ビジネスの場で、「タスク」「プロジェクト」という言葉をよく耳にすることがあるかと思いますが、これらの意味をなんとなく同じように使ってはいないでしょうか。ここでは、これらの違いや意味、それぞれの関係性、関連する用語についても解説していきます。
タスクの意味
「タスク」とは、もともとはコンピューター用語として使用されていた背景があります。PC上で処理される仕事の最小単位、という意味を持っています。
しかし近年では、ビジネス用語として使用されることが多くなってきました。この場合、英語の「task」という意味と同じで、「やるべきこと」、「仕事」、「作業」という意味を持っています。このように、コンピューター用語としての「タスク」と、ビジネス用語としての「タスク」があることに注意する必要があります。
タスクとプロジェクトの違い
「プロジェクト」とは、ある目標を達成するための計画を意味します。そのプロジェクトに参加するメンバーをプロジェクトメンバーと呼びます。
タスクはひとつの大きなプロジェクトの中にあるひとつひとつの課題や作業です。ある目標を達成するためのプロジェクトという枠の中にタスクが存在しており、タスクとプロジェクトはそれぞれ違うものであるといえます。プロジェクトの達成を目指し、タスクをこなしていくというイメージです。
大枠となる計画を作成し、そのための仕事を行う人員を決定します。次にそれを具体的に遂行・達成するためにはどのような作業が必要になるかを考え、最小単位のまとまりとしてタスクを構成していきます。その一つ一つを完了していくことで、最終的にプロジェクトが達成されるという流れです。
タスクの例
では、具体的にどのようなことがタスクとなるのかを紹介します。
一つの例として、入社式というプロジェクトがあった場合、細かく分けた仕事の内容として以下が挙げられます。
- メンバーの決定
- スケジュール設定
- 予算の決定
- 参加者の決定
- 会場の調査・予約・下見
- 「当日の流れ」の設定
- 会社役員・来賓への日時案内
- 記念品の購入
- 経費精算
- 反省会
これら一つ一つの中にも、さらに細かなタスクで構成されることがほとんどです。
例えば、「予算の決定」の中にも以下の作業が必要になります。
- 前年度予算・決算の確認
- 打ち合わせ資料の作成
- 打ち合わせ
- 費用の概算
- 予算書の作成・提出
このように大抵の場合、大きなタスクの中に細かなタスクが複数存在しています。
タスクの関連用語
タスク及びプロジェクトの違いがわかったところで、次にこれらに関連する用語についても解説していきます。
タスク分解
「タスク分解」とは、タスクを細かく分けることであり、「タスクばらし」と呼ばれることもあります。
上の例で解説したように、予算の決定というタスクについて、「資料の作成」や「費用の概算」などに分けることがまさに「タスク分解」と言えます。
細かな分解を行うことで、プロジェクトまたはタスクの全体像を俯瞰できる、必要な時間を見積もれる、課題点が見えやすくなるというメリットがあります。
タスク管理
「タスク管理」とは、タスクを分解してリストアップし、優先順位を決定したうえで実行し、進捗を管理することを言います。似た言葉で「ToDo管理」も同じ意味で使われることがあります。これを行う目的は、効率的にタスクを進めてプロジェクトを遂行させることにあります。
タスク管理には、個人のタスク管理とチームのタスク管理があります。個人のタスク管理では、優先度を考慮してスケジュール・期日を管理することで作業漏れを防ぐ効果があります。
チームのタスク管理では、タスクの割り当て管理や全体スケジュールの管理によって、タスクの重複または漏れがないか、誰が何を行っているのかを明確化する効果があります。個人及びチームのタスク管理を上手く関連させて進めることも重要です。
マルチタスク
「マルチタスク」とは、複数の作業を同時並行または短時間のうちに切り替えながら実行することを言います。反対の言葉で「シングルタスク」があります。これは、その言葉の通り一つの作業に集中して取り組み、一つずつ作業を完了させていくことを言います。
コンピューターの世界でもマルチタスクが実行されています。例えば、メールの送受信とデータ入力などの作業を同時に進めることができるように、OS（オペレーション・システム）がタスクを分解し、素早く切り替えながら複数のアプリケーションを起動させていきます。こうすることで複数のタスクが同時進行しているように見えます。
タスクチーム
「タスクチーム」とは、一つの計画や目的のために一時的に結成されたチームを表す言葉です。これは、同じ部署や部門の人員だけでなく、あらゆる部署や部門から横断的に集められることが多いと言えます。また、大抵の場合通常業務をこなしつつ、結成されたチームで計画に向かって仕事をします。
タスクフォーカス
「タスクフォーカス」とは、上で説明したタスクチームとほとんど同じ意味として使われます。意味や特徴は一緒ですが、より緊急性を要する場合に使われることが多いといえます。もともとはビジネス用語ではなく軍事用語として使われており、ある任務のための機動部隊を指していました。
短期間のうちに素早く計画や目的を達成することが求められるため、専門性の高い人員が選抜されることが多いといえます。予期せず起こってしまった緊急性及び重要性の高い問題や課題に対して、それを解決するために集められます。
まとめ
しっかりとしたタスク管理を実行することは、全体の生産性向上に繋がります。タスク管理ツールを利用すると、より簡単に効果的なタスク管理が行えます。
「Asana」では、タスクの割当確認やワークフロー、スケジュール管理、進捗確認ができ、目標・プロジェクトの明確化が可能です。その結果、組織全体の生産性向上に繋げることができます。
タスク管理の方法がわからない、効率的にタスク管理がしたいという場合には、Asanaを利用して、無駄なく的確にタスク管理を実行してみてください。
