昨今、多くの企業でリモートワークの導入が進んでいますが、出社勤務に比べて生産性が低下することを懸念している企業担当者もいるのではないでしょうか。本記事では、リモートワークを導入予定もしくは導入済みの企業担当者に向け、リモートワークにおける生産性低下の理由と改善ポイントなどを紹介します。
リモートワークと通常勤務の違い
リモートワークと通常勤務の違いは、オフィスに出社して仕事をするか否かにあります。リモートワークの特徴は、働く場所や時間、雇用形態の制約を受けにくく、自宅やレンタルオフィスなど好きな場所で仕事を遂行することです。インターネット環境の充実化によって実現してきた働き方で、育児や介護といった家庭の事情があり、毎日の出社が難しい人でも無理なく仕事と生活を両立することができます。
また、通常勤務では上司や同僚と同じ場所で一緒に働くのに対し、リモートワークでは基本的に一人で働くという点も両者の違いの一つです。
ちなみに、リモートワークと似た言葉に「テレワーク」があります。リモートワーク を直訳すると「remote（遠くの、遠隔の）」「work（働く）」となり、つまり遠隔で働くという意味になります。一方のテレワークは、「tele（離れた所）」で「work（働く）」ことを指し、意味としてはどちらもオフィスから離れた場所で仕事をする勤務形態を指す言葉です。
日本の企業でテレワークが初めて導入されたのは1984年とされており、リモートワークという言葉よりもかなり前から使用されていました。現在ではテレワークもリモートワークもほぼ同じ意味で使われることが多くなっています。
リモートワークで生産性が低下する理由
ここからは、リモートワークを実施することで生産性が低下すると考えられる理由について、5つの点を挙げて解説します。
コミュニケーション機会の減少
リモートワークでは同僚と顔を合わせる機会が少なくなることから、チームメンバーとのコミュニケーションが不足しがちです。それにより仕事を円滑に進めるための報告・連絡・相談の機会も減少してしまいます。何らかのトラブルが起きた際、従業員同士が同じオフィスにいれば迅速に対応しやすい事態でも、リモートワークでは情報共有から解決までに時間がかかってしまうこともあるでしょう。
ほかにも、気軽なコミュニケーションが難しくなることで人間関係の構築がしにくくなる点や、何気ない雑談から生まれるビジネスアイデアの創出機会が減少する点なども課題です。これらのことから、リモートワークの導入によって会社全体の生産性低下につながることが懸念されています。
情報共有のやりにくさ
コミュニケーション不足とも関連しますが、従業員同士が離れた場所で仕事をすることで、情報共有が困難になるでしょう。オフィスで顔を合わせている場合は、上司や同僚がすぐ近くにいるため、お互いの進捗状況の確認が容易にできますが、リモートワークではそうはいきません。
また、上司は「部下が今、何の業務に当たっているのか」を把握することが難しく、業務に関する指示や判断が遅れる可能性もあります。そのために大幅な作業の遅れが生じれば、結果として業務の生産性を引き下げてしまうでしょう。
ワークフローの問題
企業によっては従来のワークフローをそのままリモートワークに適用しているケースなどもあり、業務効率の悪化の原因となっています。ワークフローとは、業務を遂行する際に必要な承認や決済などの一連の流れです。いまだに紙文化、ハンコ文化が残っている場合、「ハンコを押印してもらうためだけに担当者が出社しなければならない」という、非効率な事態を招きます。
特に紙の書類に承認印をもらいたい従業員は、承認者が出社するタイミングを見計らって自分も出社しなくてはならないため、スケジュール調整の手間が一層かかります。また、複数人の承認印が必要な場合、「書類が今誰の手元にあるのか」も共有しづらく、お互いの出社タイミングの確認にさらに多くの手間・時間を要します。
長く待たされたあげく書類に不備があって差し戻しとなれば、その従業員にとって大きなロスとなるでしょう。もちろん、そうした煩雑・無駄な業務プロセスを放置することは、企業全体の業務遂行力を低下させることにつながります。
管理の難しさ
リモートワークになることで、上司は部下の働きぶりを確認することが難しくなります。従業員の勤怠や労働時間も管理しにくくなるため、「さぼっているのではないか？」という不安に陥りがちです。
従業員側としても周りに上司や同僚の目がないため張り合いがなくなり、ついだらだらと仕事をしてしまいやすくなります。モチベーションが維持できないことにより、作業効率が低下してしまう可能性があります。
リモートワーク下において効率良く仕事をするためには、従業員が自分でスケジュール管理を行う必要があります。そのため自己管理が苦手な従業員は、生産性を落としてしまいかねません。ほかのメンバーに迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。
仕事環境の不十分さ
リモートワークでは自宅での仕事環境を一から構築しなければならないケースも想定されます。インターネット環境やパソコン・機器の性能がオフィスのものより劣る場合、生産性に影響が出ることが考えられます。
家族との共有スペースで仕事をせざるを得ない場合、出社するよりもかえって集中できないという人が少なくないようです。
リモートワークにおける生産性の改善ポイント
上記ではリモートワークによって生産性が低下する原因を紹介しましたが、リモートワークを導入することが必ずしも業務の生産性を引き下げるわけではありません。生産性が低下する原因を把握して対策を取れば、リモートワークでも生産性を向上させられる可能性があります。
ここからは、リモートワークを導入して生産性を改善するために、押さえておきたい3つのポイントを紹介します。
ITツールの導入
ITツールは、情報共有の円滑化やコミュニケーションの活性化、ワークフローの電子化を行う上でなくてはならない存在です。
例えば、チャットツールを導入すれば、メールよりも気軽に従業員同士でコミュニケーションを取れます。会議資料などの文書ファイルの転送もできるため、メンバー間での情報共有がスムーズになるでしょう。また、Web会議ツールでは対面での話し合いができるため、通常勤務のようにお互いの表情を見ながら会話を進めることが可能です。
一方、ワークフローの電子化については、ワークフローシステムを導入することで申請業務をシステム上で完結するようになり、申請書などのペーパーレス化も実現できます。これにより、承認者の印をもらうために出社する必要もなくなり、申請から承認までの工数を削減可能なので、時間短縮も期待できるでしょう。書類をデータ化すれば管理や情報の検索が容易になり、紛失の心配も必要ありません。
仕組み・制度の改定
リモートワークを導入するにあたり、従業員の勤怠管理や人事評価の制度などを状況に合わせて改定することが重要です。従業員によって担当している業務範囲や作業スピードに違いがあり、個人の能力を労働時間で評価することは適切ではない場合もあります。従業員のモチベーションを維持する意味でも、評価に関しては事前に具体的な目標を設定しておき、それを達成してきちんと成果を出している従業員は昇給や昇進させるとよいでしょう。
勤怠管理に関しては、厳しすぎるルールを設けてしまうと従業員が監視されているように感じ、かえってモチベーションを低下させてしまう懸念があります。従業員のストレスにならない程度に自由な行動を許可した設定にするとよいかもしれません。また、適宜、業務の進捗報告を義務付けることで、大幅な作業の遅れや滞りを回避することができるでしょう。
企業による環境整備の支援
従業員が出社しなくても仕事をしやすい環境を提供することは企業の役割です。リモートワークの環境を新たに構築しなければならない場合、従業員に任せきりにするのではなく、企業が積極的に支援して、整備してもらいやすくしましょう。
例えば、インターネット環境やデバイスを支給するなど、企業が環境を用意する方法もありますが、従業員に自ら必要な機材を買いそろえてもらい、あとからかかった費用を負担する方法もあります。どちらの方法が適しているかは状況によって異なるため、従業員の意見を取り入れながら決定していくことをおすすめします。
最後に、リモートワークに活用できるツールとしてAsanaを紹介します。Asanaは全世界190ヶ国での導入実績を誇るワークマネージメントツールです。Asanaを利用することで、チームの優先事項やプロジェクトの期限を全体で把握しやすくなるほか、各種アプリと連携してシームレスに仕事を進められるため、全体の業務生産性の向上にも役立ちます。ほかにも、リアルタイムで情報共有ができるなど、業務を円滑化する機能を備えています。リモートワークの導入時にはぜひご検討ください。
まとめ
環境が整っていない中でのリモートワークの実施は、コミュニケーション機会の減少やワークフローの問題などによる生産性の低下を招く恐れがあります。そのような課題を解決するためにも、企業はITツールの導入やリモートワークに適した仕組みや制度の改定など、本記事で紹介したポイントを踏まえて体制を整備することが大切です。
本記事の最後に紹介したAsanaは、業務の進行をスムーズにし、目標達成までの管理をサポートします。また、リアルタイムでの情報共有を可能にするなど、リモートワークでの課題を解決するのに役立つ機能を多く備えています。リモートワークで生産性が低下することを懸念している企業担当者の方は、このようなツールを活用しながらリモートワークの推進を進めるとよいでしょう。
