新型コロナウイルスを機に完全在宅勤務となったり、出社と組み合わせて部分的に在宅勤務を取り入れたりしている方もおられるでしょう。しかし在宅勤務は直接顔を合わせない分、きちんと働いているのに会社からサボっているのではないかと思われる可能性があります。ここではサボっていると思われないために活用できる仕事管理ツールを紹介します。
在宅勤務と「サボり」
これまでは、「仕事は出社して働くこと」が前提にありました。しかし働き方改革が進み、新型コロナウイルスの影響も相まって在宅勤務が新たな働き方として浸透しつつあります。
ただ、在宅勤務はオフィスで働いているときと異なり、本当に働いているのか外からは分かりにくいところがあります。いくら信頼関係を築いていても、管理する側も姿が見えない限りは「サボっている」可能性が全くないとは言い切れません。また働いている側も、あらぬ疑いをかけられてはいないだろうかと不安になるものです。
在宅勤務であっても人事評価はこれまで通り行われるため、できることならきちんと働いていると認めてほしい、サボっていないのに、サボっていたと思われることも避けたい、と思うのは当然です。サボりを防止するために、またサボっていると思われないために、働いていることを証明できるツールが必要となってくるでしょう。
在宅勤務でサボっていると思われないために活用検討したい仕事管理ツール
ここでは、在宅勤務でサボっていると思われないために活用したいツールをご紹介します。機能別にまとめていますので、自分自身の業務に合ったツールの活用を検討してみましょう。
さまざまな機能を持つツールを活かすことで在宅勤務をきちんとしていることをアピールできるだけでなく、離れていてもお互いがチームとなって効率よく業務を進めることにもつながります。
チャット機能がついたツール
メールよりも気軽にやりとりができるチャット機能がついたツールは数多くあります。ビジネスチャットは業務の進捗報告や、ツールによってはファイルのやりとりやビデオ通話も可能なため、サボっていないことをリアルタイムに示すことができます。また、チャット機能は業務をスムーズに行う上で必須ともいえる機能です。これらの機能がメインとなっているツールに「Chatwork 」(チャットワーク）や「Slack」（スラック）があります。ブラウザ上のほか、アプリでも使えるため私用のSNSと変わらない利便性があります。
会議機能がついたツール
会議機能がついたツールは、在宅勤務であっても会社にいるときと変わらずに会議や相談に顔を見せて参加できます。双方のコミュニケーションがしっかり取れ、サボっていると思われにくいでしょう。
会議機能に特化したツールには「Zoomミーティング」や「Skype」があります。ファイルの共有やチャット機能も付帯しており、在宅勤務がより円滑に行えます。
勤怠管理機能がついたツール
所定の時間にきちんと勤務しているかをチェックするために、勤怠管理機能がついたツールも登場しています。ツールを導入しクリックするだけで、始業時間や作業時間、退勤時間などを記録することができます。
また、ツールによって細かな機能は異なってきますが、PCの画面キャプチャーを撮る機能が付いたものもあり、サボっていないかを管理者側で確認することができます。代表的なツールに「F-Chair+」や「jinjer勤怠」などがあります。在宅勤務での適切な人事評価にもつなげられ、活用が広がっています。
営業支援機能がついたツール
営業担当者などは、営業支援機能がついたツールを使うのも一つの手です。これらを活用することで、サボっていないことを示すと同時にスケジュール管理や営業案件の「見える化」を実現できます。また管理者側は、営業担当者のスケジュールなどを一覧で確認でき、在宅勤務であってもそれらの進捗や成果を取りこぼすことなく把握できるでしょう。営業支援機能がついたツールは「Senses」(センシーズ）があります。営業タイプ別によるプラン設定があり、自社にあったサービスを選択できます。
まとめ
在宅勤務においては、サボりではなくきちんと働いていることを示すには仕事を管理できるツールを用いるのがおすすめです。これらのツールにはチャット機能でコミュニケーションが取れるだけでなく、勤怠管理機能で業務に従事していた時間を記録することができます。
一方、これらを活用する際は、あらゆるデータやスケジュールなどをきちんと集約し、社員同士で共有できるようにしておく必要があります。そのため、さまざまなツールのデータを一箇所に集約できる「Asana」のような仕事管理ツールを活用すると、より円滑な、サボりなどの環境を生まない在宅勤務が望めます。
例えばAsanaではメンバーが今日行う仕事内容などあらゆる切り口で仕事の状態を確認できます。
現在、世界194カ国に何百万人ものユーザーがAsanaを利用して成果を上げています。在宅勤務が一つの働く形として定着しつつある中、ぜひそれに合わせた仕事管理ツールの活用も検討してみてください。
