業務を効率化してくれる「プロジェクト管理ツール」。働き方のスタイルが多様化しているいま、自社に合ったプロジェクト管理ツール選びは非常に大切です。
今回は、そんなプロジェクト管理ツールの導入に際して、気を付けるポイントや選び方について紹介します。
プロジェクト管理ツールとは何か
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗やスケジュール、工程などを可視化し、関わるメンバーで共有することで、作業をより効率的に間違いなく進めるための管理ツールです。
まだコンピュータが普及していない時代では、手帳などの紙ベースでプロジェクトを管理することが一般的でしたが、コンピュータ技術の発展に伴い、プロジェクトの管理はエクセルに変化しました。しかし最近はプロジェクト管理ツールが注目を集めています。プロジェクト管理ツールを利用すると、業務がよりスムーズに進み、効率化に期待できます。
それでは、なぜプロジェクト管理ツールを導入することによって、業務がスムーズに進むようになるのでしょうか。
たとえば、プロジェクトの管理をエクセルなどで行っている場合、計画を立てたり、予算を計算したりする場合は一覧リストにできたり、自動計算をしてくれたりと、非常に便利に活用できるでしょう。しかしエクセルでのプロジェクト管理は、計画の変更があった場合に即座に対応することが難しく、さらに工数の実績を集めることも難しいといった欠点があります。
プロジェクト管理ツールなら、スケジュールや作業工数、予算などを一括で管理できるため効率的に運用できます。また、データを入力したと同時に内容がアップデートされ、作業に関わるすべてのメンバーがリアルタイムに情報共有できます。工数の計算、プロジェクトメンバーそれぞれの負荷、スケジュール管理などを徹底するには、エクセルの欠点を補うことができるプロジェクト管理ツールを導入するのが一番の近道といえるでしょう。
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プロジェクト管理ツールの選定が重要な理由
様々なタイプのツールがあるため、自社に合ったツールを選ばなければ過不足や不適合が生じる場合があるかもしれません。そのため、導入にあたってどのツールを選ぶかは非常に重要なポイントです。自社のプロジェクトの内容と照らし合わせて、どのようなツールが最適かをよく吟味する必要があるでしょう。
プロジェクト管理ツールの導入を検討する際の選び方
一口にプロジェクト管理ツールといっても、その仕様や機能は千差万別です。導入方法としては、クラウド型かインストール(オンプレミス）型かの違いがあります。どちらにもメリット、デメリットがあり選択が難しいのに加えて、機能に至ってはそれぞれのツールが異なる特色を持っているため、よく考えて選定する必要があります。ここからは、そんな選定が非常に難しいプロジェクト管理ツールを導入する際に、考慮するポイントや選び方を紹介します。
導入の方法
プロジェクト管理ツールには、クラウド型とインストール型の2種類があります。
クラウド型のプロジェクト管理ツールは、インターネットを利用してブラウザからツールを利用します。インターネットで利用できる既存ツールなので、導入コストを大幅に抑えられるメリットがあります。さらに、ツールそのものの保守や運用は、ツールの提供会社に任せることができるため、導入してすぐに利用できる点も大きなメリットでしょう。また、互換性が高いものが多いためデータのやり取りがしやすく、いろいろなアプリケーションを併用せずに作業を進められます。
一方、インターネット上で行うプロジェクト管理のため、インストール型と比べるとセキュリティリスクが高い点と、仮にインターネットが一時的に使えない環境になった場合、プロジェクト管理ツールも使用不可能になってしまう点がクラウド型のデメリットです。
インストール型のプロジェクト管理ツールは、コンピュータに直接ツールをインストールして利用します。インターネットに繋がっていなくてもツールを使用でき、インフラを内部で管理できるため、セキュリティリスクも比較的低いことがメリットです。さらに、自社のプロジェクトに合った機能をあとから追加することも可能です。
しかし、インストール型のデメリットとして、インストールやセットアップに時間が掛かる点が挙げられます。複雑なシステムをインストールする場合は専門知識を持った人材の投入も必要です。また、プロジェクトの保守や運用を自社で行わなければならない、導入コストがかかる、といった点も挙げられます。また、プロジェクトに外部メンバーや外部企業が加わっている場合だと、リアルタイムの情報共有や協業が難しいという点が挙げられます。
導入のコスト
導入のコストは、それぞれのプロジェクト管理ツールによって大きく異なります。完全無料のものから数十万円以上するものまで様々です。さらに、プロジェクトに携わる人数（プロジェクト管理ツールを利用する人数）によっても費用は大きく異なります。
たとえば、非常に人気の高いクラウド型のプロジェクト管理ツールの「backlog」の場合、料金はプランごとに分かれています。中～大規模のチーム向けのプランは月額50,000円、小～中規模のチーム向けのプランは月額19,800円です。
概ねクラウド型のほうが安価で導入でき、月額料金も安く抑えられる傾向があります。インストール型の場合は、導入コストはかかりますが、月額料金は発生しないのがメリットでしょう。
機能の特徴
機能の特徴も選ぶ上で必ず考慮に入れなければいけないポイントの一つです。数多くあるプロジェクト管理ツール。それぞれ得意とする機能が異なるので、どのような機能が自社のプロジェクト管理に必要かよく吟味する必要があるでしょう。特に、現在起こっている問題を解決できる機能が備わっているか否かが大切なポイントです。
プロジェクト管理ツールでは、主に・タスク管理、全体工程管理、チャット機能という3機能が備わっているのが基本です。たとえばタスク管理では、全体や個人のタスク状況を把握でき、そのプロジェクトの進捗を瞬時に確認できます。ただ管理ができれば良いわけではなく、グラフが簡単に作成できるか、見やすくなっているか、それは問題を分析できるように作られているか、などといった確認もしていきましょう。
欲しい機能が違えば選ぶべきプロジェクト管理ツールも違ってきます。また同じ機能を有していても、ツールによって可視化の方法や分析の仕方に違いがあります。自社の抱えている問題を効率的に解決するような機能が備わっているかどうか、という観点を持つことが大切です。
対応言語の種類
プロジェクト管理ツールの中には、対応言語が完全に英語のもの、一部英語でしか使えない機能、完全に日本語対応のものがあります。また、ツール自体は日本語対応でも、サポートが全て英語というケースもあるため注意が必要です。日本語のみで機能を利用したい場合、社内の共通言語が英語の場合など、企業によって必要とする言語は大きく異なります。全世界に拠点がある場合は多言語対応のほうが効率的、という場合もあります。したがって、対応言語の種類についても導入前によく調べておくのが良さそうです。
操作の容易性
最後に、操作の容易性も大切な要素です。たとえば、操作が複雑なプロジェクト管理ツールを導入してしまって、使用時に工数を割かなければならなくなってしまっては本末転倒です。また操作が難しいと、新たに社員教育などが必要になってしまうかもしれません。多くの人が触れる「プロジェクト管理ツール」。ITリタラシーに関係なく、誰にでも簡単に操作できて、デザイン性がよく、使いやすいものを選ぶのが良いでしょう。
プロジェクト管理ツールの中には、無料トライアル期間として数日から1か月ほど無料で機能を利用できるものがたくさんあります。もし操作の容易性を含めて、導入前に試したい場合は、無料トライアルを利用してみるのがおすすめです。
プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能と導入のポイント
まとめ
今回は、プロジェクト管理ツールの選び方について紹介しました。非常に多くの選択肢のなかからツールを選ばなければなりませんが、プロジェクトを管理する上で、何を優先したいのか、どんな問題を解決したいのかなどを考慮しながら、自社に最適なプロジェクト管理ツールを導入しましょう。
