働き方改革の切り札として注目を集めてきたリモートワーク。新型コロナウィルス感染拡大による緊急事態宣言を受けて、リモートワーク導入に踏み切った企業も多いことでしょう。リモートワークはメリットも多い反面、現実的な課題もいくつか挙げられています。本記事では、リモートワークの課題や解決法について説明します。
そもそもリモートワークとは
「リモートワーク」とは、インターネットを使って、企業オフィス以外の場所で働くことです。総務省が使用している「テレワーク」と意味が混同しがちですが、厳密にいうと対象とする雇用形態の範囲が異なります。テレワークが自営型の個人事業主まで含むのに対し、リモートワークは主に企業に雇われている従業員に対して使われる言葉です。たとえば、社員が在宅勤務をすることや、企業からクラウドソーシングを受けた従業者が在宅勤務をすることなどを指しています。リモートワークによって、オフィス維持費や通勤費などのコスト削減や、人材不足の解消、そしてリスク分散といったメリットが期待できます。しかし、リモートワークの導入にあたっては、いくつかの課題も懸念されています。
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リモートワークにはチームワークの課題がある
リモートワークの導入において、特に懸念されているのが、バラバラの場所で働くメンバーを、いかにチームとして機能させるかという問題です。オフィスで顔を合わせない働き方となるため、今までの通りのチームワークを維持するためには工夫が必要です。
リモートワークにおけるチームワークの課題
リモートワークにおけるチームワークの課題とは、どんなものがあるのでしょうか。ここからは、懸念される課題の例をご紹介します。
コミュニケーションの不足
同じオフィスで働いていれば、朝のあいさつを始め、チームミーティングや休憩時間での雑談など、チームメンバー同士が顔を合わせて話す機会が自然と生まれます。しかし、働く場所がバラバラになるリモートワークでは、今までのようなコミュニケーションはできません。コミュニケーション不足になれば、仕事に関する認識のズレやチームメンバーの孤立といった問題が起こる可能性が出てきます。
チーム意識の低下
全員が同じオフィス内で働く環境であれば、チームの団結力を高めることは案外難しいことではありません。定期的にミーティングを実施し、チーム全体のビジョンや目標を細かに共有できるからです。部下からの質問に対しても、チームリーダーがその場ですぐに回答できます。しかし、リモートワークでは、どうしても個々で働いている感覚になりやすく、チームワークの形成に欠かせない仲間意識や連帯感が低くなりがちです。チーム意識の低下は、アウトプットの質の低下に繋がる恐れがあります。
プロジェクト管理のしにくさ
プロジェクトの進捗状況が見えづらいことも、リモートワークの大きな課題です。チームリーダーは部下にアサインした仕事の進捗状況や、予定外のトラブルが起きていないかなどを把握する必要があります。プロジェクト全体の管理ができないと的確な指示が出せないからです。同じオフィスで働いていれば、部下のタスク状況を見ながら業務量の調整が可能ですが、リモートワークでは気付かぬうちに特定のメンバーだけが業務過多になり、最悪の場合はプロジェクト全体の進行が遅れるといったリスクも懸念されます。
リモートワークにおけるチームワークの課題解決策
リモートワークは個人にとっては柔軟性の高い働き方ですが、チームワークの観点から見ると、コミュニケーションの減少や連帯意識の希薄化といった問題があります。これらの課題に対して、チームワークを維持しながら、有効にリモートワークを機能させていくにはどうすればよいのでしょうか。ここからは、その解決法をご紹介します。
ツールを導入する
リモートワークで欠かせないのが、遠隔でもリアルタイムにコミュニケーションや情報共有ができるビジネスツールです。たとえば、「Slack」や「Chatwork」などのチャットツールは、比較的初心者にも使いやすいインターフェースといえます。最近ではチャットツールの機能も充実し、文字ベースでのやり取りに加えて、ファイル共有やビデオ会議、音声会議などができるものも多くなりました。このほかにも、プロジェクト全体の進捗状況を管理できるワークマネジメントプラットフォームを導入し、プロジェクトの目標やタスクなどをチーム全員で共有することが大切です。
共有情報を目で見て分かるようにする
このほかにも、仕事に関するルールや手順などをマニュアルに落とし込み、全てドキュメント化しておきましょう。業務の目的や手順を明文化しておくことで、チームメンバー同士が共通の認識を持てます。さらに、話し合いに参加していない人にも情報をスムーズに共有できるので、同じような質問に個別に対応する手間も省けます。組織全体でマニュアル化することを習慣にすれば、結果的に作業効率がよくなるでしょう。
定例ミーティング・会議を行う
リモートワークを導入した後も、今まで通りチーム全体の定例ミーティングや、会議を行うようにしましょう。たとえば、ビデオ会議で朝礼をすれば、全員の様子を確認できるうえ、重要な情報の共有や、その日に優先してすべき作業のすり合わせができます。また、朝イチで朝礼をすることで、オフモードの状態から仕事モードへと気持ちを切り替える効果も期待できます。たとえプロジェクトの進捗に問題がなくても、定例ミーティングは欠かさず行い、チームメンバー同士のコミュニケーションの時間を大切にしましょう。一日のうちに何回か顔を合わせる時間を作れば、遠隔であっても一緒に仕事をしている感覚を保つことができ、絆や信頼関係が維持できるでしょう。
雑談の機会を作る
リモートワークではチームワークの向上のために、密接なコミュニケーションを取るように意識しましょう。そのために効果的なのは、雑談です。雑談を取り入れることで、仕事上のコミュニケーションだけでは分からなかった意外な一面や、思わぬ共通点などを知ることができます。相手の人となりを知ることで親近感や信頼感が生まれ、チームの結束力が強くなります。チームリーダーは、ミーティングや会議といった形式的な場以外にも、ぜひ一日一回でも良いので雑談の時間を設けてみてください。チャットツールなどを使って雑談をする場合は、文字だけのやりとりだと冷たい印象になりがちです。絵文字やスタンプなどを積極的に使用できる雰囲気づくりを心がけ、親近感のあるコミュニケーションを取るようにしましょう。
メンバー間で状況・ステータスを共有する
リモートワークではオフィスのように相手の様子が見えないので、今から連絡をとってよいのか判断が付きにくくなります。そのような場合は、チャットツールなどのステータス機能を利用して、相手の離着席状況が分かるように設定しましょう。また、スケジュールソフトを使えば、相手の一日の予定が把握しやすくなります。相手の予定が分かれば、電話をかけるタイミングが判断でき、急ぎの返信などもお願いしやすくなり、よりコミュニケーションが円滑になるでしょう。まずはチームリーダーが率先してスケジュールをオープンにすることで、チームメンバーも後に続きやすくなります。工夫次第では、オフィスで働いていた以上に、チームメンバー間の連携を強化することが可能です。
まとめ
チームとして高い機能を発揮している組織には、個々で対処するよりも大きな成果を達成できる力があります。リモートワークでも、機能性の高いツールを使えばチームの一体感を維持できます。asanaのワークマネージメントツールは、視覚的なプロジェクトプランによって、誰がいつまでに何をすべきかをプロアクティブにフォローします。ぜひasanaで、リモートワークにおけるチームワークの課題を解決してみませんか。
