多様な働き方の一環として、テレワークの導入を検討する企業が増えてきました。この流れに乗じて、自社でもテレワークを導入しようとお考えの方も多いことでしょう。本記事では、テレワークの導入に向けて具体的にやるべきことを解説します。テレワークの導入を検討中の方は、ぜひ参考にしてください。
テレワークとは何か
「テレワーク」とは、オフィス以外の場所を利用して業務を遂行する勤務形態の総称です。主にインターネットで情報をやり取りしつつ業務を行う働き方で、場所や時間にとらわれず働けることが特徴です。
自宅で業務を行う在宅勤務や、モバイル端末を駆使して働くモバイルワーク、サテライトオフィスでの就業などもテレワークに含まれます。企業と従業員、どちらにも多大なメリットがあることから、近年では多くの企業がテレワークの導入を始めています。
企業側に考えられるメリットとしては、コスト削減の実現が挙げられます。オフィスを縮小できるため、賃料や水道光熱費、通信費などのコストを抑えられます。テレワーク環境下においては、メールやチャットでやり取りし、必要に応じてウェブ会議で議論を行うため、ペーパーレス化も進むでしょう。
従業員側のメリットは、従来よりも自由度の高い働き方ができることです。自宅やカフェなどで仕事ができるため、のびのびと働けます。また、通勤が不要となるので、時間を有効に活用し得ることもメリットと言えるでしょう。
テレワーク導入のやり方を解説！最初にやるべき7つのこと
やみくもに導入しようとしても、テレワークの恩恵を十分に得られないかもしれません。スムーズにテレワークへ移行し、メリットを得るには、最初にやるべきことを理解しておく必要があります。以下、テレワーク導入に際してやるべきことを7つ紹介します。
目的を確認する
そもそも、テレワークの導入を思いついたのはなぜでしょうか。「他社が導入したから」「メリットがあると聞いたから」など、導入を考え始めた理由は経営者・担当者によって異なるでしょう。ただ、このような漠然とした理由で導入してしまうと、失敗してしまう可能性が高いのです。
テレワークで成果を上げるには、明確な目的が必要です。達成したい目的によって、何から手をつけるべきか、どのようなツールを導入すべきかが変わってきます。まずは、自社がテレワークで「何を達成したいのか」を明確にしましょう。
例えば、コストダウンを一番の目的として掲げたとします。このケースでは、従業員にオフィス以外で働いてもらうだけでなく、併せてオフィスの縮小や移転、ペーパーレスの推進なども考える必要があります。
従業員が在宅勤務へ切り替わっても、今までと同じオフィスを使い続けていては、コストダウンを実現できません。メインの目的がコストダウンなら、その実現のために何をすべきかを考えつつ、テレワークへの移行を進める必要があります。
現状を把握する
現状を把握せず、上層部だけで制度の導入を議論している企業も少なくないかもしれません。これでは、失敗する確率が高まってしまいます。部署によってはテレワーク化が現実的でなかったり、セキュリティ的な問題が生じたりする恐れもあるのです。それらを把握せずに進めようとすると、現場の反発まで招きかねません。
社内の業務をしっかりと把握し、テレワークが可能なところとそうでないところを分類しましょう。移行できそうな業務・部署については、「新たにどのようなシステムが必要なのか」「承認や申請のフローはどうするか、」「セキュリティ的な問題は発生しないか」などを議論します。
これら課題を抽出できたら、適切な対策が可能かどうかも考えなければなりません。課題に対し打てる手がなければ、テレワークへの移行は難しいこともあるからです。まずは、テレワーク化が可能な業務や部署をきちんと洗い出し、課題を抽出してから対策の要否を確認しましょう。
実施概要を決める
前項のプロセスで、テレワークが可能な部署や業務を洗い出しました。しかし、従業員の役職や社内で担う役割などによっては、オフィス以外での勤務が難しいケースも出てきます。そのため、このプロセスでは具体的に誰を対象にするのかを決めます。「〇〇部の係長以下」「〇〇業務を担当するAさんとBさん」などです。
さらに、どのような形態で実施するのかも決めなければなりません。一口にテレワークといっても、いくつかの形態があります。在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などがあり、従業員の就業形態によって用意すべきツールや運用ルールなどが変わってきます。形態を決める前に、それぞれの形態ごとの特徴を把握しておくことが大切です。そのうえで、達成したい目的に合わせて採用する形態を決めましょう。
また、どれくらいの頻度で実施するのかも考える必要があります。1週間単位で行うのか、曜日を決めて実施するのかなどです。最初から完全に移行してしまうと、何か問題が発生したときに対処できない恐れがあるため、あまりおすすめできません。まずは一部署や一業務などで試験的に導入し、スモールスタートで進めるとよいでしょう。
ルールを策定する
これまでとは異なる働き方となるため、新たにルールの策定をしなければなりません。業務におけるルールの策定はもちろん、制度の見直しも含めて検討しましょう。
例えば、業務に必要なコストを誰が負担するのかについても、きちんと決めなくてはなりません。従来のオフィス勤務では、インターネット利用に生じる通信料を会社が負担していました。しかしテレワークの場合、自身のパソコンやタブレット端末を業務に使用するケースが多く、ネット回線も自宅のものを使います。
このような部分を明確にしないと、のちのち従業員との間でトラブルに発展する恐れがあるため、注意が必要です。「機器の導入や通信費、それ以外にかかった費用をどのように負担するのか」。これを事前に決めて周知しておく必要があります。
ほかにも、業務中は私服でもよいのか、連絡はどのようにすればよいのか、勤怠管理をどうするのか、といったことも決める必要があります。社内でよく検討するのはもちろんですが、すでにテレワークへ移行し成功している企業を参考にするのもおすすめです。
勤務環境を整備する
オフィス以外の勤務で必要となるシステムやツールを準備し、勤務環境を整備する必要があります。従来では、部署内の従業員同士が気軽にコミュニケーションを取りつつ、業務をスムーズにこなしていました。しかし、テレワーク移行後はそれも難しくなるため、コミュニケーションツールの導入が求められます。
必要なのはコミュニケーションツールだけではありません。従業員の勤怠を管理するためのツールや、ウェブ会議システムなども同様です。ペーパーレス化に伴い電子契約システムも導入し、ファイル管理や共有サービスの利用も検討しなくてはなりません。
また、従業員によっては自前のパソコンを持っていないことも考えられます。このような従業員には、会社側がデバイスを貸与する必要があります。
社内共有をする
いきなりテレワークへ移行すると従業員に伝えても、納得してくれない方がいるかもしれません。突然の発表では戸惑ってしまい、とてもスムーズな移行はできないでしょう。そのようなことにならないよう、余裕を持って周知する必要があります。
「いつから移行するのか・どのように進めていくのか」を、すべての従業員で共有しなくてはなりません。テレワークの対象となる従業員だけでなく、全従業員への情報共有が基本です。引き続きオフィス勤務に携わる従業員であっても、テレワークに移行する部署と業務上深く関わっているかもしれません。今後の業務に影響を与える可能性があるため、すべての従業員へ周知してください。
また、必要に応じてセミナーや研修会なども実施しましょう。一方的に上層部やプロジェクトチームから情報を伝えるだけでなく、従業員たちからの意見に耳を向けることも大切です。
テストをする
準備が整ったからといって、すぐにスタートを切ってしまうのはNGです。どのような問題が発生するかわからず、何か起きたときに対処できない可能性があります。そのため、まずは試験的に導入して様子を見ましょう。
例えば、10人の従業員が在宅勤務となる場合、まずは2～3人で始めたり、複数ある部署の1つで始めたりするなど、スモールスタートで様子を窺ってください。特にこれといった問題も起きず、順調に進んでいるようなら少しずつ規模を拡大します。
その後も様子を見ながら運用を続け、最終的には予定していたすべての部署・従業員で移行し、本格的に運用をスタートしましょう。逆に、問題が発生したときには、しっかりと原因を追究し、改善策を打ち出して対策します。
テレワークの導入ではツール選びが重要
個々の従業員が別々の場所で業務を行うため、これまでには使用しなかったさまざまなツールを導入する必要があります。現在は便利なツールが数多くリリースされていますが、それゆえ自社にマッチした適切なものを選ばなければなりません。
導入してから別のツールへ変更するのは非効率極まりないため、試験的かつ段階的に導入を進めましょう。ツールによっては、無料の試用期間を設けているものもあるため、そのようなツールなら事前に使用感や機能をチェックできます。
ツールによっては、会社の規模にマッチしなかったり、必要な機能が備わっていなかったりすることも少なくありません。似たような機能を有するツールであっても、使い勝手のよさや導入費用、ランニングコストなどが大きく異なります。扱いの難しいツールでは、別途従業員へ研修を実施する必要性も生じます。
まずは上層部やプロジェクトチームが実際に使用しつつ、一部従業員にも使ってもらうことがおすすめです。そのうえで最終的に何を導入すべきか決めていきましょう。
まとめ
テレワークを導入するにあたり、まずは明確な目的を決めることが大切です。そのうえで現状を把握し、実施概要やルールの策定、勤務環境の整備を進めていきましょう。現場の従業員から反発が起きないよう、事前にきちんと情報共有することも忘れないでください。
最後にお伝えしたように、テレワークの成否はツール選びにかかっています。必要な機能の有無や導入費用、ランニングコスト、操作性などを考慮しながら、自社にマッチしたものを選びましょう。
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