プロジェクトを遂行する際の管理手法として便利な「WBS」の使い方をご存知でしょうか。WBSは、ビジネスにおけるプロジェクトのスケジュール管理として有効と言われています。本記事ではWBSの意味や特徴、ガントチャートとの違いや作り方に関してわかりやすくご紹介します。WBSについて詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
WBSという言葉の意味と定義
WBSはWork Breakdown Structureの略で、日本語では「作業分解構成図」と呼ばれています。言葉通り、作業（Work）を分解（Breakdown）して構造化（Structure）していきます。作業を分解・構造化していくことにより、関連する作業を意識しながら管理できる点が特長です。言葉の意味を知っておくと、WBSの定義がよりわかりやすくなるでしょう。
WBSは、ビジネスにおけるプロジェクト管理やスケジュール管理、システム開発などの現場において活用されています。「WBS」では、大きな作業単位を、個人が担当できるレベルの小さな作業単位に分割したあと、進行順序を考慮したツリー構造を作成します。例えば、引っ越しを大きな作業単位として考えた場合、引越し先の決定や物件探しなどが小さな作業単位に該当します。必要ならさらに単位を細かくして、「電話をする」「管理する不動産会社の連絡先を調べる」といった具体的なレベルまで刻む場合もあるでしょう。
WBSの意味や目的
企業が1つのプロジェクトを達成するには、さまざまな作業が必要です。WBSでは、作業の漏れが生じないよう、あらかじめ必要な作業やタスクをすべて洗い出しておきます。すべて洗い出すことで、タスク同士の関係性や作業にかかる時間、担当者なども前持って決めておけるため、プロジェクトをスムーズに進められます。このように、WBSはプロジェクトを管理するための基盤となるものです。WBSをしっかりと理解することで、業務全体のスケジュール作成にも役立ちます。
WBSの目的
WBSを活用する目的は、主に3つあります。まず1つ目が、スケジュールの作成です。仕事を細かく分解して仕分けることで、やるべきことが明確になるため、必要なものや日数などを見積もりやすく、より正確な予定が立てられます。
2つ目の目的は、工数の見積もりです。やるべきことが不明瞭では、工数の予測もしようがありません。WBSで作業を具体的にすることで、正確な工数を割り出せるようになります。
3つ目の目的は、担当者の仕事の効率化です。必要な作業をあらかじめリストアップしておくことで、担当者全員が仕事の全体像を理解し、タスク同士の関係性も把握できるようになります。その結果、今どの作業を優先すべきかがはっきりするため、チームで連携を取って仕事しやすくなるのです。また、作業をリストアップすることで、担当者自身がどこまで作業をすればよいのか、すぐに確認できるのも便利です。
WBSをスケジュール管理に使うメリット
WBSに則ってスケジュール管理を行うことで、作業がしやすくなり、プロジェクトをスムーズに進められます。ここでは、さらに詳しくWBSのメリットを見ていきましょう。
作業の明確化ができる
WBSを利用することで、プロジェクトに必要な作業を明確化できます。WBSは作業分解からはじまります。つまり、作業の洗い出しです。どのようなプロジェクトでもはじめに取り掛かるべき作業であり、作業が明確化できていなければプロジェクトは進みません。
作業の抜け漏れを防止できる
作業を分解して細分化していくことで、作業の抜け漏れを防止できます。まずは大枠となる作業をカテゴリに分け、さらに各カテゴリに必要な作業を明確にしていけば、途中で「重大な作業の抜けがあった」などという失敗がなくなります。
作業の依存関係を把握しやすくなる
洗い出した作業を一覧にすると、「作業Aが終わらなければ、作業Bに着手できない」といった依存関係も明確になります。依存関係が明確になると、おのずと作業の優先順位も把握しやすくなるので、効率的にプロジェクトを進めるためのスケジューリングができるようになります。
各作業の所要時間などを把握しやすい
一覧にした作業は、それぞれ工数に違いがあるはずです。重たい作業には多くの時間が必要ですし、軽い作業ならば短時間で完了できるでしょう。それぞれの作業におおよその工数と時間を見積もっておけば、作業単体はもちろん、全体的なスケジュールの所要時間も把握しやすくなります。
作業を分担しやすい
作業を細分化すれば、作業を分担しやすくなります。関連する作業や依存性の高い作業をまとめておくことで、さらに効率的な作業分担ができるでしょう。また、プロジェクトメンバーそれぞれの得手不得手を考慮した作業分担を心がけることで、作業進捗はスムーズになります。
スケジュール作成がしやすい
ここまでのメリットをみても分かるように、WBSで作業を分解することでプロジェクト全体の作業工数や流れ、役割分担までが行えるためスケジュール作成がしやすくなります。
進捗が可視化されていて管理しやすい
WBSを利用してスケジュール作成をすると、作業の細かな工数や担当者も明確になりますので進捗管理が容易になります。例えば、一つひとつの作業をガントチャートで可視化すれば、進捗が遅れそう、あるいは遅れている作業の把握もできます。つまり、WBSを基礎としてスケジューリングすれば、プロジェクト管理が効率的になるということなのです。
やるべき作業が明確になる
WBS で事前に作業を書き出しておけば、プロジェクト達成のために必要な作業が明確化されます。作業が明確になれば、作業の抜け・漏れの発生を防止でき、業務の正確性も上がります。
また、それぞれの作業に担当者を割り振っておくことで、従業員が責任を持って仕事に取り組めます。「誰が何の作業を行っているのか」について従業員同士で共有できるほか、管理者側にとっても進捗や従業員の業務スピードなどを把握しやすいでしょう。
タスク同士の関係性がわかる
すべての作業を洗い出すことで、タスク同士の関係性が明らかになります。例えば「Bのタスクは、Aのタスクが終わらないと行えない」など、タスクの重要度が明らかになれば、優先して行うべき業務が把握できます。このように、取りかかるべき業務の判断材料となるのも、WBSのメリットの1つです。
また「CとDは似たような作業だから並行して進められる」など、業務をより効率的に進めるうえでも役立ちます。タスクの関係性をツリーでまとめたり、スケジュールに落とし込んだりして活用すれば、より効率的なプロジェクト管理が可能となるでしょう。
適切な全体工数を見積もりやすくなる
WBSは、プロジェクトにかかる時間や金額などを見積もる際に役立ちます。プロジェクトが大きくなればなるほど、そのプロジェクトを完了するためにどれくらい時間とお金がかかるのか、すぐに判断することが難しくなります。
しかし、WBSで個々の作業に分割しておけば、それぞれの見積もりをとり、最終的に合算することで、全体の見積もりを出すことが可能です。この方法で見積もりを出したほうが、精度も高まるでしょう。
特に業務を受託する際、クライアントに見積もりを提示しなければならない場合は、丁寧に作業工程を洗い出してから見積もりを取ったほうが、信頼の獲得につながります。
WBSを使うデメリット
WBSには多くのメリットがある一方、デメリットも意識しておく必要があります。
WBS最大のデメリットは、情報不足によって生じるスケジュールのズレです。WBSは基本的に、プロジェクトのスケジューリングをする前段階で利用します。ですので、洗い出せる作業は、プロジェクトのスタート前に予測できる範囲だけなのです。プロジェクトが進んでいくと、追加せざるを得ない作業や予期せぬトラブルなどが発生します。このとき、プロジェクトスタート時のWBSにズレが出てしまい、スケジュールにも大きな影響を及ぼします。これがWBSを使うデメリットです。このデメリットを回避するためにも、WBSは段階的に見直さなければなりません。
ガントチャートとの違い
スケジュール管理を行うための手法として、「ガントチャート」という言葉を聞いたことがある方も多いでしょう。WBSもガントチャートも、スケジュール管理に使用される手法の1つです。では、WBSとガントチャートとでは何が違うのでしょうか？
WBSは先述したように、作業を分解して構造化するものです。一方ガントチャートは、縦軸にタスク、横軸に時間を書き、棒グラフでタスクとスケジュールがわかるようにしたものをいいます。ガントチャートは時間軸でタスクを確認可能。そのため、パッと見てすぐにプロジェクトの全体像を把握できる点が、大きな特徴です。またWBSは、ガントチャートを作成するための前作業という関係性もあります。WBSによって整理したタスクを、グラフ化したものがガンチャートなのです。
プロジェクトを管理するうえでは、WBSとは別に「ガントチャート」を作成する場合があります。どちらも作業のスケジュール管理に用いる点では共通していますが、一体どう違うのでしょうか。
ガントチャートとは簡単にいうと、作業進捗を確認するためのスケジュール表です。縦軸に実行するタスクを、横軸に日にちなどの時間を記載し、棒グラフを使って表します。全体のスケジュールやタスクを完了させるために必要な時間などを可視化できるため、一目でわかりやすいという特徴があります。
一方WBSは、プロジェクトに必要な作業をばらして細分化し、全体構造を一覧で見られるよう表形式に整理したものです。作業内容をくまなく洗い出せるため、タスクの抜け・漏れの防止につながるほか、工数の目安を立てやすいという特徴があります。
2つのうちどちらか一方ではなく、管理のしやすさから実際は両方使われることがほとんどです。作成する際は、まずWBSで作業内容を全体的に洗い出し、作業の分割と優先順位の明確化を行ったのち、作業進捗を時間軸で表すガントチャートを作成します。特にこの作成順が重要で、先にWBSで仕事をリストアップし、整理していくことが欠かせません。ガントチャートを先に作ると、思いついた作業だけを表の中に入れることになり、抜け・漏れが起きやすいからです。いうなれば、WBSはガントチャートを作成する下準備のようなもので、両方活用することで仕事をより効率的に進められます。
関連記事：ガントチャートとは？WBSとの違いやメリットなど基本情報を解説
WBSの作り方
以下では、WBSを作るための具体的な手順について解説します。
作業内容の洗い出し
まずは、プロジェクトの完了までに必要な作業内容をすべて洗い出します。プロジェクトとは大きな塊のようなもので、そのままでは「どのような作業が必要か・どれだけの時間がかかるのか」もつかめません。そのため、大きな塊であるプロジェクトを作業単位に分解する必要があるのです。
分解した作業内容はタスクやフェーズに分け、さらに細かい要素にばらして、より小さなタスクに落とし込んでいきましょう。規模感でいえば、数時間や数日で終えられるような作業単位にまで細分化します。
なおWBSは、あくまでプロジェクトの全体像や必要なタスクを把握するために作成するものです。タスクをあまり細分化しすぎると、ツリー構造の階層が深くなり、かえって把握しにくくなります。作業の重複や抜けが生じる恐れもあるため、タスクのサイズ感にこだわるよりも、わかりやすさを重視して作業内容を分けるよう心がけましょう。
作業の順番設定
順番を決めるときに重要なのは、作業それぞれの依存関係に気をつけることです。プロジェクトマネージメントを体系的にまとめた書籍『PMBOKガイド』では、タスクの依存関係として、以下3つの定義を示していますを決めるときに重要なのは、作業それぞれの依存関係に気をつけることです。プロジェクトマネージメントを体系的にまとめた書籍『PMBOKガイド』では、タスクの依存関係として、以下3つの定義を示しています。
- 強制依存関係：「Aが終わらないとBを進められない」などの避けては通れない関係
- 任意依存関係：任意だが優先的に処理したほうが効率的な関係
- 外部依存関係：第三者からの影響を受ける関係
順番を決めるときは、これらの関係性を考慮すると、円滑に仕事を進められます。実際に手順を考えていく際は、先行作業の終了が必須なタスクなのか、後続作業と同時進行可能なのかといった具合に、依存関係を考えながら作業順序を決めていきます。
関係性を見ながら手順を整理することで、クリティカルパスを明確にできます。遅延につながる重要な作業経路なので、確実に処理が進むよう目立つようにしておくと、ミスが起きにくいでしょう。
作業の構造化
順番を考えたら、作業の実行プロセスをまとめていきます。作業感が同程度のタスクをひとまとめにして、ツリー構造に整理しましょう。
整理するときは作業を時系列順に並べ、関連作業は同じ階層にまとめます。必要に応じて関連作業ごとにインデントを行うと、それぞれの関係性がわかりやすいでしょう。小ツリーの作業を総合したものが、親ツリーを完了するために必要な作業です。このように構造化することで作業を把握しやすくなるため、やり忘れなどの防止につながります。
作業の担当者の設定
作業の構造化を終えたら、各作業に担当者をつけていきます。担当者が複数人いると、責任の所在が曖昧になりやすいため、1作業につき担当者1人をつけましょう。担当者を1人に絞ることで、責任感を持ってもらいやすくなります。特にクリティカルパスの担当者を決める際は、個人のスケジュールにも気を配りましょう。重要な作業に問題が発生すると、プロジェクトの遅れにつながるからです。
また、会議などをWBSに含める場合は、参加者複数人が担当者になりますが、全員の名前を記載するとかえって見にくくなります。会議の開催責任者など、代表者の名前だけを記載するのがよいでしょう。
人員を配置したら、作業が完了するまでの必要工数を担当者に聞いて作業期間を見積もり、作業同士の関連性を考慮しながらスケジュールを埋めていってください。工数については、人によってこなせる速度が異なるため、管理者側で勝手に決定せず、担当者と話し合いながら決めることをおすすめします。
スケジュール通りに進まないことも多いため、WBSを定期的に見直しながら適宜調整していくようにしましょう。場合によっては作業工程や仕様の見直し、人員の増加などで対処する必要があります。
WBSの作成手段・ツール
WBSの作成は、紙やExcelに書き出して作成することも可能ですが、この方法では時間も手間もかかります。近年ではWBS作成に役立つAsanaなどのツールも数多く登場していますので、作成の手間を惜しむのであれば、それらの活用を検討してみるとよいでしょう。
こちらの記事では、さまざまなWBSツールの紹介を行なっています。
関連記事：WBSツールとは？スケジュール管理を効率化するためのツール選定ポイントとおすすめの18ツールを比較！
WBSツールを用いれば以下の作業を関係者とコラボレーションしながら簡単に視覚化することができます。
- 作業内容の洗い出し
まずは、プロジェクト開始～終了までに発生する作業を洗い出します。大きなタスクから小さなタスクへと落とし込みを行い、漏れのないように書き出しましょう。 - 順序決め
それぞれの作業の関係性を基に、作業を行う順序を決定します。 - 構造化
各作業をツリー上に当てはめ、構造化させます。構造化することによって、作業の漏れを防止できます。 - 担当者決め
作業を構造化したあとは、各タスクの担当者を決定しておきましょう。責任感を持って取り組めるよう、1つのタスクにつき、1人の担当者をあてがうのがおすすめです。
WBSは、手書きやExcel、タスク・プロジェクト管理ツールなどの手段で作成できます。現在では、Excelや便利なWebツールがいろいろあるため、使いやすいタイプを選んで作りましょう。
手書き
WBSの作成手段の1つには、紙やペン、ホワイトボードを使った手書きがあります。必要な作業をリストアップしてクリティカルパスを確認、計画達成のために必要な人数などを計算してから、紙やホワイトボードに書き出します。
WBSを手書きで作った場合には、予定表の共有が不可能な点、あとから修正ができない点など、明確なデメリットも発生します。したがって現在では、下記に紹介するようなデジタルツールの利用が主流です。
Excel
Microsoftの表計算ソフトとして多くのパソコンにインストールされているExcelは、WBSツールとしても活躍します。Excelは普段の仕事でよく使う人が多いため、WBSもExcelで作っている企業が多くみられます。データ入力がしやすく、表計算、図形、グラフなど、自由度の高いファイルが簡単にできるところがメリットです。
関数やグラフなどが使える場合には、ガントチャートまでExcelで作れます。ExcelのWBS作成用テンプレートも、インターネット上で手に入りやすいため、気軽にWBS作成に踏み切れる環境が整っている点は大きな魅力です。ただExcelでの自動化に限界があり、いろいろな手動操作が求められる機会も増えるでしょう。
タスク・プロジェクト管理ツール
WBS作成には、さまざまな「タスク・プロジェクト管理ツール」も利用できます。ガントチャートとセットの場合が多く、入力処理は自動の箇所も多いため、専用ツールには作業や所要時間など基本的なデータ入力だけでWBSの作成ができます。
専用ツールでは、スケジュ―ルの変更などで修正を一箇所入れれば、関係のある場所もすべて自動修正されます。作成・管理の手間が大きく省け、また入力間違いも少なくなるでしょう。WBSのチームメンバーが各作業にアサインすれば、メンバー同士の業務量・進捗状況を共有できます。担当者間でいつでも連絡を取り合えるため、進捗管理全般が大幅にスムーズ化すると期待されます。
また、WBSだけでなく「予実管理機能・EVM分析機能・掲示板」などのグループウェア機能も搭載されたタスク・プロジェクト管理ツールも販売・配布されています。自社に必要なタイプをよく検討し、導入しましょう。
WBSのサンプルテンプレートの紹介
ツールを使う以外にもインターネットのさまざまなサイトで入手できるテンプレートを使うと簡単です。以下では、その例を2つ紹介します。
まず1つ目に紹介するのは、「Bizroute」が提供するテンプレートです。全体のタスクを表形式でまとめられるWBSと、ガントチャートのサンプルをダウンロード可能です。Excelで作成できるうえ、必要に応じて改変も可能です。
次に紹介するのは、Microsoftが提供する「シンプルガントチャート」です。WBSで整理した全作業の進捗をカレンダー形式で管理できます。作業はひと塊のフェーズごとにまとめて管理することが可能で、管理しやすく見やすい仕様になっています。Excel形式で利用できるのもポイントです。
公式HPなどからサンプルをダウンロードして、ぜひ活用してみてください。
WBSをサンプルで理解しよう
ここでは「新しいパソコンを購入するプロジェクト」を例に手順をみていきます。
手順１．作業の洗い出し
まずは、作業の洗い出しです。
プロジェクトに必要な作業を大まかなまとまりとして書き出します。その後、それぞれの作業を完了させるために必要な細かな作業を洗い出しましょう。
まず、必要な作業を大まかに分解すると、以下のようになります。
- 仕事に必要なパソコンスペックの調査
- 購入するメーカーの選定
- パソコンの購入
- パソコンの設定
これら作業をさらに細分化すると、以下のような作業が必要です。
- 仕事に必要なパソコンスペックの調査
・どのような仕事の用途に使うのかを調査する
・使用するソフトウェアを調査する
・使用するソフトウェアの推奨スペックを調査する - 購入するパソコンの選定
・購入するメーカーを決定する
・必要スペックを満たすパソコンを決定する - パソコンの購入
・決済方法を決定する（クレジットカードor現金）
・パソコンの受取日を決定する - パソコンの設定
・購入したパソコンを開封する
・インターネット接続設定などを行う
・OSを最新バージョンにアップデートする
・必要なソフトウェアをインストールする
このように、大まかな作業内容からブレークダウンしながら細かな作業までを洗い出します。作業の洗い出しには、上述したマインドマップを利用すると効率的です。
手順２．作業の依存関係の整理
細かな作業までを洗い出したら、それぞれの依存関係を整理しましょう。「手順１．」で洗い出した作業からは、以下のような依存関係がわかります。
- 必要なパソコンスペック調査が終わらなければパソコンの選定ができない
- パソコンを決定しなければ購入はできない
- パソコン購入の決済方法は、パソコンスペック調査と同時に進行できる など
このような依存関係がわかることで、作業の優先順位も明確にできます。また、依存関係に加えそれぞれの作業工数を把握することでクリティカルパスを導き出すことも可能です。
【関連リンク：クリティカルパスとは? プロジェクト管理におけるメリットを解説】
手順３．スケジュールを可視化
作業の優先順位や工数などを確認したら、カテゴリ別に作業を一覧化して、それぞれの作業の「開始日」や「終了日」、担当者などを決定していきましょう。
このとき、先述のツール「ガントチャート」を利用することで、プロジェクト全体のスケジュールが可視化できます。
個々で紹介したWBSの手順は大まかなものですので、実際のプロジェクトはさらに詳細な作業の洗い出しや依存関係の把握が必要になるでしょう。しかし、WBSを利用すればプロジェクトを把握しやすくなり、プロジェクト管理が効率化されるでしょう。
WBSの注意点
WBS作成をする際は、「見積り時にバッファを取りすぎないこと」「一人ではなく複数人数で作ること」に気をつけましょう。これらを実践しつつ、情報共有・スケジュール管理に有用なWBSを作ることが大切です。
工数見積りでバッファを取りすぎない
工数を見積るときには、問題が起きたときに備えてタスクとタスクの間に余裕（バッファ）を設けて見積るのが一般的です。工数が無駄に多くなっていたり、バッファを長く取りすぎていたりすることのないよう注意してください。バッファの空きが長いと、次のタスクにすぐ取りかかることができずタスク担当者を長く待たせてしまう場合や、担当者が怠けてしまう恐れもあります。スムーズな業務完了を目指すためには、バッファを適切な間隔で入れることが重要です。
複数人でおこなう
WBSは、作業工程をすべて見逃さず正確に作らなければなりません。工程が抜けていた場合、途中から追加する必要があり、納期までに完成できない問題が発生するかもしれません。作業のリストアップでは、逆に同じ作業を重複させた場合にも大きな無駄が生じます。WBSに不要な工程を入れていたり、重複した作業にそれぞれ担当者が割り当てられていたりすると、時間や労力が無駄になり、スケジュール管理も難しくなってしまうでしょう。
作業をリストアップするときには、リーダーが1人で行うのではなく、実際に作業を行う担当者と打ち合わせて行いましょう。作業の抜け、重複のほかにも、所要時間は無理なく行える時間を設定する必要があります。理想的な数値ではなく、実際に作業を行う担当者の意見を重視しましょう。納期までの日程が厳しいときには、無理矢理作業をスケジュールに入れ込むのではなく、「人を増やす・納期を延ばす」などの適切な対策を立てることが、安定した納品につながります。
段階的な実施も検討する
WBSはすべての作業工程をリストアップしてから作成します。ところが、複雑なプロジェクトの場合にはあとで行う作業の詳細がわからず、内容が不明瞭なため分解が難しいものがあります。内容不明な作業を無理に細分化しても、ほかの作業との関連性や時間など重要なことがわからず、スケジュールと実際の作業とに大きなズレまで生じるでしょう。
不明確な作業には、最初から作業時間に数字を入れずに仕事を進めましょう。そのなかで、内容が明瞭化した段階で、作業を詳細化・細分化することを随時検討していきましょう。
WBSの基準を用意する
WBSは作業項目が細かすぎると管理の際に負担がかかり、逆に作業項目が粗いと管理精度が下がります。どちらの状態でも管理者に負担がかかり、進捗管理が順調に行えない恐れがあります。
WBSで作業の分解を行う場合には、作業分解点（粒度）をそろえると管理精度を一定に保つことが可能です。作業時間、または作業工数を基準に合わせると、管理がしやすくなるでしょう。
WBSの基準では、8/80ルールがよく使用されています。8/80ルールは、「各項目の作業時間を8時間/1日以上、80時間/2週間未満」にするルールです。また、1％ルール（100個の作業項目で構成）や、2％ルール（50個の作業項目で構成）などの基準もあり、WBS作りの際の基準として使用できます。毎回作業項目を始めから分解して1から作るのではなく、ある程度の基準を用意しておくと抜け防止にも役立ちます。
プロジェクトマネージメントには、タスク1つからビジネスの全体像まで整理でき、チームの仕事共有にも役立つ「Asana」がおすすめです。担当者に割り当てられた仕事は、優先度の高いタスクや仕事の期日がリストビューから一目でわかる、タスク管理が便利に使えるツールです。タイムラインからは今後の仕事の予定が全体図で確認できます。
1つのプラットフォームで100を超えるアプリが使える優秀さ、お気に入りのツールをまとめて連携できる使いやすさで仕事の管理も楽になります。ワークフロー管理、レポート機能から、プロジェクトのゴールや主要な資料の共有まで、リアルタイムで情報を取り入れられて、さまざまな場面で活用できます。仕事に必要なすべてのツールがそろい、チームメンバーと連携して効率良く仕事に取り組めるでしょう。
プロジェクト管理でWBSを採用する理由
WBSを用いる一番の目的は「作業項目を漏れなく洗い出すこと」です。ここで見落としがあると、進捗が滞ってスケジュールが遅延する恐れも出てきます。こうしたリスクを回避するために、WBSを整備する必要があるのです。
また、各作業の役割分担を決めることでプロジェクトの進行を促します。「皆でやろう」「手の空いた人がやろう」といった考え方ではなかなか予定通りに進まず、責任の所在もうやむやになってしまいます。1つ1つの項目に担当者を割り当てることで、チームのモチベーションアップにもつながるでしょう。
プロジェクトを進める上で最も大切なことは「期限内に目的を達成すること」です。WBSを作ることで、作業の相関関係を踏まえながら、無理のないスケジューリングができます。WBSの作成は決して楽ではありませんが、プロジェクトを成功に導くためには欠かせない存在です。
プロジェクト管理でWBSを採用するメリット
WBSを見れば、プロジェクトの全体像が把握できます。必要な作業や工数、役割分担などを割り出して予定を決めていくため、作業の相関関係がひと目で分かるのです。自分が担当する作業がどこに属しているかも把握しやすいため、担当者も丁寧に業務を進められるでしょう。
また、チーム内で共有することによりスケジュールの管理や運用がスムーズになります。口頭で説明すると長くなりがちな作業項目も「WBSの◯番」などと呼べるため、報告や連絡の際の効率もアップします。チームとしての連帯感も生まれ、チームワークの強化にもつながります。
プロジェクト管理でWBSを採用するときの注意点
「プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能を解説」もご参考にしてください。
メリットの多いWBSですが、注意すべき点もあります。
まず、曖昧な作業を分解しないことです。予定が先の作業になればなるほど情報が足りなくなるため、どうしても不明瞭になってしまいます。このような項目を無理に分解すると、いざその作業を実施する段階で大きなズレが生じる可能性があります。これでは、せっかく作ったWBSが無駄になってしまいます。曖昧な作業がある場合は、その前段階の計画を進めながら少しずつ詳細化していくことが大切です。
また、プロジェクトが始まる度に毎回新しいWBSを作らないよう心がけることも大切です。一からWBSを作っていては時間だけが無駄になります。プロジェクトの種類に応じて、いくつかのテンプレートを作っておくと便利でしょう。テンプレートがあれば手間も省け、アップデートを重ねることでWBSの質も上がっていきます。
まとめ
WBSを活用して全作業を洗い出すことで、プロジェクトの効率的な遂行が可能になります。WBSと一緒に、視覚的なグラフを使うガントチャートを併用すると、作業スケジュールの確認と管理がしやすくなるためおすすめです。また、ToDoやプロジェクト管理機能を搭載する「Asana」を活用すれば、よりWBSを作りやすくなります。プロジェクト管理でお悩みの場合は、ぜひ検討してみてください。
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