効率的に仕事をこなすためにタスク管理をしたいと思っても、どう実施すべきか迷うことがあります。タスク管理の効果を最大限に発揮するためには、判断の基準を設けて優先順位を決めることが必要です。本記事では、タスク管理で優先度を決める重要性や、決める際に用いるマトリクス表の使い方について解説します。
タスク管理とは
タスク管理とは、プロジェクトのなかのやるべき作業を細分化し（タスク化）、それぞれのタスクの概要や進捗状況、優先順位、期限を管理することです。似た言葉に「ToDo管理」がありますが、ToDo管理では期限の設定は不要です。タスク管理をして期限を設定することで、より現実に即した計画を立て適切にペース配分を行えるようになり、期限通りにプロジェクトを完成させやすくなります。
複数人でプロジェクトに取り組む場合、やるべきことをタスクに分けてそれぞれの担当者を決めることは、プロジェクト全体の進捗状況を管理するのに大いに役立ちます。マネンジメントやスケジュール調整も容易になり、タスクの対応漏れや作業の重複も防げるでしょう。
進捗状況をチームメンバーで共有することで、各メンバーはプロジェクトの全体像を意識しながら、自分の仕事を行えるようになります。ある人の作業が遅れていることに気付いてフォローしたり、隙間時間を無駄にせずに小さなタスクをこなしたりできるかもしれません。
このように、タスク管理を取り入れることでプロジェクトを効率的に進められるようになります。
タスク管理で優先度を決める重要性
タスク管理では、優先度を決めることが重要です。タスクが多いのに、どれを先に行うべきかを適切に判断できないと、効率よく作業を進めるのが難しくなるからです。自分の目の前にある作業を淡々とこなしているだけでは、重要度の低いタスクに時間をとられ過ぎてしまうかもしれません。その結果、プロジェクトの要となるタスクにかける時間が少なくなってしまったり、納期に遅れてしまったりするおそれがあります。複数のプロジェクトに携わっていても、重要度の高いタスクを見極めて時間や労力を優先的に配分するなら、会社の利益につながるでしょう。
タスクの優先順位を決める方法とマトリクスの使い方
タスクのランク分けをする際には、3つのポイントを押さえる必要があります。- タスクを実施する必要性の有無
- タスクの重要度と緊急度
- タスクの影響度と難易度
3つのポイントについての詳細は、以下のとおりです。
実施するか、実施しないかを決める
優先度を考える前に、実施しなくてもよいタスクがないかを確認しましょう。タスクひとつひとつについて、実施する意味があるかを考えます。実のところ、習慣的に行っているだけで、実行してもほとんど意味や効果のないタスクが含まれている場合があるからです。限られたリソースを有効に活用するためにも、必ず実施しなければならないタスクだけを残すことが大切です。このタスクを実行しないとプロジェクトが成立しない、または業務の遂行に悪影響を及ぼすものだけを残しましょう。
タスクの重要度と緊急度で分ける
マトリクス表を活用し、タスクの優先順位を決めましょう。マトリクス表では、判断基準を2つ用意し、縦軸と横軸に配置します。タスク管理であれば、判断基準は重要度と緊急度です。たとえば、縦軸を重要度、横軸を緊急度として、4つのゾーンに分けます。1番目の重要度と緊急度の両方とも高いゾーンに配置されたタスクは優先順位がもっとも高く、初めに取り掛かるべきものです。たとえば、締め切り間近なもの、クライアントからのクレームやトラブル対応などを指します。
続いて、2番目の重要度が高いが緊急度が低いゾーン、3番目の重要度は低いが緊急度は高いゾーンのタスクの順で進めましょう。2番目は、キャリアアップのための研修や学習、中長期的な事業計画の作成などを指します。3番目は、毎日の報告書作成や、あまり重要ではない会議やメール対応のことです。
多くの人は、2番目と3番目の順序を逆にしがちです。2番目は期限が差し迫っているわけではないため後回しにしがちですが、将来を左右する重要なタスクであり、意識的に取り組む必要があります。
4番目の重要度も緊急度も低いタスクに関しては、実行するか否かを再検討します。または、アウトソーシング（外部委託）やRPAなどによる自動化も選択肢に入るでしょう。労力と時間の効率化につながり、重要度と緊急度の高いタスクに注力できるため、コア業務のクオリティの向上を図れます。
タスクを影響の大きさや難易度の高さに分ける
タスクの優先順位を決める際には、影響力や難易度も判断基準になります。この場合にもマトリクス表を活用し、縦軸を影響の大きさ、横軸を難易度または要する時間と設定します。1番目の影響力が高く難易度が低い、もしくは短時間で終わるゾーンに配置されたタスクから優先的に取り掛かります。たとえば、少ない労力で顧客満足度につながるタスクは、企業に与える影響力の大きさからも優先順位が高くなります。一例として、売り上げや利益に直結する宣伝活動は、オンライン上で展開すればスピーディーで効率的です。そのため、優先順位は高くなるでしょう。
続いて、2番目の影響力が高く難易度も高いタスク、3番目の影響力も難易度も低いタスクの順で実施します。4番目の影響度が低いわりには難易度が高い（時間を要する）タスクに関しては、実施の再検討が必要です。
タスクの優先度を決めにくい場合
上記の2つの基準でマトリクス表を活用しても、同じゾーンに複数のタスクがあると優先度を決めにくいケースもあります。その場合の対処法は2つです。- 簡単なタスクから取り掛かる
- 工程が多いタスクから取り掛かる
一見相反するようにも見える対処法ですが、以下でそれぞれのメリットを含めて解説します。
簡単なタスクから取り掛かる
マトリクス表で同じゾーンに配置されたタスクは、簡単なものから取り掛かりましょう。簡単なタスクから取り掛かるメリットは2つです。1つ目は、悩む時間の削減です。重要度と緊急度は同じなので、簡単だったり、短時間で終わったりするタスクから取り掛かるとあらかじめ決めておけば、優先順位に悩んで時間を浪費することはありません。
2つ目は、モチベーションの向上や維持です。抱えるタスクが多く、タスクが完了しない状況が続くと達成感が得られずモチベーションの低下につながります。簡単で所要時間の短いタスクを終わらせて成功体験を得ることで、他のタスクをこなすモチベーションも生まれてくるでしょう。チーム全体の士気を高める効果もあります。
工程が多いタスクから取り掛かる
工程が多い、または工数が多いタスクから実施すると決めておくことも一案です。プロジェクトの規模が大きいほどタスクが多くなり、より多くの人にタスクが配分されます。自分の抱えるタスクの遅れがプロジェクト全体の進捗状況に影響するので、優先的に実施することが望ましいでしょう。また、個人で進めるプロジェクトでも、作業量が多く時間を要するタスクから取り掛かれば期限までに余裕が生まれ、途中のトラブルなどにも対処しやすくなります。
まとめ
タスクを管理する上で重要なのは優先順位を決めることです。重要度と緊急度、影響力と難易度を基準にマトリクス表を用いて優先順位を決めると、業務の効率化や心理的な余裕にもつながります。また、さまざまなタスク管理ツールが普及していますが、有用なツールのひとつが「Asana」です。タスク管理に必要なシステムを備え、ユーザーインターフェースにも優れています。業務の効率化やクオリティの向上を図る際には、「Asana」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
