働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、テレワークや在宅勤務を導入する企業が増えてきています。その一方で、マネージメントの問題を抱えてしまうケースが少なくありません。そこで本記事では、在宅勤務におけるマネージメントのポイントや、関連する課題について解説します。
在宅勤務の導入でマネージメントについて考える意味
在宅勤務を導入するにあたり、どうしてわざわざマネージメントを考えなければならないのでしょうか。これまで長くマネージメントに携わってきた方からすると、「通常通りの管理ではいけないのか」「何か問題があるのか」と疑問に思われるかもしれません。
在宅勤務の導入の際、マネージメントを考える必要があるのは明白です。なぜなら業務に携わる従業員は、これまでとまったく異なる環境で業務を行うからです。オフィスと違い、業務に必要なあらゆる設備と環境が整い、上司の目が行き届く場所で働くわけではないため、これまでとは異なる状況が間違いなく発生します。通常の勤務形態であれば、従業員がミスをすればその場で指摘し、指導を与えられます。しかし、在宅勤務ではそれは不可能です。お互い離れた場所で業務を行っているため、コミュニケーションもこれまでのようには取れないのです。
つまり、これまで当たり前のように行ってきたマネージメント方法では、在宅で働く従業員に対応できないということです。そのため、テレワークに即したマネージメント方法を考える必要があります。
在宅勤務のマネージメントに関連する課題
では、在宅勤務のマネージメントに関する課題としては、具体的にどのようなことが考えられるのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。
コミュニケーションの活発化・円滑化
オフィス勤務では、同僚や上司などほかの従業員が周りにいるため、コミュニケーションが取れない状況に陥ることはほぼありません。しかし在宅勤務では、周りに誰もいない環境で業務に携わる都合、必然的にコミュニケーションが不足しがちになります。
このような状況に陥ると、さまざまな問題が発生します。従来なら、仕事でわからないことがあれば、従業員は近くの上司や先輩にすぐ質問できました。こうしたことは不可能となるので、わからないまま仕事を進めてしまい、大きなミスに発展してしまう恐れがあります。
在宅勤務では基本的に、メールやチャットを利用した文字でのコミュニケーションを取ります。口頭なら伝えたいことをきちんと伝えられても、文字となると難しいケースも少なくありません。伝えたいことがきちんと伝わらず、ミスに発展したり、関係性の悪化につながったりすることが考えられるのです。
また、これまでオフィス勤務が当たり前だった従業員が、突然自宅での勤務となると孤独感に苛まれる恐れがあります。誰とも会話できない状況に孤独を感じ、パフォーマンスを落としてしまうかもしれません。このようなことが起こり得るため、管理者はコミュニケーションの活発化や円滑化について考える必要があります。
従業員・プロジェクトメンバーの勤怠・業務管理
オフィス勤務であれば、タイムカードやICカードで勤怠記録を残せるため、管理者は容易にマネージメントできます。従業員の欠勤・早退・遅刻といった状況も即座に把握でき、適切な対処が可能です。しかし、個々の従業員が離れ離れとなる状況では、こうしたことは不可能になります。
また同様に、業務管理も困難です。管理者の目が行き届くオフィス勤務なら、従業員が仕事をさぼらないように監視・指導したり、業務進捗をリアルタイムで把握し、状況に合わせて指示を与えたりもできました。ところが在宅になると、こうした業務管理もなかなか困難でしょう。目の前に従業員がいないため、現在誰が何をしているのかは把握不可能です。進捗状況をチェックするため連絡しても、「問題なく進んでいます」と言われれば、それを信じるしかありません。
進めているプロジェクトによっては、遅れが許されないものもあるでしょう。そのようなケースにおいて、1人の従業員が業務を滞らせてしまうと、プロジェクト全体の進捗に大きな影響を与えてしまいます。そのようなことにならないよう、管理者には進捗を適切に把握できる仕組みの構築が求められます。
適切な評価の実施
日本の企業では、成果だけで従業員を評価するケースはほとんどありません。評価の判定基準は企業によって異なりますが、一般的には勤務態度やコミュニケーション能力の有無、会社への貢献度など、さまざまな要素から評価を行います。
従来の勤務形態なら、これらの要素から評価が可能ですが、在宅となるとそれも難しくなってしまいます。これまでのようにコミュニケーションを気軽に取れる状況ではなく、勤務態度もリアルタイムで把握できるわけではないからです。
文字だけのやり取りになると、それだけで人の印象も変わってきます。例えば、会話力に優れていてもメールは苦手な人がいたとすれば、それだけで「コミュニケーション能力が低い」と捉えられてしまうことも考えられます。
このように、在宅勤務では従業員の姿が見えないため、適切な評価が困難です。いい加減な評価をしてしまうと、従業員やチームメンバーの不満を募らせ、モチベーション低下につながる恐れもあります。ひいては、管理者のマネージメント能力の不足を指摘されるかもしれません。こうした事態を回避するためにも、在宅勤務下でも適切な評価ができる仕組みを構築する必要があるのです。
在宅勤務におけるマネージメントのポイント
まずは、従来と同じようなマネージメントはできないことを再認識しましょう。働く環境が大きく変われば、それに合わせてマネージメントの方法や考え方も変える必要があります。ここからは、具体的なマネージメントにおけるポイントを解説します。
ツールを活用した環境整備
コミュニケーションの円滑化や進捗状況の把握ができる環境を整備するため、ツールの導入を検討しましょう。在宅やモバイルワークなど、テレワーク下においてはITツールを活用した環境整備が欠かせません。
スムーズなやり取りを行うには、チャットツールの導入がおすすめです。基本的には、文字や音声によるコミュニケーション環境を実現するツールですが、中には各種ファイルのアップロードやタスク設定まで可能なものもあります。
併せて、Web会議ツールの導入も検討しましょう。会議のたびに従業員をオフィスへ招集するのは非効率です。Web会議ツールを導入すれば、離れた場所にいても複数人が参加してミーティングを行えます。通信の安定性や、音質・画質などを比較しながら選びましょう。
勤怠管理ができるシステムもほしいところです。クリックやタップで打刻できるものや、シフト管理・休暇申請などの機能が備わったツールもあります。必要な機能を備えているかチェックしつつ選んでください。
プロジェクト管理やタスク管理向けのツールも導入しましょう。業務が可視化されるので、リアルタイムで進捗状況を把握できます。ガントチャートやカンバン方式が利用可能なもの・コミュニケーション機能が備わったものなど、さまざまなツールがあります。
ルールの設定による管理
在宅勤務に適した、新たなルールを設定する必要があります。制度の見直しも含めて新たなルールを策定し、管理を円滑に行える体制を整えましょう。
例えば、情報共有をどのように行うのかについてもルール化しておくべきでしょう。従来なら、その場で聞けば情報共有が可能でしたが、在宅勤務ではそれができません。情報共有や報告に関するルールを徹底し、管理に活かしましょう。
また、勤怠に関するルール化も必須です。「勤務開始時にチャットツールで連絡を入れる」「終了時も報告を入れる」といった具合です。2時間おきに進捗を報告するルールなどを設定しておけば、管理者が状況を把握しやすくなるでしょう。
なお、ルール設定は大切なことですが、実現可能かつ無理のないルールを定めることが重要です。あまりに無理のあるルールでは、従業員の反感を買い、かえってモチベーションを下げてしまう恐れがあります。
コミュニケーション機会の創出
在宅勤務では必然的にコミュニケーションが減るため、意識的にやり取りできる機会を設ける必要があります。特に、従業員側から管理者へ気軽にコミュニケーションを取ることは難しいと考えられるため、管理者側から機会を作ってあげましょう。
例えば、部下やチームメンバーへ積極的に声かけをしたり、ミーティングを実施したりするなどです。会話ができる機会を増やしてあげれば、慣れない環境下での業務でも、従業員はストレスを溜め込まずに済むでしょう。こうした機会の創出は、伝達ミスの回避にもつながります。
また、チャットツールを利用し、定期的に「進捗はいかがでしょうか？」「問題なく進んでいますか？」など声かけしてあげるのもよいでしょう。従業員側からも気軽に話しかけられるような関係性を築けると、なおよいかもしれません。
コミュニケーションを取ることは重要ですが、頻度には注意が必要です。あまりにも声かけやミーティングの機会が多いと、かえって従業員を辟易させかねないため、適度な距離間を保つことが大切です。特定のメンバーばかりに声かけせず、万遍なくチームメンバーすべてに声をかけることも忘れないでください。
在宅勤務に適した評価方法の設定
先述したように、在宅勤務では従来の評価方法が通用しません。従業員の姿が見えないため、勤務態度や成果に至ったプロセスの評価が困難だからです。そのため、基本的には達成した成果に基づく評価方法の採用が望ましいでしょう。
ただし、成果のみで評価してしまうと、従業員のモチベーション低下につながる恐れもあります。それでは本末転倒であるため、「プロセスもある程度評価する」「目標設定を取り入れる」といった工夫も必要です。
場合によっては、「ノーレーティング」と呼ばれる評価方法の導入もおすすめです。これは従業員のランク付けを行わず、上司や管理者との対話が重視される評価方法として、近年さまざまな企業で取り入れられています。このように、在宅勤務に適した評価方法を検討してみましょう。
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まとめ
在宅勤務におけるマネージメントは、従来とやり方も考え方も異なります。さまざまな課題をクリアしなければなりませんが、ツールの活用やルール設定、評価方法の見直しなどで対応可能です。
在宅勤務下でのマネージメントに活用できるツールとして、「Asana」が挙げられます。世界中のさまざまな企業が導入している実績のあるツールで、プロジェクト管理やタスク管理、ワークフロー管理などに役立ちます。タスク進捗の可視化・共有機能に加え、コミュニケーション機能も備わっているため、チームメンバーとのやり取りもスムーズです。在宅勤務のマネージメントについてお悩みの際は、ぜひ導入を検討してみてください。
https://asana.com/ja
