「Asana Day 2021」は、日商エレクトロニクスの社内でタスクツールとして定着しつつあるAsanaの基礎的な活用方法と成功事例、活用後の業務内容の変化などを紹介。「全社を見える化するマネジメントツール」としてのAsanaの利用率の向上と新規の利用者獲得をめざして開催された。
全社を「見える化する」ワークマネジメントツール Asana × 日商エレクトロニクス
コロナ禍のリモートワークによって、多くの組織で分散型のチームが生まれ、それを支援するツールを使ったコミュニケーションが活発になった。 ところが、会議や報告、連絡など「仕事のための仕事」は、勤務時間の実に 60% が費やされるようになり、メンバーは自分のやるべき仕事に迷い、リーダーは実態の把握しにくくなったと嘆く。コミュニケーション量に比例して生産性があがっていない状況である。この状況を打破するツールが日商エレクトロニクス内でも急速に利用が拡大しているAsanaだ。Asana は個人・チーム・会社組織全体の目標を「見える化」し、仕事のための仕事をなくし、価値ある仕事に集中できる環境をつくり、フェアな評価をサポートするワークマネジメントツールである。
日商エレクトロニクスがAsana社製品を導入したのは2020年4月、現在は全社3分の1がAsanaをタスクツールとして活用している。その実績を踏まえ、日商エレクトロニクスでは、Asanaに精通したITプロフェッショナルを起用した導入支援サービスを開始。導入時の課題を解決して利用者や管理者がAsanaを活用できるようにサポートをし、導入後は利用者向けトレーニングなどの継続支援サービスも提供している。
Tips：Asana で仕事を回して集中する環境を作るには？
出社するとまずAsanaの「受信トレイ」にある関係タスクを確認して整理し、マイタスクの直近の仕事の確認をしてから本来の仕事に入ります。どの仕事をやるかはマイタスクに戻れば一目瞭然。すべてマイタスクで管理しているので当該のメールや資料を探すという手間がなく、すぐに取りかかれます、通知に関してもAsana経由で個人、プロジェクト、タスクごとの通知を受け取っている人は通知の最適化をすべきです。私はメールのデフォルトやブラウザのポップアップもオフにし、集中して仕事ができる環境をつくれます。
エンタープライズ事業本部・地域事業統括室・業務企画課 平野順子さんは、Asanaをコロナ禍における営業と業務間の連携向上に活用した。平野さんの業務はおもに受発注業務や見積作成、ライセンス系の案件管理、与信枠の確認などの営業支援。関西支社では、社内の荷物の出荷手配、消耗品の発注なども担当している。
これまでの受発注業務は、営業担当からの口頭またはメール受信によって業務を受け取り、業務担当ごとに管理していた。関西支社では誰でも、どの製品でも処理ができるように、営業担当ごとの担当を割り振らずに管理していたという。
受発注業務を管理する際のとくに決まった書式や形式はなく、口頭やメールで受け取った受注依頼を不備や不明点を確認しながら完了報告まで行っていたという。煩雑でミスのリスクがあるため、平野さん自身、将来的には改善の余地はあると考えていたようだ。ところが、このコロナ禍により、営業担当とタイムリーで連絡をとることができず、SlackやTeamでのやりとりが増えたことで、営業・業務間に連携ミスが増えていったと話す。
「Slackは案件の会話が埋もれてしまい、会話を探すまでの時間がかかります。メールでのやり取りも増えたことでメールが埋もれて見落とし、処理がもれるといったミスも出てきました。営業・業務間の連携不備だけでなく、業務では誰が依頼案件を処理するかがタイムリーにできなくなっていました。それならこれを機会に受発注業務をAsanaでやったらどうだろうかと考えたのです」
平野さんがAsanaで管理をしているのは、①受注案件のタスク管理、②overdueや与信枠など、スプレッドシートにて上長承認が必要な内容の進捗管理、③関西支社内の総務関連の依頼事項の３つ。①受注案件のタスク管理では、まず注文書を受領したら担当営業が受領タスクを作成し、コラボレーターに業務のメンバーを入力して受注から請求、NAIS登録などの社内処理を含め、案件クローズまでをサブタスクで管理するというものだ。対象の案件については、SlackやTeamではなく、すべてのやり取りをAsana経由で統一し、Asanaのタスク上で行うようにした。この結果、メールでのやりとりが減り、誤送信も少なくなったという。
「営業がタスクを作成するとメンバーにAsanaから自動で新規タスクの作成が通知されるので、メールを立ち上げて依頼メールを作るという手間がなくなりました。業務がタスクを受け取って処理を始めるときは、担当を営業から業務に変更して進めるため、案件がどこまで進んでいるのかがひと目でわかります」
①実際のAsana 画面受発注依頼
作業の途中で不備や不明点を営業担当に連絡をしながら行っていた業務も、大きく改善した。Asana経由で管理するようになってからは、対応してほしい細かい業務をサブタスクで営業のタスクとして設定したため、営業の対応状況でもれなく確認できるようになり、効率化できたと話す。
「メリットは手間をかけずに正確に処理ができること。メール見落としのよる処理もれもなくなりました。仕掛かり処理が発生したときも、案件クローズまでに必要な処理をサブタスクで管理しているため、担当していない人でも進捗がわかり、担当者が休みでも仕事が滞らず、助かります」
②上長承認や与信枠など、スプレッドシートで上長承認が必要な内容の進捗管理については、これまではカレンダーに予定を追加し、対応が終了すると上長に昇任を依頼するという流れだったが、これについても現在はAsana経由でタスクを作成し、管理している。対応中は「記入中」に置き、承認してほしい時期になったら「依頼」に移動させて上長に承認をお願いするという流れだ。
「対応期日が近づくとAsanaリマインドに出てくるので、今までのような対象メールを探すという手間がなくなり、期日を意識して対応するようになりました。上長からも「承認の期日が明確になったのでやりやすい」と評価されています」
②上長承認や与信枠確認等
③の関西社内の総務関連の依頼事項についても、従来はメールや口頭で依頼を受け、その都度対応していた。受発注の案件と同様、依頼フォーマットはなく、計上組織コードや接待贈呈の承認などの必要な情報が不足することがあり、その確認に追われることがあった。そこでAsanaのフォーマットを使って依頼書に計上組織コードや接待贈呈などの必須項目をつくったところ、依頼後の必要項目の確認が大幅に減ったという。
依頼はwebからできるため、依頼する側もメールの手間が省け、誤送信などが減ったと話す。
③総務関連の Asana 画面
「営業担当は案件の進捗がサブタスクで管理されているため、進捗がわかりやすいというメリットがあります。業務側には、受発注や総務関連の依頼事項の情報をもれが少なくなり、承認依頼のメールを含めた社内メールのやり取りが減って、誤送信の対策になりました。保守の請求もれ、仕掛戻しの処理もれ防止にも役立っています」
Asanaの活用によって営業と業務の仕事の流れが「見える化」し、手間やストレスが大幅に減ったという平野さんのつぎのAsana活用は、毎年開催している関西ゴルフコンペの管理だという。
「毎年開催している関西ゴルフコンペの管理にAsanaを使いたいと考えています。開催当日まで社内稟議や準備などに多くのメンバーが加わり、たくさんのタスクの期限管理が必要な案件ですが、毎年同じタスクで対応しているので、1年ごとの定例タスクとして利用したいと考えています」
Q&A
- Q. Asanaへの入り方、使い方のコツはありますか。
- A. 全体を見ようと思うと管理が大変なので、まずは自分に割り当てられているプロジェクトのタスクを書き出したり、今日やること・明日やることを仕分けし、仕事の整理をするツールとして考えると使いやすいと思います。
- Q. タスクを立てるときは、WBSが必要になりますか。
- A. タスクの粒度はまちまちですから、「これをやると完了」というタスクを作るのがポイントです。タスク作成に慣れている人は、WBSやExcelからいきなりAsanaに取り込むことも可能です。
- Q. Asanaゴールとポートフォリオの違いは何ですか。
- A. ポートフォリオは都合よく使える親フォルダーのようなものです。各地域の問い合わせプロジェクトをポートフォリオに入れると問い合わせフォルダーが作成でき、営業案件のプロジェクトで見たいときは各地域の営業プロジェクトだけを集めたポートフォリオを作って営業の状況を把握します。自分の見たい範囲を見やすくするのがポートフォリオです。ゴールは目標やそもそもの定義であり、紐付けたいプロジェクトをつなげていくものと考えるとわかりやすいと思います。
