現代社会ではあらゆる場面で誰かと関わりを持つ機会があるでしょう。コミュニケーション力は信頼関係を築くために欠かせません。ビジネスシーンでも仕事を順調に進めていくのに必須ですし、訓練により身につけることができるスキルです。
コミュニケーション力を高めるためにどのような力を鍛えるべきか、すぐに実践できる方法も含めて解説します。
コミュニケーション力とは
コミュニケーション力とは、他の人と信頼できる関係を構築するために「考えをわかりやすく伝える力」「情報を正しく受け取り、内容を理解する力」のことです。
私たちは日々、家族や友人、知人、会社の上司・部下・同僚、取引先、学校、お店の店員などさまざまな立場や背景の人と出会い、交流を通じてコミュニティを形成していきます。特にビジネスシーンでは、異なる価値観や考え方を持つ他人同士が、情報を共有して意思疎通することになります。認識のズレを無くし、理解を深めて生産性の向上につなげるためには、コミュニケーション力が不可欠です。
そのため採用時や人事評価においても、重要度の高いスキルと見なされています。
コミュニケーション力を構成する要素
コミュニケーション力には、いくつかの複合的な能力が含まれています。ここでは、それらの要素について、ビジネスシーンを念頭に解説します。
意思伝達力
意思伝達力は「自分の考えを意図通りに伝える力」を指します。日常会話、報告、連絡、相談、交渉、提案などあらゆる場面で求められます。自分の考えを持って、相手に伝えようとする強い意志が必要です。
とはいえ、正確に理解してもらえなければ意味がないため、相手にとって理解しやすいように伝えなければなりません。相手の性格や思考、価値観、立場、役職に合わせて適切な表現方法を選択する柔軟性が必要です。
論理的表現力
論理的表現力は「物事の道筋を組み立てて説明をする力」を指します。この時、表現する手法は言葉だけでなく、文章や図表も含まれます。煩雑な情報を整理して、物事の文脈や背景、意図を分かりやすく説明できるので、営業や企画のプレゼンテーションなどで成果を上げやすい傾向にあります。
好感表現力
好感表現力は「良い印象を与える力」を指します。いつも不機嫌そうで、乱暴な言葉遣いをする人よりも、にこにこしていて、柔らかい雰囲気の人のほうが長く付き合っていきたい、協力してあげたい、と思ってもらいやすいものです。爽やかな挨拶や表情、立ち振る舞いなどにより、「感じの良い人だな」という印象を持ってもらえるようにしましょう。
対人調和力
対人調和力は「相手の意思や感情を読み取り、配慮・尊重できる力」を指します。対話の中で自身の考えを伝えることは確かに重要ですが、相手の話をよく聞き、理解する力も同じく大切です。一方的ではなく、双方向から発信される状態を作ることで、建設的で活発な対話が行えます。相手の側に「理解してもらえた」と感じてもらえるなら、信頼関係も深まるでしょう。
コミュニケーション力を高めるためには
コミュニケーション力を高めるには、考えていることを言葉として表現する「言語」と、身振り手振りといった言語以外の表現で伝える「非言語」での表現力を鍛えなければなりません。ここでは、鍛えるべき4つの力について紹介します。
1.伝える力を鍛える
相手に自身の頭の中にある考えを分かりやすく伝える力は、ビジネスシーンにおいて不可欠です。
脳内にある考えを言語化する時、脳内では瞬時に「対象の観察→思考を整理→言語化→分かりやすく表現」という一連のプロセスが行われます。そのため、言語化能力を向上させるには「観察力」「思考力」「語彙力」「要約力」の4つの要素が揃っている必要があります。
- 観察力は「変化に気づき、共通項を見つけ出し、本質を見抜く」ことです。自分が今まで関心がなかったことも含めてさまざまなことに興味を持つようにすることで磨かれていきます。
- 思考力は「自分の考えを論理的に整理する力」です。普段の会話でも、思いつくまま話さずに、わかりやすい順番で話す、意見を述べる際には必ず根拠も入れる、といったことを習慣にすることで鍛えましょう。
- 語彙力は「自分の伝えたいことを的確な言葉で表現する力」です。感謝を伝えるにしても、語彙力があれば相手や状況に適した表現を選択できます。語彙力強化のトレーニング方法として適しているのは読書です。多くの言語表現をインプットできます。
- 要約力は「話を端的にまとめる」力です。話を短くまとめて、シンプルに伝達できれば、スムーズに会話ができます。要約力を鍛えたいのであればTwitterがオススメです。日本語の場合、最大140文字と制限があるため、要約して言語化する練習ができます。
2.聴く力を鍛える
相手の言葉を理解し、建設的な会話をするには「聴く力」が求められます。相手の話を遮らずに、最後まで聴くという姿勢を貫きましょう。仮に相手が話したいと思っていることが分かったり、途中で反論したくなったりしても、途中で割り込むのはNGです。また、相手の話を即座に否定せず、いったん受け止めるようにします。
相手の伝えたい意図が不明な時は、質問を投げかけましょう。「あなたの話に興味がある」というのを認識してもらう効果もあります。
3.非言語的な伝える力を鍛える
会話を成立させるのは言葉だけではありません。目線の動き、表情の変化、声のトーン、ジェスチャー、姿勢などが大切になります。作業中でも一旦手を止めて、体の向きも変えて相手のほうを見る、笑顔や会話内容に合った表情で聞く、話にうなずく、などを意識して行ってみましょう。
4.読み解く力を鍛える
読み解く力は「相手の本当の気持ちを汲み取る力」です。ここで必要なのが、非言語を読み解く力です。「いいですよ」と肯定の返事をしていても、困った顔をしていたり、声の調子がイライラしていたりするなら、心からの承諾ではないのかもしれません。
表に出やすい人もいれば、ほとんど表に現れない人もいるので、個々の人に関心を持ってどのような特徴があるか観察していく必要があるでしょう。相手に関する情報が蓄積されると、いつもと違うのを敏感に察知できるようになります。
すぐに実践できるコミュニケーション力を高めるためのポイント
ここまで解説してきたポイントは中長期的なトレーニングが必要なものが多いため、すぐに改善したい場合は時間がかかる可能性があります。ここでは、今すぐに実践に取り組める手法を紹介します。
ピンポンルール
ピンポンルールとは1：1で話すときに、話す量を「4：6」の配分で調整する手法です。「話しすぎ」も「話さなすぎ」もNGで、程よいバランスで発言するのが理想と言われています。ピンポン（卓球）をするときのように、双方が会話に加わるようにしましょう。そうすることで、相手に負担をかけず、気持ちよく会話を楽しんでもらえます。
ラポールスキル
相手との信頼感を構築する際に役立つのが、「相手と似た形でコミュニケーションを取る技術」であるラポールスキルです。相手との類似性や共通点を見つけると親しみを感じやすくなる「類似性の法則」を利用したものです。
よく用いられるのは、相手の表情やしぐさといった視覚的情報を似せる「ミラーリング」、声の大きさや調子、速さといった聴覚的情報を似せる「ページング」という手法です。これらを意識するだけで、親しみを感じてもらいやすくなります。
ただし、度が過ぎて相手に「私のまねをしている」と思われないように、自然なレベルに留めてください。
傾聴
周りの人が「この人はコミュニケーション能力が高い」と感じる要素の一つに「傾聴力の高さ」が挙げられます。傾聴は心理学やカウンセリングの分野で用いられたテクニックで、相手の話に耳を傾け、熱心に聴く姿勢を指します。
以下は、聞き上手になるポイントです。
- 相づちやうなずきを適切なタイミングで入れる
- 表情の変化や身振りで相手の話に集中していることを示す
- 相手の話は最後までしっかりと聴く
- 相手の言いたいことを引き出す質問を投げかける
このような点を実践することで、相手から「この人とは話しやすい」「自分の言いたいことをしっかり話せた」と感じてもらえるでしょう。
PREP法
PREP法とは「Point：結論・要点を伝える、Reason：理由を述べる、Example：具体例を挙げる、Point：再度結論・要点を伝える」と、順序立てて要件を伝える文章構成手法の一つです。論理的に文章を構築でき、相手に考えを的確に伝える手法として効果的です。
プレゼンテーションをする際もメールを書く際も、このような順序になっているかチェックしてみるとよいでしょう。
まとめ
コミュニケーション力をつけるには、自分に欠けているスキルを知り、実践ベースで一つずつトレーニングするのが大切です。つい「どのように話すか」だけに注意が向きがちですが、表情や声のトーン、立ち振る舞いなどの非言語の要素や、相手の言葉の聴き方も大切です。
無愛想にせず、穏やかな表情で相手にとって話しやすい雰囲気を作るのも、立派なテクニックです。話すのに苦手意識がある方は、まずは良い聴き手になることを目指してみるもよいでしょう。
