プロジェクトはキックオフミーティングのアジェンダから始まるといっても過言ではありません。PMやPLをはじめて任された人の中には、アジェンダの重要性が認識できていない人も多いのではないでしょうか。本コラムでは、キックオフミーティングにおけるアジェンダとは何か、そしてアジェンダの重要性を交えながらその作り方やキックオフミーティングの進め方を解説します。
キックオフミーティングを行う目的
キックオフミーティングでは、プロジェクトを成功させるためにメンバーと意識合わせします。ただのオリエンテーションではない（説明会ではない）ことを意識しなければなりません。
キックオフミーティングは事前説明会ではなく、プロジェクトが始まったということをメンバー全員が自覚し、それぞれの役割を認識する場です。その目的は、プロジェクトの目的を明確にし、プロジェクトの各メンバーが同じゴールに向かって進んでいくことを理解することにあります。
キックオフミーティングが終了したときには、各メンバーの役割分担やスケジュールが明確になっており、各自がすぐに作業をスタートできるよう進行しなければなりません。
キックオフミーティングにおけるアジェンダの重要性
キックオフミーティングにアジェンダは欠かせないものです。なぜなら、キックオフミーティングのアジェンダこそ、プロジェクトで共有される最初の資料だからです。
アジェンダとは議題項目のことで、キックオフミーティングを無駄なく円滑に進めるためのタイムテーブルでもあります。アジェンダを見ることで、メンバー全員がキックオフミーティングの流れとその目的を認識します。つまり、このキックオフミーティングで何を共有すべきかがわかる資料だということです。
キックオフミーティングのアジェンダの作り方
それでは、キックオフミーティングのアジェンダはどのように作ればよいのでしょうか。ここでは、アジェンダに必要な項目やその事例をみていきましょう。
アジェンダに必要な項目
アジェンダに必要なのは、キックオフミーティングの目的と流れが明確に示されていることです。作成するアジェンダは、各項目については大まかな時間が割り振られていて、時間通りに進行できるスケジュールになっていることも意識しておかなければなりません。
一般的なアジェンダの一例としては、以下のような項目を作成します。
例）―――――――――
- 挨拶 〇〇：〇〇～
- プロジェクトの概要説明 〇〇：〇〇～
- 各種資料をもとにした、プロジェクトの詳細説明（工程表やプロジェクトの体制図など） 〇〇：〇〇～
- プロジェクトのタスクとスケジュール 〇〇：〇〇～
- メンバー紹介 〇〇：〇〇～
- 質疑応答 〇〇：〇〇～
―――――――――――
それぞれの項目には、大体の開始時間を記載しておくとよいでしょう。
アジェンダ以外に用意しておくべき資料
それでは、キックオフミーティングでアジェンダ以外に用意しておくべき資料を確認しておきましょう。
プロジェクトの概要と目的をまとめた資料
プロジェクトのキックオフミーティングには、プロジェクト概要と目的などをわかりやすくまとめた資料が必要です。
これからプロジェクトメンバーがどのような方向性で、何を目的に、どのような成果物を作るのかイメージできる資料を用意しましょう。ここを曖昧にしてしまうと、各メンバーのプロジェクトへ対するイメージが統一できませんので、重要な資料です。
プロジェクトの体制図
プロジェクトの体制図は、プロジェクトを進行する上で誰がどのような役割を担うのかが明確に示された資料を作成します。
組織には命令系統が必要です。進捗や不明点が発生した場合に「誰に報告・相談すればよいのか」がひと目でわかる体制図を作成しましょう。
スケジュール表
プロジェクトのキックオフミーティングを開催するときには、ある程度のスケジュールを作成しておく必要があります。
プロジェクトの開始日と完了日はもちろん、細かなタスクなどが決まっている場合には、細分化されたタスク表などもWBSとして作成しておきましょう。各メンバーが自身のタスクとスケジュールを見て進捗をイメージし、無理のない妥当なスケジュールか否かを判断するためでジェクトの開始日と完了日はもちろん、細かなタスクなどが決まっている場合には、細分化されたタスク表などもWBSとして作成しておきましょう。各メンバーが自身のタスクとスケジュールを見て進捗をイメージし、無理のない妥当なスケジュールか否かを判断するためですジェクトの開始日と完了日はもちろん、細かなタスクなどが決まっている場合には、細分化されたタスク表などもWBSとして作成しておきましょう。各メンバーが自身のタスクとスケジュールを見て進捗をイメージし、無理のない妥当なスケジュールか否かを判断するためです。
WBSについては、【「No.8 WBSとは」のコラムリンク】にて詳しく解説しています。また、スケジューリングについては【「No.10 スケジューリング」のコラムリンク】で詳しく解説していますので、合わせて参考にしてください。
キックオフミーティングの準備と進め方
それでは、キックオフミーティングの具体的な進め方をみていきましょう。
キックオフミーティングの準備
まずは、キックオフミーティングの準備です。
- 参加者を確定
- キックオフミーティングの日時を確定
- 日時を全メンバーへ通達・調整
- 各種資料作成
- キックオフミーティングで共有される情報の明確化
- 当日の流れをシミュレーション
資料の作成については、キックオフミーティングの大まかな日取りが確定した時点で早めに作り始めておいたほうがよいでしょう。
キックオフミーティングの大まかな進め方
キックオフミーティングは、基本的にはアジェンダに沿って進行していきます。進行中はできるだけ予定の時間を意識しながら、大幅に延長するようなことがないように調整することも大切です。
- 挨拶
- メンバー紹介と自己紹介
- プロジェクトの目的とゴールの説明
- プロジェクトにおける現状の課題などの提示
- 具体的なタスク配分の説明
- 質疑応答
キックオフミーティングを成功させるポイント
キックオフミーティングの成功は、プロジェクトメンバー全員が同じ情報を共有できたかどうか、そして各メンバーが自分のやるべきことを具体的に把握できたか否かで決まります。
ですので、ポイントとしてはキックオフミーティングで全員が共有すべき情報を明確に決めておくことがもっとも重要です。例えば、プロジェクトの目的とゴールがそれに当たります。プロジェクトメンバーは、それぞれの経験やスキルを考慮して決定しておきましょう。
また、キックオフミーティング当日に際しては、進め方をシミュレーションしておくことも大切です。必要以上に時間をかけすぎないよう、テンポのよい進行を心がけましょう。
まとめ
キックオフミーティングはプロジェクトの始まりであり、プロジェクトメンバー全員の意識を統一させるための場でもあります。そのため、PMやPLを担う人は、キックオフミーティングの重要性と、キックオフミーティングが成功するとはどういうことなのかを意識しておかなければなりません。アジェンダ作成はその第一歩だといえます。当日の進行をしっかりとシミュレーションしてプロジェクトをメンバーとともにスタートさせましょう。
