人事制度に問題を感じている人事部の方の中には、人事制度の改定を検討している方もおられるでしょう。人事制度を改定するうえで意識すべきことや、手順を知りたいと思っている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、人事制度の概要から、改定が必要な理由や目的、見直しのポイントおよび手順をご紹介します。
人事制度とは
人事制度の改定を考えるにあたっては、まず人事制度自体がどういったものかを理解しておく必要があるでしょう。ここでは人事制度の概要と、人事制度を構成する基本的な要素についてご説明します。
企業の経営資源であるヒトを管理する「人事制度」とは
企業が有するヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源のうち、ヒトを管理するものを人事制度といいます。人材の評価や報酬、処遇などの決め方を定めている人事制度は、社員のモチベーションはもちろん、企業の成長にも関係する重要な制度のひとつといえるでしょう。
人事制度の基本的な要素
人事制度は主に、等級制度・評価制度・報酬制度の3つの基本的な要素から構成されています。人材の序列を決定する等級制度により、部長や課長、係長のようなポジションが従業員に与えられます。ポジションは人材のスキルや経験、勤続年数によって決められることが一般的です。
次に、人材を評価する評価制度では、どのような基準で従業員を評価するのかを決定し、評価を行います。そして等級制度で定められた役職、評価制度による評価を用いて、どのように報酬を決定するかを定めたものが報酬制度です。
人事制度の改定が必要な理由や目的
人事制度の改定が必要となる理由は、社会や社内環境の変化によって、人材を適切に管理できなくなるためです。時代の変化や企業規模の変化に応じて、人事制度を適宜見直すことが求められます。ここでは、このような人事制度の改定が必要な理由や目的について詳しく解説します。
企業を取り巻く時代が変化
昔のように長時間労働が美徳とされる時代は過ぎ、近年では労働時間を短くすることなどでライフワークバランスを保っていこうとする働き方改革が、政府主導のもと推進されています。こうした労働環境の大きな変化の最中にあっても、企業は収益を上げていかなければなりません。そして、そのためには限られた時間で、いかに効率よく業務を遂行するかという生産性が重要になります。
人材のモチベーションも生産性を上げるために重要な要素となることから、ジョブ型雇用をはじめとする欧米型の雇用形態の採用も増えているなど、今や社会的変化が人事制度にも影響を及ぼしている状況にあるのです。企業の規模や環境など成長ステージが変化
企業規模の大きさによって求められる人事制度は異なり、企業の成長に合わせた人事制度の改定が必要です。企業規模が大きくなると人材の数も増えるので、現行の人事制度では管理しきれなくなることが予想されるでしょう。
また、テレワークなどの導入による業務効率化や、事業方針の転換といった環境の変化によって、評価方法の見直しが必要になることも考えられます。このように、企業規模や環境が変化したときに人事制度を見直すとよいでしょう。人事制度の見直しのポイントを解説
人事制度の見直しにおけるポイントは、社員のモチベーションを維持し、かつ仕事を可視化できる仕組みを構築することです。ここでは、これらの仕組みをつくることの重要性についてご説明します。
評価内容を明確化し社員のモチベーションを維持すること
評価につながる行動や結果が不明瞭であれば、社員はどのように行動すればよいかわからず、モチベーションが上がらないでしょう。評価の根拠を示すことさえ難しいとなれば、納得感の得られない結果に社員は不満を抱きかねません。
評価する内容を事前に周知し運用することで、透明性や根拠のある評価となり、社員の納得感につながるでしょう。行動や責任がしっかりと評価に結びつくことがわかれば、社員のモチベーションをコントロールしやすくなります。社員の仕事を可視化すること
社員の仕事を可視化することで、評価に用いられる材料が増えるため、より適正な評価が可能となるでしょう。特に近年はテレワークの普及により、社員の仕事が見えにくくなっており、仕事を把握する重要性が一層増しているといえます。テレワークのような離れた場所での業務でも、連絡や引き継ぎなどのチームワークは必須であり、社員同士の連携においても仕事を可視化することは必要です。
仕事を可視化するにあたっては、業務可視化ツールの利用がおすすめです。たとえばワークマネジメントツール「Asana」は、業務内容や進捗の管理に役立つ機能を多数備えており、簡単に業務を可視化できます。Asanaを用いた仕事の可視化によって、適切な評価を行うことにつながるでしょう。人事制度の見直しの手順を解説
人事制度の見直しは大まかにいうと、まず自社の人事制度の実態を把握し、問題点を抽出したのち改定という流れで行います。以下、各プロセスについて詳しく見ていきましょう。
自社の実態を把握し経営理念を反映
人事制度の見直しは、経営理念が反映されているかの確認や、問題点の洗い出しといった、人事制度の実態を把握することから始めます。経営理念は企業の考えを表すものであるため、理念に則った行動が評価される人事制度であるかを確認しましょう。
なお、場合によっては経営理念自体が社内に浸透していないことも考えられます。その場合は、理念を周知しておくことで評価される行動の指針が社員に示され、より評価への納得感につながります。
問題点の洗い出しでは、経営理念と人事制度にずれが生じていないか、社員からの不満がないかをアンケートなどで確認するとよいでしょう。
導入における協議を行う
現行の人事制度の実態を把握し、問題点の抽出を終えたら、次は新たな人事制度の設計に移ります。ここでは、人事制度の中で問題となっている事柄について、どのように改善すべきかを決めることが主な作業となります。その際、判断基準となるのが、企業理念に則っているか、自社にとって必要な人材を育てられるものであるかという点です。これらの基準で人事制度を評価し、どのように改定すべきか方針を立てましょう。
人事制度と目標管理制度の見直し
続いては、等級制度・評価制度・報酬制度の見直しを行います。等級制度においては、職務資格制度・職務等級制度・役割等級制度のどれを採用するかが重要なポイントです。自社の経営方針にふさわしいものを採用しましょう。設定する等級の数が多すぎると、年功序列に偏りがちとなるため、等級数についても見直しが必要です。
何をどのように評価するのかを決める評価制度は、社員のモチベーションを左右することから、人事制度において特に重要な項目です。評価基準や評価される行動を具体的に規定すると、評価がしやすくなり、社員の納得感も得やすいでしょう。上司だけでなく同僚や後輩からも評価を受ける360度評価の導入など、公平性を高める工夫も必要です。
そして報酬制度では、等級制度と評価制度の結果が適切に報酬に反映されているかどうか、労働基準法などの法律に反していないかの確認を行います。最後に、目標管理制度によって評価される行動を具体的に示すことで、社員のモチベーションが向上し、評価者側も評価をつけやすくなるでしょう。
運用を開始する
人事制度の見直しを終えたら、運用を始める前にシミュレーションを行い、欠陥がないか、企業理念に沿っているかなどを確認しておきましょう。
また、運用前に社員への周知を行うことも忘れてはいけません。事前に説明会を開くなどして社員の理解を得ておくことで、制度改定による混乱を最小限に抑え、スムーズな運用が可能になります。
そして、運用開始後は適切な管理を行うとともに、問題が生じていないか常時モニタリングすることも重要です。
まとめ
ヒト・モノ・カネ・情報の経営資源のうち、ヒトを管理する人事制度は、企業の成長や環境の変化に応じて適宜改定する必要があります。社員のモチベーションや企業の成長性にも関わるため、適切な人事制度を設計することが重要といえるでしょう。そして、その設計におけるカギを握るのが、社員の業務の可視化です。
ワークマネジメントツールの「Asana」を導入すれば、テレワークなどの遠隔地で働く社員の業務まで簡単に把握できます。コミュニケーションやプロジェクトの進捗管理など、多様な機能を実装しているので、生産性の向上にも寄与するでしょう。人事制度の見直しを考えている企業は、Asanaの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
