プロジェクト管理に欠かせないツールのAsanaとガントチャートに特化したInstaganttを同期させることで、さらにプロジェクトやタスクの管理機能を充実させられます。本記事では、AsanaとInstaganttの概要やできること、連携で得られるメリット、連携方法を解説します。
プロジェクト・タスク管理に便利なAsanaやInstagantt
多くのプロジェクト管理ツールの中で人気の高い「Asana」や「Instagantt」ですが、それぞれどのような特徴があるのでしょうか。ここでは、プロジェクト・タスク管理に便利な「Asana」と「Instagantt」の特徴を解説します。
Asanaとは
Asanaは、プロジェクト管理に加え、メンバーの進捗なども把握できるワークマネージメントツールです。海外で生まれたツールですが日本語にも対応しており、クラウド上でデータ管理が簡単にできます。シンプルかつ直感的に扱えるインターフェースが特徴で、使う人を選びません。また、一目でタスクを把握できるタスク管理機能で、無駄なく効率的に作業を進められます。また、連携できるアプリケーションも豊富で、DropboxやOneDrive、Slack、Toggle、Googleカレンダーなどと連携できます。また、後述するInstaganttとの連携も可能です。
個人から最大15名までのコラボレーションであれば無料で利用できます。有料プランはPremiumからEnterpriseプランまで用意されており、機能やプロジェクトの規模に応じて選べます。
Instaganttとは
Instaganttは、プロジェクト管理に便利なガントチャートを作成するためのツールです。そもそもガントチャートとは、縦軸にタスクや担当者、横軸に日付や時間などを設定し、プロジェクトの進捗管理を行うものです。リリースされている多くのガントチャートツールの中でも、Instaganttは直感的に扱える操作性の良さが特徴で、プロジェクトの進捗を視覚的に把握できます。さらに大きな特徴は、Asanaとの連携でより機能が充実することです。細かい工程が発生するプロジェクトには特に効果が高く、プロジェクト管理における業務時間の短縮も実現できます。
Asanaでできること
ワークマネージメントツールであるAsanaでは、具体的にどのようなことができるのでしょうか。ここでは、Asanaでできる四つの機能をまとめました。
リストでタスクを確認できる
「リスト」は、リスト形式ですべてのタスク（ToDo）を表示できる機能です。ここでは、担当者や期限、作成日時などタスクの絞り込みに加え、手動で配置変更ができます。この機能により、タスクが視覚的に把握でき、タスクの抜けや漏れ、重複を防ぐことが可能です。
タイムラインでタスク管理ができる
「タイムライン」は、ガントチャート形式でタスク管理できる機能です。とはいえ一般的なガントチャートとは異なり、タスク同士を矢印でつないで関係性を示せます。関係性がわかることで、計画変更の際にもタスク間の関係を考慮して調整できます。また、「リスト」の機能と同様に、担当者や期限を指定してタスクを絞り込むことができるため、メンバーの多い複雑なプロジェクトでも管理しやすい機能です。
ボードで進捗状況を確認できる
「ボード」は、タスクを付箋のように整理してプロジェクト管理ができる機能です。付箋を移動させるようにタスクを移動させることができます。作業中や完了などのステータスごとに整理されたタスクを移動させることで、進捗管理が容易です。こちらの機能も一目で進捗状況が把握でき、作業の遅れなどにはすぐに対応できます。
カレンダーでタスクを表示できる
「カレンダー」機能では、期日ごとにタスクを表示できます。プロジェクト全体の進捗状況が把握しやすく、スケジュールの穴や重複がすぐにわかります。スケジュール調整も簡単です。ドラック&ドロップで別の日付に移動できるため、変更内容をすぐに反映できます。
Instaganttでできること
ここでは、ガントチャートに特化したInstaganttでできることをまとめました。
タスク管理ができる
タスク管理では、メンバーそれぞれのタスクを作成し、詳細と期日の割り当てができます。また、タスクの優先順位も設定でき、効率よくプロジェクトを進められます。また、アラート表示もあり、期日超過および工数予算超過などを通知できます。タスク量が一目で把握できるのも特徴です。
工数管理ができる
工数管理も可能です。ガントチャートに目標やマイルストーン、納期、成果物、相互依存関係を設定できます。また、進捗にあわせてカードを移動する「かんばん方式」が使え、工数管理が容易です。また、詳細なスケジュール表であるカレンダービューに、予定日や成果物を設定することもできます。
さらに、チームおよびメンバーの役割に基づいたアクセス制限や閲覧制限も可能です。
情報共有できる
プロジェクトメンバー間の情報共有も容易です。フォーラムやチャットで意見を投稿できるので、タスクや問題についてのやり取りやアドバイスを送るなどのコミュニケーションが取れます。また、タスクに関連したドキュメントやWikiによる情報共有も可能です。さらにワークフローによって、タスクの承認プロセスの効率化もできます。モバイル対応なので外出先からも閲覧・管理でき、いつでもどこでもメンバー間の情報共有が実現できます。
AsanaとInstaganttを連携させるメリット
Asanaにもガントチャート機能は備わっていますが、あくまで補完的な機能です。そのことから本格的なガントチャート機能を活用する場合、AsanaとInstaganttの連携がおすすめです。Asanaでは親子関係にあるタスクの親タスクが変更された場合、子タスクは変更されませんが、Instaganttを連携することで自動的に子タスクも移動します。プロジェクトにおいてスケジュール変更はよくあることですが、この機能により手間なくタスクを移動できます。また、Instaganttはプロジェクト単位で共有機能があり、クライアントと進捗状況を共有しやすいです。
AsanaとInstaganttの連携方法
AsanaとInstaganttを連携させるには、Asanaのアカウントが必要です。以下で連携方法を解説します。
手順1：Asanaのアカウントにログイン、またはAsanaの無料登録
手順2：メールアドレスか「Asana連携」を使い、Asana経由でInstaganttの無料アカウントに登録
手順3：Instaganttと同期するプロジェクト、マイタスクリストを選択
以上で連携作業が完了します。
まとめ
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理が容易になるワークマネージメントツールです。AsanaにInstaganttを同期させることで、ガントチャート機能がより高度になります。プロジェクトの時間管理がしやすくなることで、業務効率も良くなり、プロジェクト計画の変更にも即座に対応可能です。
Asanaでは、シンプルで視覚的にもわかりやすい「リスト」や「ボード」、「タイムライン」、「カレンダー」機能で、プロジェクト全体が把握できます。共有機能もあり、いつでもチームメンバーとの情報共有が可能です。
このように、効率的なプロジェクト・タスク管理ができるAsanaを活用して、プロジェクトを成功に導きましょう。
