テレワークが普及し始めた昨今、「従来のような共同作業が難しくなった」と感じている企業経営者や現場のチームリーダーが増えているようです。では、テレワーク環境下において、どうすれば安定した共同作業を実現できるのでしょうか。本記事では、共同作業を成功に導く法則や具体的な失敗例、対策などをご紹介します。
共同作業環境を整えるには？
企業における仕事では、複数人による共同作業が行われるシーンが少なくありません。共同作業の失敗例や対策を知る前に、まずは共同作業を始められる状況を構築することが大切です。
使いやすいオンラインオフィスツールを見つける
テレワーク環境下において、チームで共同作業を遂行するためには、オンライン対応のツールが必須です。オンライン対応のツールを導入すれば、個々のメンバーが離れた場所にいても、オンラインを介して共同作業を進められます。
導入するツールは、メンバーが使い慣れているもの、もしくは操作性が似たものを選びましょう。操作性が大きく異なるものを導入してしまうと、使いこなすまでに時間がかかってしまうからです。特にMicrosoft 365(旧Office 365)やGoogleスプレッドシート、Googleドキュメントなどはオフィスツールとしてよく導入されています。これらは互換性も高いため、セットで導入するのもよいでしょう。
また、これらのツールと連携できるタスク管理ツールを導入すれば、業務の進捗状況をメンバー間で共有できます。Excelやスプレッドシートでもタスク管理は可能ですが、メンバー数が多いと管理が難しくなるため、専用のタスク管理ツールやプロジェクト管理ツールの導入が好ましいでしょう。
使用ツールのバージョンを統一する
ツールのバージョンによって、共有ができない、もしくは共有方法が異なるケースがあります。また、各メンバーが異なるバージョンのツールを用いて業務に従事してしまうと、作業中にイレギュラーな事態が発生しかねません。
このような事態を避けるべく、使用ツールのバージョンは統一しましょう。特に、オフライン環境下でも使用できるオフィスツールなら、常に最新バージョンにアップデートして利用するのが基本です。
クラウドで利用できるツールなら、この点の心配はありません。ベンダー側で、常に最新バージョンにアップデートしたうえで提供しているからです。
作業メンバー全員に編集可能なアクセス権を与える
ツールでファイルを共有しても、メンバーに編集可能なアクセス権を付与できていなければ、作業ができません。すべてのメンバーにアクセス権限が付与されているか、必ず確認しましょう。
確認をしないと、アクセス権限を付与できるスタッフが、権限の付与を忘れて休暇に入ってしまう、といったことが起こりかねません。休暇中にスタッフと連絡がとれなければ、ファイルを編集できず、時間を無駄にしてしまいます。
共同作業の失敗例と対策 3選
共同作業における失敗例を知っておけば、同じ失敗をしないよう対処できるでしょう。ここからは、共同作業の主な失敗例とその対策をピックアップしてご紹介します。
失敗例①：作業内容や編集箇所が重複してしまう
すでに他メンバーが編集しているにもかかわらず、それに気づかないまま自身も編集をしてしまう、といったトラブルは少なくありません。このようなことが頻発すると、時間を無駄にしてしまい、全体の業務効率も低下します。
また、作業の重複を回避しようとした場合、チームリーダーにその都度確認する必要があり、余計な時間がかかります。自分の業務領域がどこまでなのか把握しきれていないケースでも、このような事態が起こりえるのです。
解決策：役割分担を明確にし、各作業内容を皆で共有する
複数メンバーで作業を始めるときは、各自の役割分担を明確にしておくことが大切です。誰が何をどこまで担当するのかを明確にしたうえで、作業に取りかかりましょう。
また、各自の業務領域や作業内容をメンバー間で共有することもポイントです。情報を把握しやすいように、リスト化するなどの工夫を講じましょう。業務に用いているツールの履歴記録機能を利用すれば、誰がどのような作業を行ったかを確認できます。責任の所在も確認しやすいため、機能が実装されているのならぜひ活用してください。
失敗例②：コミュニケーションが煩雑化する
テレワーク環境下では、ビジネスチャットなどを用いて、頻繁にやり取りをしつつ作業を進めるケースが少なくありません。それゆえリアルタイムにやり取りできるチャットツールは優秀ですが、ときに話題が業務と関係ない方向へ逸れてしまうこともあります。
非対面でのコミュニケーションゆえに、このような事態が起きやすくなっているのです。このような場合、チームリーダーはやり取りをうまくリードし、脱線した話題をもとに戻す必要があります。そのため、リーダーに負担が集中しやすい点は、大きな懸念材料といえるでしょう。
解決策：非同期型コミュニケーションをうまく使う
ビジネスチャットのように、リアルタイムでやり取りできるツールがビジネス上での情報共有に最適かといえば、実はそうともいえません。使い方次第では、メールやレポートといった「非同期型コミュニケーション」も十分に役立ちます。
たとえば、メールやレポートに伝えるべきことをまとめ、空いた時間を使ってメンバーに確認してもらう方法が考えられます。この場合、リアルタイムでのやり取りではないため、変に話題が逸れる心配もありません。
メールやレポートを活用する際は、必要な情報をピンポイントで盛り込むのがコツです。いくつもの情報を詰め込んでしまうと、要点がぼやけてしまうおそれがあります。
失敗例③：各メンバーの作業方針に一貫性を欠いてしまう
複数名で取り組む業務では、チームワークが重要です。個々の方向性が異なるままに業務を遂行してしまうと、一貫性のない成果物が出来上がってしまいます。
このような状況下においては、コミュニケーションが噛み合わなくなってしまうことも少なくありません。それぞれの方向性が異なるゆえに認識違いも生じてしまい、業務効率の低下を招くこともあるのです。
解決策：課題内容と価値観をしっかりと共有する
事前に課題内容や価値観をチームで共有できれば、先述した課題を解決できるでしょう。取り組んでいる業務はどのような課題を解決するものなのか、何のために遂行しているのかなど、価値観の共有と認識のすり合わせをきちんと行うことが大切です。
特にテレワーク環境下では、チャットやメールなどテキストを用いたコミュニケーションが増えるため、お互いの価値観や理念、課題内容などがきちんと伝わらない可能性があります。Web会議システムのように、音声と映像でやり取りできるツールを導入すれば、伝えたいことをより伝えやすくなるでしょう。
全般的な解決策として、タスク管理ツール導入が有効
ここまで述べてきた失敗のリスクは、いずれもタスク管理ツールの導入で解決できる可能性があります。Microsoft 365やGoogleのツールと連携できるものなら、共同作業の業務効率化にも効果が期待できます。
連携ができるツールなら、タスク管理ツールでメンバーとやり取りをしつつ、連携したツールを用いて資料を作成する、といったことも可能です。スケジュール管理機能まで実装したタスク管理ツールなら、メンバーの進捗状況を正確に把握でき、スムーズなプロジェクト進行をサポートしてくれるでしょう。
たとえば、多くの企業で導入実績がある「Asana」は、代表的なタスク管理ツールです。操作性に優れているため、ITツールの利用が苦手な方でも安心して利用できます。タスク管理やプロジェクト管理、スケジュール管理はもちろん、コミュニケーション機能も実装しており、容易に情報共有できるのもメリットです。アプリをダウンロードすればスマートフォンからでも利用でき、時間や場所を問わず手軽にタスク管理が行えるため、業務効率化に大きく貢献してくれます。
まとめ
共同作業を成功に導くには、使いやすいオンラインツールを導入し、統一したバージョンで利用することが大切です。今回ご紹介した事例と同じような失敗をしているのなら、解決策を参考に作業環境や仕事の進め方などを見直してみましょう。
記事内でもお伝えしましたが、共同作業で生じやすいリスクの多くは、タスク管理ツールの導入によって解決できます。特に、Asanaのような業務効率化に役立つ機能を豊富に実装しているツールなら、共同作業を成功に導いてくれるだけでなく、生産性向上も実現できるでしょう。
