新型コロナウイルスの影響もあり、テレワーク・在宅勤務が普及しつつあります。満員電車での通勤が不要になったり、オフィス賃料などの費用を削減できたりとメリットもありますが、一方でマネジメント面での課題もあります。この記事では、そのなかでもテレワーク環境下における仕事の可視化を推進するためのポイントを解説します。
テレワークにおける仕事の可視化の重要性
従業員の働きぶりが直接見られないテレワークでは、仕事の可視化が欠かせません。その重要性について2つの観点から解説します。
仕事内容の把握
各メンバーがどのような仕事を行っているのか、あるいは仕事にしっかりと取り組んでいるのか、テレワークでは分かりづらく、悩みを抱えている管理者の方は多いでしょう。オフィスで仕事をしている場合は、どんな仕事をしているか、その進捗も含め確認しやすい環境でした。
しかし、テレワークではそれが難しく、どのように可視化していくかが課題です。メンバーとしても、自身の仕事内容やその成果について管理者に知ってもらうのが難しくなります。これらの課題を解決するには、何らかの形で仕事内容や進捗をチーム内で可視化していくことが大切です。
労働問題への対策
オフィスでの勤務からテレワークに移行すると、労働環境が大きく変化します。オフィスでは周囲からある種の「監視」がある状況のため、過労などの問題が起こりづらくなっていました。しかし、テレワーク環境においては時間の管理がしづらく、予定外の残業などの長時間労働・サービス残業といった問題が起こる可能性が高くなります。
各社員に自律を求めるのも重要ですが、仕組みとして労働問題の発生リスクを抑えることも必要です。こういった問題を未然に防ぐ意味でも、仕事内容を可視化することが大切なのです。
もっと見る：テレワークとは？厚生労働省のテレワークガイドラインを解説
テレワークにおいて仕事を可視化する方法
テレワークで仕事を可視化する方法について具体例を交えながら解説します。
報告を義務化する
可視化というと何かツールを導入するといったイメージを持つ方も多いですが、まずはそれ以前のより基本の部分で適度な「報告」を義務化しましょう。オフィスで顔を合わせていれば、気軽に相談や報告もしやすいでしょう。しかし、テレワークではこのコミュニケーションが軽視されがちです。特に経験の浅いメンバーの場合、報告すべきタイミングを必要以上に見計らうケースもあります。
そこで、よい意味で報告を義務付け、仕組みを作ることで結果として仕事内容や進捗が見えやすくなります。生産性を高めるために、チーム内で報告内容のフォーマットを作成したり、報告のタイミングについて目安を設けたりするとより効果的です。
またAsanaなどの仕事管理ツールを導入すれば報告せずともツール内でタスクやプロジェクトの状況を可視化することが可能になります。
オンライン会議の導入
テレワークではメンバーがそろって打ち合わせをするのがオフィスにいる時よりも難しくなります。この変化によって、結果的にあまり重要でなかった会議が廃止され、生産性が上がるケースもありますが、一方で重要な意思決定などはリアルタイムで双方向のやりとりが必要になるでしょう。
そこでおすすめなのが「オンライン会議」の導入です。仕事内容や進捗の可視化の場としてもオンライン会議を活用するのは効果的です。メンバー同士がリアルタイムでコミュニケーションがとれますし、お互いの業務を把握することもできます。
チャットなどテキストのやりとりで十分なトピックか、打ち合わせが必要なトピックかを見極めたうえで、オンライン会議も取り入れてコミュニケーション効率の向上を図りましょう。
バーチャルオフィスの設置
テレワークにおける弊害は、上司など管理者がメンバーの仕事内容や進捗を把握しづらくなる点に加え、メンバー間でもお互いの動きが分かりにくくなり、無駄なテキストのやりとりなどのコミュニケーションコストが上がりかねない点もあります。また、オフィスで毎日のように顔を合わせていた時と比較して、組織の一員としての自覚や認識がどうしても薄れてしまいがちです。社員のなかには、一人で黙々と業務をこなすことで孤独を感じる人がでてくるかもしれません。
そのような問題を解決に導くのが「バーチャルオフィス」です。先ほど解説したオンライン会議では、メンバーがオンライン上で一堂に会することができますが、バーチャルオフィスではそれ以外の時間でも他メンバーとのつながりを仮想的に維持できるようになります。仮想的なオフィスにメンバーが集まり、リアルタイムでどのメンバー間でコミュニケーションが行われているかが一目でわかります。管理者としても、各メンバーとの個別のやりとりではなく、バーチャルオフィス上で全体の動きを確認できるので、進捗などの把握がしやすくなるメリットがあります。
ツールの活用
仕事内容や従業員の労務面などを可視化するには、ツールを活用するのも効果的です。テレワークでは可視化しづらい労務管理状況ですが、ツールの活用を通して労務の実態を把握できます。勤怠などの事務的な部分の効率化や可視化については、テレワーク以前からさまざまなツールがありましたが、勤務実態だけでなく、パソコンの作業内容を可視化できるツールも登場しています。これは、ソフトウェアの利用状況やユーザーの動作状況などから、実態を可視化する仕組みです。テレワーク環境での労務管理とマネジメント面における課題の解決するツールとして注目されています。
バーチャルオフィスに関しても、新しいツールが開発されています。テレワークで異なる場所にいる社員が、まるでひとつのオフィスにいるような一体感を醸し出してくれるツールもあり、打ち合わせや相談、雑談などのコミュニケーションを円滑にしてくれます。従来の雑談をはじめとした気軽なコミュニケーションが難しいという問題を、バーチャルオフィスの活用によって解消することが期待できます。また、Asanaなどの仕事管理ツールも仕事を進行する上で効果的です。
ほかにも、テレワークの広がりを受けてさまざまなツールが提供されています。自社のテレワークにおける課題に沿って、必要に応じて導入を検討するとよいでしょう。
まとめ
ここまで解説したように、テレワーク環境では社員の動きや仕事をできる限り可視化していくことが大切です。オフィスで当たり前のように顔を合わせられる状況と比べれば難しい部分もありますが、マネジメント上の課題を解決するためのさまざまなツールも提供されています。
Asanaは、場所を問わないテレワークを実現するために、プロジェクトを進行管理できるツールを提供しています。プロジェクトごとに関連するタスク内容や進捗をチーム内で可視化・管理することができます。無料のデモンストレーションもあるので、テレワークでのマネジメントに悩む方はぜひ一度チェックしてみてください。
