コラボレーションツールとは？そのメリットや選び方も紹介

2020.07.17 2022.09.07 ワークマネジメントオンライン編集部

「コラボレーションツール」という名前は聞いたことがあるものの、どんなツールなのかよく分からないという人も多いでしょう。コラボレーションツールとは何か、その種類やメリット、選び方などについて詳しく解説していきます。

コラボレーションツールとは

「コラボレーション」は、「共同作業」という意味を持っています。コラボレーションツールとは、共同作業に活用できるツール、または共同作業をサポートするためのツールを総称した言葉です。例えば、クラウドストレージやビジネスチャット、プロジェクト管理ツールなどが挙げられます。

社員同士のコミュニケーションを活性化させることが社内全体の生産性や顧客満足度などを高めることに役立つといわれているため、近年では、コラボレーションツールが多くの企業で導入されています。それらを高めることで、企業利益の増大を図ることにもなるでしょう。

社員同士のやり取りを円滑にすることで、社員全員が同じ目標を持って行動しやすくなるというメリットもあります。チームで1つのプロジェクトを推進していくような場合は、そこに携わるメンバーが共通の目的意識を持って作業を進めていかなくてはいけません。そのような場合に活用できるのが、コラボレーションツールです。

コラボレーションツールは、離れた場所にいる人と資料を共有したり会話をしたりできるものですが、大きく分けて、そのやり取りが瞬時にできるリアルタイム性のものと、そうではない非リアルタイム性のものがあります。

リアルタイム性のツールの代表的なものは、遠隔会議システムとユニファイドコミュニケーションというツールです。遠隔会議システムには、テレビ会議システム、電話会議システム、Web会議システムの３つが含まれます。ユニファイドコミュニケーションとは、遠隔会議システムに電話やメール、チャットなどの業務用アプリケーションがセットになった、大規模な統合システムの総称です。

一方、非リアルタイム性のツールとしては、メールやファイル転送のように、情報の送信と受信に時間的なずれが発生するようなシステムが挙げられます。

コラボレーションツールの例

コラボレーションツールの例として、どのような種類があるかをその特徴や使い方と共に紹介していきます。

会議ツール

離れた場所にいるメンバーと打ち合わせをしたい場合などには、Web会議システムやテレビ会議システムを活用するとよいでしょう。中には数百人単位で同時に接続できるものもあるので、大きなプロジェクト会議などにも利用できます。顔を見て話ができるため、実際に対面していなくても相手が目の前にいるような感覚で話を進められます。

Web会議システムとテレビ会議システムはいくつかの点で異なります。Web会議システムはパソコンやWeb会議サーバーを利用して通信を行います。パソコンからのアクセスが可能なので、どこにいても会議に参加しやすいのがメリットです。また、低コストのため、導入しやすいツールといえます。一方のテレビ会議システムは、通信のために専用端末や専用の接続装置が必要です。据え置き型のものが一般的なので、会議室などで使用されることが多いツールです。また、Web会議システムに比べると導入コストが高額になります。

どちらのツールを使用するにしても、会議参加者の移動が少なくて済むので、移動に伴う交通費や宿泊費などのコストを削減できる点も、企業の経営にとってプラスになるでしょう。

コミュニケーションツール

メールツールはメールソフトを利用するものだけではなく、ブラウザで送受信ができるものなど、さまざまな種類があります。メールでやり取りすることが多い企業では、メールボックスを容量無制限で利用できるものを活用しているところも多くあるでしょう。

一方、メールよりも気軽にコミュニケーションが取れる手段として、チャットツールを導入している企業も多々あります。チャットでは資料や動画の送信が容易にでき、画面をスクロールすることで会話を見返せるという点が特徴です。なお、社内メンバーとのコミュニケーションツールとしてチャットを使い、社外の担当者とのやり取りはメールで行うというように、状況に応じて使い分けるケースが多いようです。

ファイル共有ツール

クラウドストレージを利用すると、インターネット上にファイルを共有するスペースを作ることができ、どこにいてもアクセスが可能になります。このようなサービスが提供されるようになったことで、自社のファイルサーバーにソフトウェアをインストールし、ファイル共有スペースを構築するという手間が必要なくなりました。また、アクセス権限の付与などの設定がファイルやユーザーごとにできるものもあるため、セキュリティの心配があるビジネスのやり取りでも安心して導入できるでしょう。

プロジェクト・タスク管理ツール

スケジュール管理、進捗管理、タスクアサインができるツールを活用している企業も増加しています。スケジュール管理ツールでは、ツール内のメンバーの予定が一覧ですぐに把握できるため、会議の日時を決める際にも参加者一人ひとりに日程を確認して調整するという手間が省けます。また、大人数が関わる大規模プロジェクトであっても、全体の作業進捗の確認や、全体の中での自分のタスクを明確に把握することができます。特に進捗管理については、参加者全員が可視化できる状態にしておくことで、メンバー内でのやり取りもスムーズになり、タスクを円滑に進めることができます。

コラボレーションツールのメリット

コラボレーションツールにはどんなメリットがあるでしょうか。項目ごとに解説していきます。

コミュニケーションが取りやすくなる

チャットなどを活用することで、対面したり電話したりしなくても相手とコミュニケーションが取りやすくなります。チャットであれば、瞬時にメッセージを送れるだけでなく、用件だけを気軽に伝えることができ、返信もすばやく受け取れます。一つのチャット内でやり取りを重ねていくので、過去のメールから必要なものを探しだすという手間も省け、時間の節約になります。また、やり取りをする人数が多くても全員が会話に参加できるので、作業の相談も効率よく進められるでしょう。

ファイル共有機能を使って、メンバーと資料を共有することもできます。クラウド型のコラボレーションツールであれば、インターネット環境がある場所なら、どこからでもアクセス可能です。スマートフォンなどの端末に対応している種類もあるので、社員の働き方に合わせた活用ができます。そのため、在宅勤務者や地方の支社の社員などとも支障なくコミュニケーションが取れるでしょう。

管理作業が効率化する

コラボレーションツールを活用することで、メンバー内での情報共有がスムーズになるほか、効率的にタスク管理をすることが可能です。各メンバーが現在抱えているすべての仕事やその期日などをひと目で把握できるので、あるプロジェクトでタスクを細分化し、それを適切な人に割り振ることも、割り振られた個々のタスクの進捗状況をメンバー全員で共有することもできるのです。さらに、作業進捗を確認し、滞っている部分があれば早期発見することも可能です。プロジェクトの進行を妨げかねないリスクにすばやく対応できる環境を整えることで、納期に余裕を持って作業を進められます。

コラボレーションツールの選び方

コラボレーションツールにはさまざまな種類がありますが、自社に合ったものを選ぶことが大切です。そこで、適切なツールの選び方について、ポイントを解説します。

機能で選ぶ

コラボレーションツールには、チャットやテレビ会議などができるコミュニケーション機能と、ファイル共有やプロジェクト管理などができる情報共有機能が包括されています。これにより、単独のコミュニケーションツールを使う場合よりも、やり取りがより円滑に進むというメリットがあります。また、クラウド型の場合は、安全に情報管理を行うためのセキュリティ機能がついています。選ぶ種類によってついている機能が異なるので、どの機能が必要なのかを検討してから選択しましょう。

操作性で選ぶ

どんなに機能が充実したコラボレーションツールでも、実際に使いこなせる人が少なければ宝の持ち腐れになってしまい、自社に導入するメリットを享受することができません。効果的に導入するためには、使う人を選ばない操作性があるかを確認することが大切です。誰もが簡単に操作できるものを選ぶことで、部署を問わず導入することができます。