テレワークにおける部下への監視について、問題意識を抱える管理者も少なくありません。監視の方法次第では、部下に歓迎されず反発を招き、業務の生産性が低下することも考えられます。そこで、監視よりも管理に重点を置いたツールの利用がおすすめです。当記事では、テレワークを監視するデメリットや、仕事管理ツールの概要・メリットなどについて紹介します。
テレワークを監視してしまう理由とは
テレワーク導入にあたり、「通常勤務と同等の生産性を上げることが、果たして可能なのか」という疑問を持つ管理者は多いのではないでしょうか。
オフィスなら上司や社員同士、お互いの働きぶりが手に取るようにわかります。例えば、オフィスにいれば社員の様子や進行状況を見て、適切なタイミングでアドバイスしたり注意したりできます。しかしテレワークでは非常に難しいと言えるでしょう。
在宅勤務の場合、社員各自の稼働状況が見えないため、「サボっているのではないか」「家事や趣味の片手間に仕事をしているのでは」「短時間しか稼働していないのでは」と疑いを持ってしまう管理者もいるかもしれません。
そうした理由で、「テレワークでも業績を落とさないよう社員を正しく管理しなければ」という使命感で、社員を監視する管理者までいるかもしれません。特に、テレワーク導入から間もない企業では、テレワークという就業形態自体の成否に不安を持っている可能性もあります。そこで管理者は、社員を厳しく監視してしまっているというケースも考えられるでしょう。
さらに、セキュリティ面の不安も、監視行為の理由となります。テレワーク導入に際して企業がどうしても懸念するのは、「社員によって情報セキュリテイポリシーが遵守されているか」という点でしょう。情報漏えいのリスクや、不審な挙動をする社員がいないかなどを、常に監視したくなるのも無理はないかもしれません。
しかし以下で見るように、テレワーク中の社員を監視することはまったく推奨できません。むしろ効率的な管理を心掛けることが必要です。その理由を理解するために、まずは、監視にはどんな問題があるかをまとめていきましょう。
テレワークを監視することによる問題
テレワーク監視の手段として、社員の稼働状況をモニタリングできるシステムを利用している企業もあります。例えば、Webカメラを利用して監視するものや、定期的に撮影して画像を送信するツール、業務の開始と終了を記録するもの、業務中のPC画面のスクリーンショットを自動送信するもの、など多種多様です。
しかし、これらのツールを利用して社員のテレワークを監視することで、かえって問題が生じる場合があります。以下では、その具体的な事例を紹介します。
プライバシー侵害
テレワーク中の行き過ぎた監視は、プライバシーの侵害が懸念されます。
監視方法のひとつとして、メールの送受信や、Webサイトへのアクセスログを取得する方法があります。WebカメラでPCに向かって作業する画像・映像を撮影し、監視することも可能です。
ただし、私用メールや仕事に無関係のネットサーフィンなどの情報すべてを取得することは、プライバシーの侵害にあたる恐れがあります。管理者の立場を利用した、私的好奇心を満たすための監視と受け取られかねません。業務目的外の監視活動を行わないよう、十分に気をつける必要があります。
社員の不満・ストレス増大
リモートで上司から監視されているのは、社員にとってあまり気分のよいものではありません。「上司や会社から、自分が信頼されていないのではないか」という不安へつながります。結果、ストレスが増大し、業務の正確さや効率に悪影響が出てしまうことも考えられます。
もちろん、「勤怠管理の必要からという監視されているだけで、企業から信頼されていないわけではない」と、自覚できている社員もいるでしょう。しかしそうした社員であっても、監視されているという事実自体が、ストレスへつながってしまうこともあります。
生産性の低下
テレワークの監視によってストレスを感じた社員は、モチベーションが低下して業務効率を損ね、生産性が落ちる懸念があります。
着席して業務を行う様子を常に監視されるのでは、休みなく業務を継続することばかりに意識が向いてしまいます。その結果、短時間で成果を出す社員よりも、時間をかけた社員が奨励されるかのように錯覚してしまうことがあるのです。こうした状況で、業務をあえて非効率的にこなす社員が増えてしまえば、企業全体の生産性低下につながりかねません。
テレワークを監視することは本当に必要か
テレワークの監視については、社風や業務内容、立場などで、さまざまな見解があるでしょう。監視の目的や方法によっては、メリットがないとは必ずしも言えません。しかし、必要以上にプライバシーに踏み込んだ安易な監視では、上述したように想定されるデメリットも多く、有益な方法とはならないでしょう。
つまり、最低限の「管理」は必要と考えられますが、「監視」することはテレワークの本質ではないのです。必要に迫られテレワークを導入したものの、監視が逆効果になれば、社員がテレワークを苦痛に感じてしまうでしょう。
テレワークという働き方を確立するためには、監視ではなく、管理について、その方法を検討する必要があります。次項では、テレワークにおける効果的な仕事管理ツールについて紹介します。
テレワークを上手に管理するには仕事管理ツールを検討
テレワーク業務を管理するための手段として注目されているのが「仕事管理ツール」です。さまざまな機能を有する仕事管理ツールは、テレワークの際にも社員各自のタスク進捗を可視化でき、効果的なスケジュール管理を実現します。
テレワーク時の利用に特化したものも多く、在宅勤務でも生産性を落とすことなく業務効率化が可能です。また、社員の勤怠管理などが一元管理できるものもあり、管理者にとっても監視の目を光らせる必要がありません。
以下では、仕事管理ツールの多彩な機能について紹介します。
仕事管理ツールとは
「仕事管理ツール」とこの記事で呼んでいるものは、「業務効率化に寄与するタスク管理ツール・プロジェクト管理ツール・業務管理ツール」などを含む、幅広い業務用ツールのことです。つまり、ワークフローやプロジェクト、社員ごとのタスクなどを視覚化して管理できるツールのことです。
個々の仕事管理ツールによって、さまざまな機能や特徴があり、「何を重視した管理をしたいか」によって、企業が選ぶべきツールは異なってきます。ただ一般に、テレワーク中の社員間における、情報共有やコミュニケーションを円滑化することで、お互いの状況把握を効率化してくれる、という特徴を持っています。
例えば、プロジェクト管理の機能に秀でたツールは、「プロジェクト単位で、担当社員たちがチームを組み、活発にコミュニケーションする」といったことを簡単に実現してくれます。かつ、「お互いのタスク進行に応じて、スケジュールを再調整する」ための機能なども豊富に備わっています。業務の偏りや停滞も社員全員で把握しやすくなるので、効率的なプロジェクト信仰が可能となるでしょう。
生産管理や工程管理などに特化した機能を持つツールは、スケジュールを細分化し、ガントチャートとして可視化します。また、各タスクをTo Doリストや付箋のようにまとめながら優先順位をつけ、カレンダーに連動させる機能を備えるツールもあります。
加えて、社員の着席や離席などを記録できるものや、各作業に要した時間を計測できるものなど、勤怠管理に有効なツールも存在します。
このように、多機能を盛り込んだものから、シンプルで操作性の高いものまで、無料有料を問わずさまざまな仕事管理ツールが選択可能です。
テレワークにおいて仕事管理ツールが有効な理由
仕事管理ツールには、Web会議やチャットなどの機能が付加されたものや、外部システムとの連携が可能なものもあります。これらの仕事管理ツールをうまく使えば、業務の進捗管理や情報共有、上司や社員とのコミュニケーションも効率的に行えます。社員のやるべきタスクを可視化することは、社員の自己管理を促すことにもつながるでしょう。
管理者としても、俯瞰的に全体の進捗や、社員一人ひとりのタスク達成度などを、視覚的に把握・調整できるメリットは大きいでしょう。部下を監視することなく、効率的な管理が実現されるのです。
さらにクラウド型なら、万全なセキュリティ体制を提供業者が整えているツールも存在します。クラウド型の仕事管理ツールを検討する際は、自社で扱うデータや業務の種類に鑑みつつ、ぜひセキュリティ面も選択基準にいれてください。
適切な仕事管理ツールを導入すれば、社員の管理を容易にするだけではなく、テレワークのメリットを最大化することへもつながります。それにより、企業全体の業務効率化を実現していきましょう。
まとめ
先述してきたように、仕事管理ツールには、多くの種類とメリットがあります。そのため、自社にフィットするツールを容易に見極めることは、なかなか難しいかもしれません。
そうした場合は「Asana」をおすすめします。Asanaは、細分化されたタスクから社内全体の管理まで、あらゆる場面で柔軟にカスタマイズ可能です。
例えば定型的なルーチン作業は、事前にルールを設定しておくだけで、作業工程を自動実行できます。ワークフローの承認申請なども、すぐに相手にリクエストが通知されるため、迅速に進められます。
またAsanaは、Microsoft・Adobe・Googleなど、100を超える主要アプリやシステムとの連携が可能です。プラットフォームとしてAsanaを使えば、ほかのアプリを逐一起動させずひとつに集約できるため、大幅な業務効率化が可能です。
料金プランは無料と数パターンの有料プランに分かれています。まずは無料プランでテストすることで、導入コストも抑えられるでしょう。まずは気軽に試してみてはいかがでしょうか。
