働き方改革関連法の施行に伴い、日本でもリモートワークに注目が集まっています。しかし「リモートワークを導入したいが、詳しい内容はわからない」という企業担当者の方も、まだまだいるのではないでしょうか。
本記事では、働き方改革とリモートワークの概要を説明した上で、導入時のポイントやおすすめITツールなども紹介します。これから導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
働き方改革とは
「働き方改革」とは、労働者の労働環境を改善するためにまとめられた「働き方改革実行計画」に基づいた政策です。大企業では2019年の4月、中小企業では2020年の4月から適用が開始されています。
主な内容は、「長時間労働の見直し・残業の割増賃金引き上げ・雇用形態による格差撤廃・十分な休憩時間の確保・フレックスタイム制の導入・年次有給休暇取得の義務化」など、労働者の健康と生活を守るためのものです。
また労働者のニーズに柔軟に対応することで、育児・介護・病気・高齢などを理由に働きたくても働けない潜在的労働力の活用も目指しています。
働き方改革が推進される背景には、日本の深刻な人手不足が関係していると言われています。このまま人手不足の深刻化が続けば国家全体の生産性が低下してしまうため、労働者のワークライフバランスの確保と潜在的労働力の活用は日本にとって急務なのです。
そして、労働者のために労働環境を是正し、柔軟な働き方へ社会全体として対応することで、人手不足の解消や国の生産性向上につなげようとしています。それによって労働者が日本の未来に明るい希望を持てるようにする、という狙いもあるのです。
リモートワークとは
「リモートワーク（remote work）」とは、直訳すると「遠隔の仕事」という意味です。つまり、「自社オフィス以外の遠隔地で仕事をすること」をリモートワークと呼んでいます。自宅・レンタルスペース・カフェ・屋外など、どこでもリモートワークは可能です。特に、働く場所を自宅に限定したものは「在宅勤務」「在宅ワーク」と呼ばれます。
「テレワーク（telework）」という似た言葉もありますが、リモートワークとほぼ同様の意味と捉えていいでしょう。
細かく分けると、リモートワークは実際に出社しいていたときと同じ勤務時間で働くのに対し、テレワークでは時間を有効に活用した柔軟な働き方が認められます。そのため同じような意味の言葉でも、「時間をある程度自由に管理できる個人事業主」などはテレワーク、「企業に勤める労働者」はリモートワークと呼ぶことが多いのです。
そして現在、多様化するワークスタイルに合わせて新しい働き方を取り入れる企業が増えています。以下に4つの働き方をまとめました。
「フルタイム・リモートワーク」（完全リモートワーク）
企業に勤める正社員が業務のすべてを会社以外の場所で行うことです。会社に出社する必要がないため、通勤時間が削減でき居住地も自由に選べるなど、さまざまなメリットがあります。
「ハイブリッド・リモートワーク」（出社とリモートワーク）
オフィスワークとリモートワークをかけ合わせたものです。出社する日数や曜日を自分で設定し、それ以外の日は好きな場所で仕事をします。育児や介護と仕事を両立する社員が、プライベートの予定を軸に出社日を決められるなど、多様化するニーズに対応した勤務形態です。
「テンポラリー・リモートワーク」（限定的なリモートワーク）
散発的または一時的にリモートワークすることを意味します。例えば正社員の女性が、産休や育休期間中のみリモートワークに切り替えたり、業務終了後や休日に家で仕事をしたりすることです。非正規社員に一時的に仕事を依頼する場合もこれに該当します。
「リモート・アウトソース」（外部委託）
企業外の人間が受注・制作・納品までをすべてリモートで行うことです。フルリモートという意味ではフルタイム・リモートワークと同じですが、雇用形態が異なります。主な職種にイラストレーター・ライター・Webデザイナー・プログラマー・プランナーなどがあります。
働き方改革でリモートワークを導入すべき理由
働き方改革でリモートワークを導入すべき理由を5つの項目に分けて詳しく解説します。
遠隔勤務という選択肢追加による働き方の柔軟性向上
先述したように日本では人手不足が深刻化しており、国家全体の生産性低下が懸念されています。そこで、リモートワークやフレックスタイム制度を導入し、働き手に時間や勤務地の選択肢をより多く与えることで、少しでも労働者数を確保することが大切です。
遠隔地での勤務が可能になれば、通勤時間に使っていた時間を家族や自分のために使えるようになり、ワークライフバランスの向上につながるでしょう。
また、育児や介護をする社員を支援することで定職率のアップや離職率低下も見込めるなど、複合的なメリットが得られます。
採用対象拡大や離職防止による人材確保
リモートワークは勤務する場所を選びません。通信環境さえ整っていれば日本国内または海外など、世界中どこにいても仕事ができます。勤務地を考慮して職場を選ばなくて済むとなれば、就職の選択肢が大きく広がるでしょう。
地方に住む人たちも、通勤距離に関わらず雇うことができます。都心や関東圏内などのエリアにこだわらずに、優秀な人材を探せるようになるでしょう。もちろん、労働者たち本人にとっても、ワークライフバランスを守りながら各地の企業で働く機会がえられることは、大きなメリットです。リモートワーク導入は、このように、企業と労働者双方にとって有益と言えるのです。さらに企業や業種によっては、日本にとどまらず世界中から人材を集められるでしょう。
もちろん既存の従業員たちも、結婚・出産・育児・介護など、環境変化を理由に退職する必要がなくなるため、自社の労働力が流出してしまうことを抑止できるでしょう。
社員の業務への集中による生産性アップ
リモートワークでは、通勤以外にもさまざまな部分を削減できるため、会社全体のパフォーマンス向上につながります。
例えばオフィスワークには電話対応やコピー、会議の準備やお茶汲みなど、多種多様な雑務があります。しかし、リモートワークではそういったものが一切なくなるため、空いた時間を有効に活用できると期待されているのです。
そのほかにも、「無駄な私語・重要度の低い会議・打ち合わせ・往復の通勤時間・クライアント訪問する際の移動時間」など、あらゆる時間的コストも削減されるでしょう。このため、社員は自分の与えられた業務にだけ集中できるようになり、結果として企業全体の生産性が大幅にアップすることが期待されるでしょう。
オフィスを使用しないことによる費用削減
リモートワークは会社への出社を必要としないため、フルタイムでオフィスを使用していた場合と比較してランニングコストを削減できます。出社人数を半分に減らすだけでも光熱費や交通費、印刷代などの費用を抑えられるでしょう。
完全リモート化した企業の場合は、「家賃・光熱費・通信費用・家具代・オフィス備品・通信機器代・ビル清掃費・交通費」といった膨大な費用が削減されます。
ITツールの導入費用を懸念し、なかなかリモートワーク導入に踏み切れない企業も多いかと思います。しかし、実際にランニングコストの削減率と照らし合わせてみると、ITツールと共にリモートワークを速やかに導入してしまった方が、有利な場合も少なくありません。
遠隔での勤務体制構築による事業継続対策
さまざまなメリットがあるリモートワークですが、事業継続に重要な役割も担っています。それはパンデミックや自然災害などにより交通網すべてがマヒした場合でも仕事を継続できるということです。
コロナウイルス感染拡大のような状況や、地震や津波による自然災害など、いつ何が起こるかは誰にも予測不可能です。そんなときでも事前にリモートワークの体制を整えておけば、より柔軟に対応できるでしょう。
リモートワークは働き方改革を実現するための施策としてだけでなく、災害時のリスクマネージメントという側面もあるのです。
働き方改革でリモートワークを導入するときのポイント
ここからは、働き方改革でリモートワークを導入するときのポイントを紹介します。
ルールや制度を整備する
リモートワークでは、上司が直接部下の働いている様子を確認できません。そのため「社員が本当に働いているのか・勤務時間中に仕事をしているのか・働きすぎていないか」などを、遠隔から管理する体制構築やルール作りが必要です。
まずITツールで勤怠管理を行い、定期的にWebミーティングを設けるなどして進歩状況や社員の様子を把握しましょう。さらに、1日1回の業務報告や最低限の提出物を義務化し、違反した場合のペナルティなども取り決めておくとよいでしょう。
また、リモートワークでは「働いた時間＝評価」ではなく「成果＝評価」とするなど、評価の仕方を変える必要もあります。長時間働くよりも短時間で成果を出せる社員を優秀な社員と定義づけることで、怠惰な仕事をする社員が出ないようにしましょう。
セキュリティリスクを理解する
会社以外の場所で仕事をするリモートワークは、情報漏えいのリスクと常に隣り合わせの状態です。この対策は、「セキュリティソフト導入などに代表される、機材への直接的な対策」・「ポセキュリティポリシー見直や、社員との意識共有などの、間接的な対策」に大きく分かれます。
まずは間接的対策として、情報の取り扱い方について社内でガイドラインを作成し、セキュリティ対策をポリシーとしてまとめましょう。
そのセキュリティポリシーに基づき、次にクラウドサービスの導入やウイルス対策ソフトの導入といった直接的な対策を進めましょう。
加えて、クラウドサービスログイン用に多要素認証（指紋認証・パスワード・PINコードなど）を取り入れたり、社内から持ち出すデバイスやデータに暗号化を施したりすることで、より万全になります。
もちろん、そうした直接的対策と並行して、社員の情報リテラシー教育など、間接的対策も続行していきましょう。
ITツールを導入する
ITツールの導入は、リモートワークを推進する上で欠かせない要素です。先述したような、実際に出社しないことによる社員管理の難しさやセキュリティリスクの問題を、リモートワークに適したツールによって解消する必要があるからです。
そこで注目されているのがリモートワークに最適な機能がすべて揃ったワークマネージメントプラットフォーム「Asana（アサナ）」です。Asanaを導入すると、勤怠管理がツール上で簡単に行えます。また、仕事の進歩状況がタイムライン形式で表示されるため、どの程度作業が進んでいるのかすぐに確認することが可能です。
さらに、チャット・タスク管理・メンション・カレンダーなど、仕事に必要な機能も充実しており、上司や同僚、他部署との情報共有もスムーズに行えるのです。
まとめ
国内企業すべてに実施が義務づけられている働き方改革について、リモートワーク導入へ焦点を絞って説明しました。
リモートワークを取り入れることで労働環境改善・人材確保・コスト削減・リスクマネージメントなど、さまざまなメリットを得られます。しかし、リモートワークの導入には解決しなければならない課題も多く、ハードルを感じている担当者もいるでしょう。
そんなときはツール上ですべての業務が完結できるAsanaを使うのがおすすめです。低コストで高いパフォーマンを目指せます。
