分析とは、物事をいくつかの要素に分けて、細かい点までをはっきりとさせることを言います。例えば「売上分析」ならば全体的な売上を事業ごとやマーケティングごとに細分化して、全体の構成比や主力事業を明確にするために用います。
では業務プロセス分析とは何でしょう？「業務プロセス」とは特定の目的(ex.稟議書作成)を達成する上で、開始から終了までの業務の流れ(ビジネスフロー)を表し、さらに各プロセスにおける仕事内容を明示したものです。
つまり全体的な流れにある各プロセスをさらに細分化し、細かい要素をはっきりとさせることが業務プロセス分析となります。
業務プロセス分析を行う理由はほとんどの企業が共通しています。それは「改善」です。
業務改善コンサルタントやビジネスプロセス管理ソリューションの需要が増加していることから、多くの企業にとって業務プロセス改善は「重要な経営課題の一つ」だということがわかります。
そして業務プロセス改善を実現する上では、業務プロセス分析が不可欠なのです。本記事では、業務プロセス分析の基本や、分析ツールについて紹介していきます。
業務プロセス分析はまず可視化から
業務プロセス分析を行うためにはまず、業務プロセスを可視化し明確にすることが大切です。
各部門の責任者は当然のことながら日々実行される業務の流れを理解しているので、今更可視化する必要はないと考える企業も多いでしょう。しかし、部門間にまたがる業務プロセスの流れを全て把握している方は決して多くありません。
複雑に絡みある企業の業務プロセスは、経営者ですら全体像を掴めていないことも珍しくないのです。
業務プロセス分析は「改善」にどう必要なのか？
業務プロセス分析が、業務プロセス改善を行う上で重要だと説明しましたが、具体的には「改善に向けて問題点把握」のために業務プロセス分析が必要です。
業務プロセス改善とはすなわち、現状として業務プロセスに存在する問題点を洗い出し、効果的な対策案で業務効率化やコスト削減を狙っていくことにあります。つまり問題点の把握なしに業務プロセス改善を行うことはできません。
従って業務プロセス改善には分析が不可欠であり、分析には可視化が必要なのです。
業務プロセスを可視化する具体的な方法とは
業務プロセスを可視化するには明文化か、あるいは図式化するのがベストですが、基本的には図式化することで組織全体の業務プロセスを表します。ここで重要なことは、誰もが理解できるよう業務プロセスを図式化するということです。
業務プロセス改善に取り組む企業の中には、各部門責任者がそれぞれ違った方法で業務プロセスを図式化している光景を見かけます。しかしそれでは、適切な業務プロセス可視化はできません。
関係者が異なる様式で業務プロセスを図式化した場合、認識の違いによるトラブルが必ずと言っていいほど発生します。さらには、図式化された複数の業務プロセスを、一つの図式として統合しなければならないという業務も発生するのです。
だからこそ、業務プロセス可視化のルールは統一されている必要があります。
世界標準(ISO19510)のBPMIについて
BPMIとは「ビジネスプロセスモデリング表記」の略であり、いわば業務プロセスを図式化する際のルールです。BPMIは様々な記号と線によって業務フローやプロセスごとの仕事内容を表すことができ、複雑な条件分岐がある際も対応できます。
業務プロセスを図式化するためのルールはBPMI以外にもあります、深い学習や経験がなくとも作成できることや、BPEL(ビジネスプロセス実行言語)としてシステムに直接落とし込めるという点から最も広く使用されています。
可視化後の業務プロセス分析はどう行えばいいのか？
業務プロセス可視化のためにモデル図を作成して、業務プロセス全体を俯瞰しても問題点が発見できるわけではありません。やはり、そのためのアクションを起こす必要があります。
業務日報を適用する
営業部門では、日々営業日報を作成するのが当たり前で、管理者は営業部の人間が「今日何をしたのか」を把握することができます。これは同時に、営業部門に存在する問題点を発見するための情報収集を行っているのと同義です。
社内業務が多過ぎないか？営業活動やフォローアップに時間をかけているか？見込み客の取りこぼしはないか？訪問準備を事前に行っているか？など、業務日報一つで様々な情報を得ることができます。
しかし、営業部門以外で業務日報を適用している企業は多くありません。
従業員の負担は多少増えますが、問題点を把握する上で重要な情報源となります。
現場にヒアリングする
「現場のことは現場に聞け」とよく言いますが、業務プロセス分析においても現場でのヒアリングが重要です。現場従業員に「この仕事は簡単ですか？」を聞けば、何らかの反応が返ってきます。
その時は次の6つの視点から業務プロセス分析を行ってみましょう。
- ビジネスルールが不明確なせいで停滞・遅延する業務はないか
- 本来業務ではなく代行業務を担っている認識からくる問題はないか
- 個人のスキルに依存している問題はないか
- 慣習や伝統により生じている問題はないか
- 人手では限界にきている業務の問題はないか
- 部門間の連携が限界にきている業務の問題はないか
業務プロセス図式化から業務プロセス分析まで簡単に行う方法とは
業務プロセスの図式化も分析も、かなりの時間を費やす作業です。説明は簡単ですが、企業全体の業務プロセスを図式化することも分析することも多量の工数が必要であり、時間がかかります。
業務プロセス改善はそのスピードも重要なので、図式化と分析に時間をかけ過ぎることもできません。
そこでBPMシステムの導入です。BPMシステムとはビジネスプロセス管理や業務プロセス改善を支援するITツールで、業務プロセスを最適化するための様々な機能を有しています。
例えば「モデリング機能」は世界標準であるBPMIに準拠し、自社の業務プロセスを図として可視化します。もちろん、BPMIなのでBPELとしてそのままシステムへ落とし込むことも可能です。
そして「ビジネスプロセス分析機能」は、作成したモデル図をもとに、業務プロセスにある問題点を迅速に把握してくれます。独自に気付くことはできなかった視点で問題点を発見してくれるので、業務プロセス改善を前進させることができます。
BPMシステムを導入すればこれまで人手によって行われきたビジネスプロセス管理を半自動化することができ、さらには業務改善コンサルタントに頼らなくとも自社独自に業務プロセス改善を行うことができます。
まとめ
ビジネスプロセス管理や業務プロセス改善は多くの企業が求める変革です。その変革を成功させるためにも、やはり業務プロセス分析が必要であり、分析精度の高さによって成否が大きく変わります。従って、業務プロセス分析は慎重に行い、業務プロセス改善につながる問題点把握を目指していただきたいと思います。
業務プロセス可視化などを様々な改善サポートを行うBPMシステムは、今やビジネスプロセス管理や業務プロセス改善の中心的存在です。最小限のコストで最大限の効果を得るためにも、BPMシステムの導入をぜひご検討ください。
