手軽にタスク管理を始められるアプリケーションとして、無料で簡単に利用できるGoogleのスプレッドシートを選択する人も多いのではないでしょうか。スプレッドシートはGoogleアカウントさえあればすぐに使えるので、普段からGmailやGoogleカレンダーを使っている人にとっては身近なものです。本コラムでは、Googleのスプレッドシートを使ったタスク管理について、タスク管理を行う上で必要な項目を交えながら、タスク管理にスプレッドシートを利用するメリットから注意点までを解説します。
スプレッドシートでのタスク管理とは
スプレッドシートでのタスク管理は、Googleアカウントを取得すればだれでも手軽に始められるタスク管理方法の1つです。普段からGoogleのサービスを使っている人はイメージしやすいのではないでしょうか。
スプレッドシートとは、Googleが提供するオンラインの表計算アプリです。Microsoftが提供するExcelと似た機能を利用できます。Excelと同じように、簡単な表計算などが使えますし、チェックボックスやフィルタリング、プルダウンメニューなども設置できるので、タスク管理表も手軽に作成できます。もちろん、図やグラフの挿入もできますので、タスク進捗を可視化することもそれほど難しくありません。
スプレッドシートは基本的にブラウザを使ってオンラインで利用しますので、Googleのアカウントさえあれば通常使っているパソコン以外でも利用できますし、タブレットやスマートフォンでも使えるといった手軽さがあります。
そもそもタスク管理とは
タスク管理とは、プロジェクトを完了させるために必要な作業を細分化して管理することです。
細分化したタスクは、その一つひとつに期限が設けられます。そして、期限通りにタスクが完了していくことで、プロジェクトが進行していきます。タスク管理の目標は、完了したタスクや未達成のタスクがどれくらいあるのか、タスクが完了するまでにどのくらいの時間がかかるのかなど、タスクの量や進捗を把握してスケジューリングを意識することです。
例えば、スプレットシートでタスク管理を行うならば、タスクやその開始日、期限日など、必要な項目を表にします。完了したタスクを消し込める機能（チェックボックスなど）や、どのくらいのタスクを消化したかがひと目でわかるグラフなどを作成して管理するイメージです。
関連記事：タスク管理とは？意味や効率化の方法、ToDo管理との違いを解説
タスク管理に必要な項目
それでは、実際にタスク管理をする際に必要な項目を見ていきましょう。これは、タスク管理をするために最低限必要な「項目の洗い出し」です。
- タスク番号：タスク番号で識別することで、メンバーとの共有や整理がしやすくなります
- タスク名：どのようなタスクであるかを記載します
- タスクの開始日：タスクの進捗確認やチャートの作成時に役立ちます
- タスクの終了日：タスクの進捗確認やチャートの作成時に役立ちます
- 優先度：タスクを進める上での効率化に役立ちます
- タスクステータス：未着手、着手、完了などのステータスで、タスクの状態がひと目でわかります
- タスクの概要：どのようなタスク内容なのか、また依存関係にあるタスクなどを記入しておくことで優先度の理由などもわかりやすくなります
上記は、タスク管理で意識しておきたい項目の一部ですが、その他プロジェクトの内容や規模によっても項目を調整すると良いでしょう。
スプレッドシートでタスク管理をするメリット
タスク管理は自分がタスクを把握するためだけに行うものではありません。プロジェクトメンバーと共有したり連携したりする際にも活用するものです。ここでは、そのメリットを一つずつ見ていきましょう。
簡単に共有できる
スプレットシートは、基本的にはブラウザを使ってオンラインで利用しますので、メンバーと簡単に共有できるのがメリットです。プロジェクト単位で一つのスプレットシートにタスク管理表を作り、メンバーみんなで共有するのも容易ですし、個人的なタスク管理表を作り、必要なメンバーのみと共有する使い方もできます。
自由度が高い
スプレットシートはタスク管理に特化したアプリケーションではありませんので、利用方法に縛られず自由度が高いこともメリットだといえます。例えば、タスクの羅列だけではなく、関連したガントチャートやグラフなどを設定できますし、使いやすく効率的なタスク管理表を自由に作成できます。
初期コストがかからない
スプレットシートに必要なのはGoogleアカウントですが、アカウントの取得は無料です。ですので、初期コストはかかりません。もちろん、使いやすいタスク管理機能を作成するための工数はかかりますが、その他のコストは基本的に無料です。
テンプレートが利用できる
スプレットシートには、便利なテンプレートも用意されています。タスク管理に必要な機能を自作する時間がないといった場合にも、比較的簡単にテンプレートが利用できるのもメリットの一つです。
タスク管理におすすめのテンプレート
上述したように、スプレッドシートはテンプレートが利用できます。そのため、一からタスク管理表を作成する時間がなかったり、タスク管理の作成に工数を避けなかったりするときには、テンプレートの活用をおすすめします。
タスク管理に利用できるテンプレートは、以下の手順で選択して利用できます。
- Googleドキュメントを開く
- 「新規」→「Googleスプレッドシート ＞ テンプレートから」を開く
- 「テンプレートギャラリー」画面から、利用したいテンプレートを選択する
この3ステップで、すぐに利用開始できます。テンプレートには目的に応じたテンプレートが用意されています。例えば、シンプルなタスク管理表を使いたい場合は「課題管理票」が適しているでしょう。また、ガントチャートを使って進捗管理も進めたい場合には、「プロジェクト管理」の項目にある「ガントチャート」や「プロジェクトのタイムライン」のテンプレートをおすすめします。
テンプレートですので、選択すればそのまま使えますが、プロジェクトによって項目やタスク名の変更が必要でしょう。その場合でも、基本的には通常のスプレッドシートと同じように、文言の変更などを簡単に行えますので、表題や項目名などを編集して利用しましょう。
スプレッドシートでタスク管理をする注意点
比較的簡単で、手間をかけずに利用できるスプレッドシートですが、注意点もありますのでおさえておきましょう。
画面のサイズによっては使いにくい場合がある
スプレッドシートは、基本的にPCのブラウザでの利用に最適化されている部分もあります。ですので、PCで作成したスプレッドシートのタスク管理は、スマートフォンやタブレットなどの小さな画面では見にくく、使い勝手が良いとはいえません。小さな画面で利用する際は、編集ではなく閲覧がメインになるでしょう。
管理シートの作成に手間がかかる
スプレッドシートのタスク管理テンプレートを利用すれば、効率的にタスク管理表を作成することはできます。しかし、テンプレートの内容がプロジェクトに合わない場合（項目や使い勝手など）は、修正する必要がありますので、多少の工数をかけなければなりません。
タスク管理の方法やツール作成に時間をかけたくない場合には、タスク管理ツールを使うのも一つの手段です。タスク管理ツールならば、タスク管理に特化したUIに設計されているので便利です。クラウドサービスのタスク管理ツールならば、スマートフォンやタブレット向けのアプリに対応しているものもあるので、スプレッドシートよりも使い勝手が良い場合もあります。
例えばプロジェクト管理のAsanaは、スマートフォン・タブレットともに対応したアプリを提供しているため、PCを起動しなくてもタスク管理を行うことが可能です。便利で効率的なタスク管理のために、プロジェクト管理サービスを利用する選択肢も視野に入れておくとよいでしょう。
まとめ
スプレッドシートでタスク管理はできます。比較的手軽に始められますし、メンバーとの共有も簡単に行えます。一からタスク管理表を作成するには工数がかかりますが、テンプレートを利用することで作成工数を削減することも可能です。ただし、タスク管理だけではなくプロジェクト全体の管理も行いたい場合は、プロジェクト管理に特化したサービスの利用も視野に入れ、より効率的なタスク管理方法を実現しましょう。
