相乗効果や価値を生み出すことが期待されています。
ビジネスが複雑化しつつある現代において、限られた知見に頼るだけではプロジェクトを創造的に作り上げていくことが難しいでしょう。メンバーそれぞれが持っている知見を組み合わせることで、多様化するプロジェクトにも対応可能です。新しい価値創造ができるだけでなく、さまざまな課題を解決し、ビジネスをよりよい方向に進めていけます。
チームコラボレーションでツールを活用するメリット
社内だけでなく、社外の関係者とも協力してプロジェクトを行うためには、スムーズにファイルを共有したり、綿密に連絡を取ったりすることが大切です。それらを円滑に進めるために重要な役割を果たすものが、これから紹介するコラボレーションツールです。まずは、チームコラボレーションを行う上でツールを活用するメリットについて解説します。
コミュニケーションを円滑化できる
コラボレーションツールのチャット機能を活用すれば、メールのような定型文を打たずに気軽にやり取り可能です。改まった文章を送らずにすみ、用件が短く伝えられるため、やり取りにかかる手間も削減できるでしょう。
また、複数人でチャットグループを設定すれば、チーム全員との情報共有もスムーズに進められます。連絡を忘れることによる情報共有の遅れや、それによって引き起こされるミスなどを防げるでしょう。
クラウド型のツールも多くあり、インターネット環境があれば外出先からでもアクセス可能です。スマートフォンやタブレット端末を使ってファイルの確認なども行えるため、タイムラグを発生させることなく、すぐに送られてきた資料を確認し、滞りなく業務を遂行できます。
生産性を高められる
コミュニケーションや情報共有が円滑になることで、スムーズに業務を進められるため、生産性アップが期待できる点もメリットの1つです。また、場所に左右されにくいという特徴も生産性アップにつながる一因と言えます。
ツールを活用すれば、地方など離れた場所にいるメンバーともコミュニケーションを取ることが可能です。テレビ会議機能が備わっているものであれば、お互いの顔を見ながら会話ができるため、実際に会って話し合いをする場合とほとんど変わりません。移動時間の削減になり、その分の時間を別業務にあてたり、商談件数を増やしたりすることで生産性を向上できます。
チームコラボレーションに活用できるツール
多くのコラボレーションツールは、チャットや通話、テレビ会議などができる「コミュニケーション機能」と、ファイルやスケジュールなどを共有する「情報共有機能」が備わっています。しかし、細かな機能や扱いやすさなど、種類によって特徴が異なります。
自社に最適なものを選ぶためにも、各ツールのポイントを事前に確認することは大切です。ここからは数多くあるツールの中から、チームコラボレーションに活用できるものを8つ紹介します。必要な機能が備わっているかどうかや、IT機器の操作が苦手な人でも簡単に扱えるかどうか、またセキュリティ対策など安全性はどうかなど、選ぶ際の参考にしてください。
Asana
Asanaは、業務進行状況の共有や目標達成のために必要な機能が備わっているツールです。タスク管理をする場合は、タスクを未着手と完了に分けて管理する「リスト形式」か、ステータスごとに管理する「カンバン形式」のどちらか好きな方をレイアウトとして選ぶことが可能です。カンバン形式では、作成したタスクをドラッグアンドドロップで簡単に移動しつつ、「To do」「進行中」などに分けて各タスクのステータスを管理できます。
さらに、タイムライン機能を使えば、全体のスケジュールを総合的に確認できるため、調整が必要な際もスムーズに進められるでしょう。ほかにも、ワークロード機能を活用してメンバーの稼働量を可視化することで、負担が特定のメンバーに偏っていないかなど、それぞれのキャパシティなども把握できます。
GoogleカレンダーやOutlookをはじめ、あらゆる外部サービスとの連携も可能なため、業務をスムーズに進めるためにも活用してみてください。なお、無料プランのほかに、3段階の有料プランがあります。それぞれ備わっている機能が異なるため、自社の必要に応じて選ぶとよいでしょう。
Slack
150ヶ国以上で利用されているビジネスチャットツールです。あらゆる種類のファイルが共有できるだけでなく、ビデオ通話や音声通話機能が備わっていて、会話をしながら相手と画面の共有もできます。また、すでに自社で導入しているツールがある場合でも連携可能なため、業務効率化につながるでしょう。セキュリティ対策についても高い信頼性があります。
1対1通話が可能な無料プランのほかにも、中小企業向けのプランや大規模企業向けのプランなどが提供されています。大規模企業向けプランであれば、24時間体制のサポートを受けられるため、万が一トラブルがあった際も安心です。
Chatwork
Chatworkでは、個人間のダイレクトチャットはもちろん、複数人でのグループチャットといったチャット機能や、ビデオ通話や音声通話まで可能です。また、ファイルをアップしてメンバー間で共有することもできます。機能がシンプルなので、IT機器の操作が苦手な人でも使いやすいでしょう。
さらに、Chatworkのユーザーであれば社内外を問わずやり取りができるため、社外関係者との意思疎通もスムーズに行えます。また、通信はすべて暗号化されているほか、国際的なセキュリティ規格を取得していて、大企業や官公庁でも導入可能な高いセキュリティ水準を満たしています。
Microsoft Teams
チャット機能だけでなく、音声やビデオを通じたオンライン会議が可能です。ビデオ会議には最大1万人が参加できるため、大人数での会議だけでなく、社内イベントなどにも活用できるでしょう。WordやExcelなど、Microsoft office製品との連携や共同編集も可能なため、変更点があった際などはリアルタイムに書き換えすることで、作業効率を高められます。
ファイル共有も可能なので、外出先など、出社していなくても資料の確認ができます。また、データ損失防止や法的ホールドを含む高度なセキュリティ機能が備わっている点も特筆すべきでしょう。無料版と有償版の2種類あり、後者では、事業規模などによっていくつかのプランを選べます。
Trello
Trelloは、簡単にチーム内のタスク管理ができるツールです。タスクの進行状況を記載するボードとタスク内容を記載するカードがあり、カードをボード内の適した場所に移動させて進捗状況を共有します。ドラッグアンドドロップで操作ができるため、ツールに慣れていない人がいてもすぐに慣れるでしょう。
また、カード内には担当者や期限なども追加できます。タスクごとにコメントやファイル共有可能なため、情報の確認も容易に行えるはずです。機能に制限がある無料プランをはじめ、より多くの機能を利用できる2つの有償プランもあります。
kintone
kintoneは、顧客管理や交通費精算など、必要に応じて業務システムをまとめることができるツールです。また、データをクラウド上で一元管理したり、チャット機能によって気軽なコミュニケーションを取ったりすることも可能です。
紙の資料を共有することなく、クラウド上でやり取りができるため、情報共有がスムーズになります。また、チーム全体で情報を共有することで属人化を防ぎ、全体でフォローしたり、引き継ぎを容易に進めたりできるのも魅力です。料金形態は、月額780円のライトコースと月額1,500円のスタンダードコースのどちらかから選べます。
サイボウズOffice
中小企業向けのグループウェアで、スケジュールやファイル管理、メッセージ機能など、情報共有を円滑にするための機能も備わっています。専門的なスキルなしに、システム管理ができる点も多くの企業に導入されている理由の1つと言えるでしょう。また、スマートフォンやタブレット端末から利用することも可能です。
パッケージ版とクラウド版があり、後者の初期費用は無料です。クラウド版には、1ユーザーあたり月額500円で標準機能が利用できるスタンダードコースと、標準機能に加えてカスタムアプリも利用できる月額800円のプレミアムコースがあります。
Atlassian Confluence
フォルダや添付ファイルの一元管理が可能なため、メンバー全員で同じ情報を円滑に共有できます。各種テンプレートが用意されており、1から作成する手間を省けるだけでなく、全体で一貫性を確保することも可能です。また、ミーティング議事録や各ドキュメントにもコメントを残せるため、担当者以外への情報共有もスムーズになります。
自社で使用しているツールとの連携も可能なため、より生産性を高められるでしょう。最大10ユーザーが利用できる無料プランをはじめ、有料のスタンダードプランやプレミアムプランなどがあります。
まとめ
チームコラボレーションに取り組むことで、企業の課題を解決したり、よりよいビジネスを生み出したりできるでしょう。チームのコミュニケーションを円滑に進めるために、本記事で紹介したようなコラボレーションツールを導入することもおすすめです。さまざまな種類がありますが、それぞれの特徴を確認し、自社に適したものを選ぶことで、生産性や作業効率の向上が期待できます。
特に「Asana」には多くの機能が含まれていて、チーム内のコミュニケーションを促進するだけでなく、タスク管理もスムーズに進められるでしょう。どのツールにしようか悩んでいる場合は、ぜひ「Asana」の導入を検討してみてください。
