企業で毎日のように行われる会議には無駄なものが多く、その必要性について疑問視される方も多いことでしょう。毎日行われる会議だからこそ、本質的に重要なポイントを押さえて実施することが大切です。そこで本記事では、企業における会議の必要性と、会議の生産性を向上させるポイントについて解説します。
無駄な会議の特徴
企業が行っている会議は、さまざまな理由から非効率な時間の消費に成り下がってしまいます。以下では、無駄な結果に終わりやすい会議の特徴について解説していきます。もし、この中に自社の会議にも当てはまる事項があったら、ぜひ改善を検討してください。
目的のない会議
会議の中には、会議をすること自体が目的となっているような、中身のないものがたくさんあります。例えば、特別な審議事項があるわけでもないのに、「例年やっているから」というだけの理由で定例会議を行っている場合は要注意です。定例会議の審議事項が、本当にその時期・そのメンバーが一堂に会してまで議論すべきことかどうか、検討の余地があるでしょう。
あるいは、メール・チャットなどでの情報交換や、レポート報告で事足りるのに報告会議を開くのも、参加者にとって「これはわざわざ人を集めてするほどのことなのか」と疑問を抱かせがちです。こうした「目的のない会議」が何度も繰り返されるうちに、従業員は会議の価値を軽視するようになり、本当に大事な会議に対してさえ、モチベーションが湧かなくなってしまうかもしれません。
会議の時間を守らない
無駄が多い会議の特徴としては、タイムスケジュールの管理がずさんであることも挙げられます。「事前に取り決めた時間があるのに平気で延長される会議」「そもそも会議時間の設定そのものが決められていない会議」などは、案が出ないからとだらだら時間を引き延ばしやすく、倦怠感の漂う会議になりがちです。
また、それとは別に、会議の開始時間に遅刻するなどして、「参加者が会議の時間を守らない」ことにも注意が必要です。遅刻者が会議に欠かせない人物だった場合、会議を始められず、集まった全員が無駄な時間を過ごすことになります。そうでない場合でも、遅刻者は聞き逃した内容を理解するまでの時間、そこに出席している意義を失っていることになります。会議以外の仕事の時間を犠牲にしないためにも、会議の時間設定には注意しなければなりません。
資料が多すぎる
会議にまつわる無駄は、必ずしも会議の時間内だけに生じるものではなく、それ以前に存在している場合もあります。その代表的な例が、会議資料の準備の問題です。
企業の中には、会議のためだけに従業員に大量の資料を用意させるところも少なくありません。しかし、それらの書類作成作業および印刷作業は、通常業務の時間を犠牲にして行われることが多く、往々にして無駄な負担となりがちです。特に、社内関係者が会議時に閲覧するためだけの資料なのに、必要以上に見栄えに凝った資料を用意している場合は注意が必要です。
多すぎる資料は、参加者からしてみると目を通すのも大変で、何が要点なのかを捉え難くしてしまいます。本当に大量の資料を目に通してもらわないといけないとしても、会議時間中にそれを読む時間を設けるのは非効率ですし、大量の情報をその場ですぐに分析して役立つ意見を述べることも難しいでしょう。したがって、もし資料が不要なら思い切って削り、資料が必要な場合は会議を開く数日前に事前に配布しておく、などの対応をおすすめします。
会議の生産性向上のポイント
上記の内容を踏まえ、以下では会議の生産性を上げるためのポイントを紹介していきます。
会議の目的と議題は事前に全員に共有
会議の生産性を高めるための方法としては、まず「会議の目的と議題を事前に参加者と共有すること」が挙げられます。「目的のない会議」のむなしさはすでに解説しましたが、目的がちゃんとある会議だったとしても、会議が始まってようやく参加者がその目的を知るようでは、有用な意見は出にくくなってしまいます。
議題についてじっくり考える時間を設けるためにも、会議の目的は事前にしっかり固め、参加者に前持って共有することが重要です。その際、できれば参考となる会議資料も同時に、電子データで事前共有しておくとよいでしょう。
会議の時間を守る
時間設定をちゃんとしないと、会議がメリハリのないものになりやすいことは、すでにお伝えたとおりです。それを解決するためには、事前に会議の時間を厳密に決め、それ以上に引き延ばさない旨を周知徹底しておくことが大切です。
例えば、人間の集中力の持続時間は90分が限界と言われているため、会議の時間は60～90分にすると、全体として締まりのある会議になりやすいでしょう。また、会議の議題が複数の項目におよぶ場合は、各項目にどれだけの時間を割くのかも、あらかじめ明確にしておくことで時間管理がしやすくなります。
会議の始まりと終わりの時間を守れるようにするためには、一人ひとりが努力と工夫をする必要があります。もちろん、会議への遅刻も厳禁です。限られた時間で議論し、結論を出さなければいけないという認識が参加者全員に植えつけられることで、会議は自然と効率化し、事前準備なども各自しっかり整えるようになるでしょう。
会議の議事録をつける
会議でさまざまな意見を交わし、結論を出したとしても、会議の終わったあとでそれが実行されなかったり、議論した内容が頭に残らなかったりするようでは意味がありません。こうした事態を防ぐためには、口頭での約束事をなくし、議事録という形で記録に残すことが大切です。これにより、議論の内容や結論が形として残り、正しく情報を伝えられます。
また議事録は、同一のテーマでの議題が複数回に渡って続くような場合でも有効です。前回の会議の内容を議事録で事前に配っておくことで、前に話した内容をいちいち振り返ったり、繰り返したりすることなく、継続的な議論が可能になります。このように、議事録を残し共有することは、会議内容をのちの業務に正確に反映し、効率化するうえで役立ちます。
会議のファシリテーター役を用意する
会議を効率的に運営するためには、会議の進行役として「ファシリテーター」を用意しておくことが有効です。
ファシリテーターがいない会議では、議論が四方八方に飛び交うばかりで、本筋から外れた話になりがちです。そこでファシリテーターを置き、中立の立場で会議を誘導させることで、会議が円滑に回りやすくなります。またファシリテーターは、会議のタイムキーパー役としての役割も持ちます。
とはいえ、ファシリテーターを上手にこなすには、ある程度の熟練が必要です。慣れるまでは参加者全員でサポートするようにしましょう。
数字報告はチャットツールで行う
無駄な会議を減らすためには、そもそも会議の本数自体を減らす取り組みも大切です。例えば数字報告などは、わざわざ定例会議で行うまでもなく、チャットツールなどを活用して事足りる場合が多くあります。
とりわけ各地に拠点を持つ大手企業の場合、会議のためにわざわざ新幹線や飛行機などで出張することも珍しくありません。しかし、なるべくコミュニケーションツールで代用できる場合はそれを活用し、会議をしなければならない場合もリモート会議を導入するなどすれば、移動にかかる時間的・経済的コストを削減できます。
まとめ
本記事では、無駄が多くなりがちな会議の特徴と、会議の生産性を向上させるためのポイントについて解説しました。企業においては、せっかく大事な業務時間を割いて開催しているにもかかわらず、無駄な時間となってしまっている会議が多くあります。会議の無駄を改善するためには、本記事で解説したポイントに注意し、無駄を減らしつつ目的意識を明確化した、生産性のある会議になるよう取り組むことが大切です。
会議を無駄に増やさないためには、普段の業務管理や情報共有を効率的に行うことが重要です。プロジェクト管理ツール「Asana」は、チーム全体でオープンに仕事の連携をとれるツールとしておすすめです。会議以外の仕事における業務効率化を行うためにも、ぜひAsanaをご活用ください。
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