近年では、新たな働き方としてテレワークを導入する企業が増えています。テレワーク導入により企業はどのようなメリットを得られるのでしょうか。また、導入前にデメリットもきちんと押さえ、ルールや仕組みの整備、ツールの導入など対策を講じることも大切です。
テレワークとは
テレワークは、ギリシャ語で「遠く」を意味する「tele」と、英語の「work」を融合させた、アメリカ生まれの造語です。リモートワークと呼ばれることもあります。従来のようにオフィスへ出勤せず、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を指す言葉です。
代表的な働き方としては、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務、モバイルワークなどが挙げられます。共通するのは、会社のオフィスから離れた場所で、パソコンやインターネット、電話などのICT（情報通信技術）を利用し業務を行うことです。
なお、サテライトオフィスとは、本社や支社とは別に用意されたワーキングスペースです。社員が通勤しやすい場所に設置されるケースが多く、郊外や地方に設けられることも少なくありません。
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テレワークが企業にもたらし得るメリット
多少面倒な点があってもテレワークを導入する企業が増えているのは、明らかなメリットをもたらすからです。ではそのメリットとは、具体的にはどんなことなのでしょうか。
コストを削減できる
テレワーク導入で得られる大きなメリットの1つは、コスト削減です。経済活動を行う企業にとって、コスト削減は売上を伸ばすことと同じくらい大切なことです。
まず、通勤してくる社員の数が減ることで、オフィスの水道光熱費や通信費や社員に支払っていた交通費も削減可能。また、テレワークに伴い通常はペーパーレス化も進めることになるので、OA機器のリース代や消耗品費などの経費削減効果も期待できるでしょう。
さらに、オフィスの面積を減らしたり、業務の一部を郊外に移したりすることで、賃料を削減し、大幅なコストダウンも可能になるかもしれません。
人材の確保につなげられる
多様な働き方を求める方は、年々増えています。従来の働き方に執着してしまうと、多様な働き方を求める優秀な人材を取りこぼしてしまう恐れがあるでしょう。テレワークを導入すれば、多様な働き方をしたいと考える優秀な人材にアピール可能です。
また、働きたい気持ちも能力もあるのに、出社ができない方もいます。家族の介護をしている、体が不自由で出社が困難、といった方は少なくありません。テレワークが可能な企業なら、このような方たちを取り込めます。
すでに雇用している社員でも、子育てや療養、地方や海外への引っ越しなど、さまざまな事情で出社が困難になる方もいるでしょう。このような方たちが、やむを得ず会社を辞めてしまうケースは少なくありません。企業がテレワークのような新しい働き方を提案すれば、離職の抑制へつながります。人材育成や人材募集にかかるコストや労力の節減にもなるでしょう。
非常時に備えられる
地震や台風など何かしらの災害、病気の流行に伴う緊急事態宣言により、オフィスで通常の業務ができなくなることは十分に起こり得ることです。テレワークを導入しておけば、このような非常時でも安心です。社員は自宅やサテライトオフィスなどで業務を行えるため、経済的な被害を最小限に抑えられます。
1つのオフィスにすべての機能が集約していると、非常時に事業が継続不能に陥りかねません。未来がどうなるかは誰にもわからないため、いざそのような事態になっても柔軟に対応できるよう、あらかじめ対策を講じておくことが大切です。
社員の業務効率・生産性を上げられる
オフィスでの業務では、周りの社員に進捗を妨げられるケースも少なくありません。テレワークなら、業務に集中可能な環境を自ら構築でき、淡々と与えられた業務をこなせるため、業務効率や生産性向上につながります。
また、社員が時間配分を決めて業務に取り組めるため、理想的なワークライフバランスを実現できます。家族や友人と過ごしたり、趣味や学習に費やしたりする時間が増え、プライベートを充実させられるでしょう。仕事に対するモチベーションアップが期待でき、それに伴う生産性の向上が見込めます。
企業イメージを高められる
政府の政策である働き方改革とリンクするため、多様な働き方を認めている企業としてイメージアップを図れます。妊婦や障害のある方、家族の介護をしている方など、出社が困難な方たちに広く門戸を開き、誰もが働きやすい環境づくりをしている企業であることをアピールできるのです。
ネットが普及し誰もがSNSで情報発信を行う昨今では、企業イメージはとても大切です。ワークライフバランスの実現に取り組む先進的な企業との評判が広がれば、優秀な人材の獲得や利益向上など、さまざまなメリットも得られるでしょう。
テレワークにおいて想定されるデメリット
数多くのメリットを企業にもたらしてくれるテレワークですが、導入することで想定されるデメリットもいくつかあります。今後導入を本格的に検討するのなら、メリットのみならずデメリットも把握しておきましょう。
セキュリティのリスクがある
オフィス勤務では、堅牢なセキュリティ対策を施した社内ネットワークで情報をやり取りするケースがほとんどです。各社員のパソコンにもセキュリティ対策を施し、日ごろから情報漏えいに関する注意喚起も行っています。同じ空間で仕事しているため、上司による監視も行き届きやすいでしょう。
テレワークでは、自前のパソコンで業務を行うことも多いため、ウイルス感染による情報漏えいが懸念されます。また、周囲の目がないため、社員によって故意に情報が持ち出されるリスクも高まるでしょう。さらに、カフェやファミレスなどで業務を行うケースもあり、第三者に機密情報が漏れてしまう恐れも否定できません。
情報漏えいが起きると、企業のイメージは失墜します。顧客や取引先の信用を失い、事業の継続が難しくなる可能性もあります。こうしたリスクを回避するため、導入前にはしっかりとセキュリティ対策を講じておかなくてはなりません。
労務管理が難しくなる可能性がある
テレワークであっても、企業は社員の労働時間を正確に把握し管理しなければなりません。しかし、それぞれの社員が離れた場所で業務を行うため、労務管理は難しくなる傾向があります。
オフィス勤務なら、まじめに働いていない部下に上司が直接注意できますが、遠隔で働くテレワークではそれがなかなかできません。逆に、慣れ親しんだ自宅で仕事しているとオンオフを切り替えにくく、つい長時間労働をしてしまう従業員もいます。
コミュニケーションに関する懸念がある
テレワークの導入におけるデメリットとしてよく挙げられることが、コミュニケーション不足です。オフィス勤務なら、毎日必然的に顔を合わせるため自然に声を掛け合うことになりますが、個々の社員が別々に離れていると、淡々と仕事をこなすだけになりがちです。
コミュニケーションがうまく取れなくなると、業務上のミスや行き違いも起こりやすくなってしまいます。仕事に関するコミュニケーションはメールやチャットなど文字がメインとなるため、齟齬が生じる可能性が高いのです。
オフィス勤務なら、気になることや不安なことをすぐ上司に相談できますが、テレワークではそれもできません。相談や報告が後回しになってしまい、業務に支障をきたすこともあるでしょう。また、コミュニケーションのない孤独な環境で業務に取り組むため、社員がストレスを溜めてしまう懸念もあります。
テレワークのデメリットを解決するためには
考えられるいくつかのデメリットを紹介しましたが、決して解決不可能な問題ではありません。解決のためにいくつかのポイントを押さえましょう。
仕組み・ルール・制度の整備
テレワークに合わせた仕組みやルールを整備しましょう。
コミュニケーションを強化するために、会議やミーティングのほかに、一対一で上司と面談する機会を作り、チーム内での気軽なおしゃべりの場を設けることも有効です。情報共有に関しても、「どのような情報はどのツールで共有するのか」といったルールを決めておくとスムーズです。
技術的なセキュリティ対策を施すだけでなく、セキュリティに関するガイドライン制作とルール化も必要です。テレワークにおける、パソコンの取り扱いや資料の持ち出しなどについてルールを決め、周知しなければなりません。
労務管理についても同様です。長時間労働を防ぐため、休日や夜間に社内システムへアクセスできない環境を整えます。また、そのような時間帯に仕事上の連絡を控えるよう社員へ注意喚起しましょう。
人事評価制度についても検討します。オフィスワーク主体の社員とテレワーク主体の社員がいる場合、昇進や昇給に関し不公平が生じないように、評価の仕方を変える必要があるかもしれません。
ツール・ソフトウェアの導入
テレワークの導入や運営に役立つツール、ソフトウェアを導入するのもおすすめです。コミュニケーションツールや勤怠管理ツール、セキュリティ対策ソフトなどは、テレワークを導入している企業の多くが活用しています。
役立つツールやソフトウェアは数多くあるため、何から導入すべきか迷うかもしれません。自社に特に必要なものから始めて、少しずつ導入しましょう。機能や操作性、必要なコストなどを比較して検討します。
テレワークへの移行に伴いツールを導入しようと考えているのなら、Asanaも検討してはいかがでしょうか。Asanaは、業務を「見える化」するワークマネジメントツールです。
誰が何をやっているか、どのようなスケジュールで仕事が進んでいるのか、各プロジェクトの進捗具合はどうか、などを画面上で管理できます。テレワークでチームメンバーと離れていても、全体像を把握しながら仕事を進められるようになるでしょう。
世界195ヵ国、75,000以上の企業で導入された実績があり、管理ツールとして高い評価を得ています。テレワーク実施後の業務をスムーズに進めていくために、ぜひお役立てください。
まとめ
テレワークを導入する企業は、今後さらに増加すると予想されます。人材の確保や生産性向上などのメリットがある一方で、コミュニケーション不足に陥りがち、勤怠管理がしにくい、といったデメリットがあることも理解したうえで、導入を検討しましょう。
テレワークに関するデメリットを解消するには、ツールの導入がおすすめです。ここで紹介したAsanaがあれば、近くにいないメンバーが今行っている仕事や進捗状況を、現在進行形で確認できます。導入実績も豊富で評価も高いツールですので、ぜひこの機会に検討してみてはいかがでしょうか。
