テレワークを導入したものの、思った以上にチーム内のコミュニケーションがうまくいかずに困っている方も多いことでしょう。メンバー同士のコミュニケーション不足は、仕事上のさまざまなズレやストレスの原因となります。本記事では、テレワークにおけるコミュニケーションの在り方に悩んでいる方に向けて、問題解決のコツを紹介します。
コミュニケーションはテレワークにおける課題のひとつ
テレワークにおける課題のひとつに挙げられているのが、「チーム内のコミュニケーション」です。自宅などから遠隔で勤務するテレワークでは、コミュニケーションの機会が減少しがちです。たとえば、オフィスワークであれば自然に交わされるはずの朝のあいさつもなくなり、一緒にランチを食べる、休憩時間に雑談するといったことも物理的にできません。
しかし、お互いの表情や状況が見えないテレワークだからこそ、今まで以上にコミュニケーションに重きを置く必要があります。コミュニケーション不足は、認識のズレや情報のタイムラグを引き起こし、チーム内に不和が生じる原因になります。このことが、結果的に仕事のクオリティにも影響しかねません。
テレワーク時におけるコミュニケーション不足を解消する方法
コミュニケーション不足を解消するために実行できる方法を5つご紹介します。すぐに取り入れられるものもありますので、ぜひチェックしてみてください。
オンラインコミュニケーションのツールを活用する
チャットツールやウェブ会議システムなど、オンラインコミュニケーション用のツールを積極的に導入していきましょう。活用のポイントは、コミュニケーションの内容やレベルに応じて、複数のツールを使い分けることです。社員間のコミュニケーションにはさまざまなパターンがあり、ニーズも異なります。
たとえば、込み入った議題であればウェブ会議でお互いの表情を見ながら話すほうが安心ですし、仕事上のちょっとした確認であればチャットツールのほうが気楽でしょう。忙しいときには、笑顔やお礼のスタンプを使えば、簡単に思いを伝えられます。
自身の状況を共有する
メンバー間で自身のその日のスケジュールや進捗状況などを共有することも大切です。忙しい時間帯を開示しておけば、チャットなどへの反応が遅れたとしても不信感にはつながりません。進捗状況の共有には、タスク管理ツールを活用しましょう。
チーム全体の業務を簡単に可視化でき、メンバー全員がどこからでも最新状況を把握できるのがメリットです。進捗が遅れているタスクに増員する、業務過多を防ぐなど、チームリーダーも全体最適の視点で迅速な判断をしやすくなるでしょう。普段から情報共有ができていれば、チーム会議においても事務的な報告や連絡の時間を少なくし、代わりに個々が抱えている課題の共有とその解決に時間を使えます。
一同でコミュニケーションをとる場をつくる
メンバーが一同で、コミュニケーションをとる場を意識してつくることも必要です。たとえば、オンライン朝礼の定例化などが挙げられます。毎朝、決まった時間にメンバー同士が顔を合わせ、最新の進捗状況や連絡事項などを共有し合うことで、チームに一体感が生まれます。朝のうちにその日の達成目標や優先順位を共有しておけば、仕事の生産性もアップするでしょう。
また、メンバーの出退勤管理や健康状態の確認も兼ねられます。全員が対面する場で、「感謝」「応援」「お詫び」などの言葉を口にし合うのもいいでしょう。ちょっとした気遣いがモチベーションアップの源泉となり、チームの信頼関係を強固にします。
気軽な会話ができる雰囲気をつくる
オフィスでは、休憩時間などに気軽に話しかけられますが、テレワークでは状況が異なります。しかし、テレワークにおいても、話しかけやすい雰囲気を維持することが大切です。
会話しづらい雰囲気があると、仕事上で確認・相談したいことがあっても、つい遠慮してしまいがちです。しかし、そうなると水面下でトラブルが起きていても、顕在化するまでに時間がかかります。アドバイスを受けたくても受けられないメンバーが疎外感を抱き、孤立する懸念もあります。
常にチャットをオンにしておくなど、リーダー自らがオープンでいるようにし、チーム内のコミュニケーションを活性化させていきましょう。
雑談する機会をつくる
テレワークの環境では、どうしても仕事以外の話をする機会が減ってしまいがちです。しかし、日々の雑談が仕事の潤滑油になることは多く、プライベートに関する話題はメンバー同士の心理的な距離を縮めるのに効果的です。雑談によってこれまでとっつきにくいと感じていた相手との間にも、意外な共感点が見つかることもあります。
短い時間でもかまわないので、テレワークでも雑談の時間を取り入れましょう。自然な流れをつくりにくい場合は、1日のどこかに雑談タイムを設けるのも手です。ただし、そもそも雑談の時間が楽しいと思ってもらえないと意味がありません。役職の壁は取り払い、どんな話にもできるだけポジティブに反応するようにしましょう。
こちらの「テレワークとは？厚生労働省のテレワークガイドラインを解説」もぜひご覧ください。
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まとめ
テレワークは、各自のペースで仕事を進めやすい反面、メンバー間のコミュニケーションが減少しがちです。Asanaのツールを活用すれば、テレワークでも気軽にコミュニケーションが取れ、チームの仕事も一気に構造化できます。テレワークでもコミュニケーションの量と質を落とすことなく、さらに業務を効率化できるAsanaの効果の大きさを、ぜひ無料トライアルでお確かめください。
