社内外のコミュニケーションや情報の共有を円滑に行うために利用される「コラボレーションツール」というビジネスツールがあります。情報化や働き方改革によるビジネスの変化に伴い、コラボレーションツールを活用する企業は増えました。そこで本記事では、コラボレーションツールの機能や活用するメリット、選ぶ際のポイントなどを紹介します。
コラボレーションツールとは
コラボレーションツールとは、チームメンバーや社外の人など複数人とコラボレーション（共同作業）する際に活用するビジネスツールです。
近年、働き方が多様化し、テレワークなどオンライン上で仕事をする場面が多くなりました。コラボレーションツールは、遠隔地でも社内外のあらゆるプロジェクトを円滑に行えるよう、サポートしてくれます。会社に出勤することなく共同で作業できる上、様々な業務の効率化を図れるため、ビジネスシーンの強い味方となっています。
コラボレーションツールの機能例
コラボレーションツールには、様々な機能があります。具体的にどのような機能があるのか、特徴や使い方について紹介します。
コミュニケーション
業務を行う上で必要不可欠なコミュニケーションをサポートしてくれる機能があります。具体的には以下のような機能が挙げられます。
- チャット
チャットは、メールに比べ、より早く情報共有を図れるコミュニケーション機能です。リアルタイムでお互いにメッセージを送受信できるので、より効率的な情報共有が可能です。 - メール
最早、業務で利用していない企業はいないと言ってもいいほど普及しているメールも、コミュニケーション機能の一つです。メールはチャットと比較すると、よりフォーマルな場面で利用される傾向にあります。例えば、重要度の高い情報の共有や、社外とのやり取りに活用されることが多く、コラボレーションの際には頻繁にやり取りする必要があります。 - Web会議
Web会議では、オンライン上で資料や情報の共有を行いながらミーティングを行えます。離れた場所にいてもお互いの顔を合わせてプロジェクトの会議などができる上、メールやチャットのように文字だけでは分からないニュアンスや雰囲気などが知れるなど、他のコミュニケーションツールにはない利便性の高さが特徴です。
タスク・スケジュール管理/共有
コラボレーションツールのなかには、スケジュールやタスクの進捗を管理したり、共有したりする機能もあります。スケジュール管理では、誰がどこで何をしているのかを確認できるため、予定の調整がしやすくなります。
またタスク管理/共有ツールを利用すれば、社員それぞれのタスクの進捗をすぐに把握できます。そのため、組織的に業務が偏っていないかなど、各業務の過不足が発生した場合、すぐに対応できます。
ストレージ
社内外の人と共同作業を行う際には、ファイルの共有をする機会もあるでしょう。そういった場合に役に立つのが「クラウドストレージ」という機能です。大きなデータでもオンライン上に保存しておくことができるので、情報の共有をスムーズに行えます。
ただし、ネット環境が整った場所でしか利用できません。
コラボレーションツールを社内で活用するメリット
多様な働き方が社会に浸透していくなかで、コラボレーションツールを導入する企業が増えています。実際にコラボレーションツールを活用するとどんなメリットがあるのでしょうか。具体的な項目を挙げて説明します。
コミュニケーション速度の向上
第一にコミュニケーションの速度を格段に上げられます。チャット機能を利用すれば、離れた場所でもリアルタイムにメッセージを送受信でき、迅速な情報の共有が叶えられます。特に端的に要件を伝えたい場合や、急ぎの案件を伝える際の利用におすすめです。
またグループチャットの場合、一度に複数人へ情報を伝えられるので、迅速に情報を共有できます。
情報共有の円滑化
スケジュールやタスク、業務に関するデータなどをオンライン上に保存するため、いつでもどこでもリアルタイムに情報を共有できます。オンライン上で進捗状況が可視化されるので、メールなどで報告する必要もありません。
また進捗の報告に時間差が生まれないので、より正確に業務状況の把握が可能です。パソコンやスマートフォンから接続すれば、出先でも手軽に確認できます。
業務効率の改善
コラボレーションツールをうまく活用することで、大幅な業務効率の改善も見込めます。前述したとおり、オンライン上でリアルタイムに情報を共有できるため、逐一メールで進捗を報告するなど、無駄な業務を省けます。
また遠隔地同士でも共同作業が円滑に行えるため、出勤などといった移動に費やす時間的・金銭的コストもかかりません。
このような点から、業務効率は改善され、生産性を向上させられるでしょう。
コラボレーションツールの選定で押さえたいポイント
コラボレーションツールには様々な機能があり、ツールによって搭載された機能に違いがあるため、数あるなかから自社に合ったものを導入する必要があります。実際にどういった点を踏まえて選べばよいのか、具体的に紹介します。
機能面
コラボレーションツールを導入する際は、まずは用途を確認しましょう。何のために導入するのか、どんな問題を改善したいのかを明確にする必要があります。自社の課題や目的に合ったコラボレーションツールを選ぶことで、ツールを利用する際の無駄なコストを抑えられます。
また社内で利用しているツールやサービスとの連携を考慮して、導入することも重要です。その上で、取引先が導入しているツールやサービスなどとも連携できれば、効率的なやり取りが叶えられるでしょう。
操作性
操作性の高さも確認しておきたいポイントのひとつです。どれだけ高機能なツールであっても、チームメンバーが利用できなければ、期待した業務改善に至らない可能性もあります。メンバーの年齢層や特色を踏まえて、導入するツールを検討しましょう。
また無料トライアルがあれば、事前に利用することをおすすめします。操作方法などについてのサポートが充実しているツールであれば、安心感も高まります。
デバイス
コラボレーションツールに対応しているデバイスも必ずチェックしましょう。出先での確認作業が多いなら、タブレットやスマートフォンに対応しているツールは外せません。ツールによってはPC以外のデバイスに対応していない場合もあるので注意しましょう。
従業員が多い、個人の端末を利用するBYODを採用しているといった場合は、マルチデバイスに対応しているツールがおすすめです。
セキュリティ
多くの場合、コラボレーションツールはオンライン上のクラウドサービスを利用するため、セキュリティ面にも気をつけたいところです。ログイン認証や権限管理などにおいて、必要に応じた対応ができるかも必ず事前に確認しましょう。
まとめ
コラボレーションツールは、社内外の人と円滑に共同作業が行えるよう支援してくれる利用価値の高いツールです。コラボレーションツールを利用することで、コミュニケーション速度が上がり、情報共有もスムーズに行えるので、業務効率の改善も見込めます。
ただし、導入する際には、自社に合ったツールを選ぶことが必要です。高機能なツールを選んだとしても、利用しづらかったり、セキュリティ面に問題があったりすれば、かえってトラブルになりかねません。また他のツールやサービスとの連携も視野に入れておくと、後々拡張性も高まります。
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