国が提唱したことで、「働き方改革」は大手だけでなく、中小を含め、日本の企業全体の共通課題となりました。働き方改革の概要やその重要性、企業が取り組む上での課題、その課題を克服するポイントについて解説します。働き方改革におすすめのツール「Asana」も紹介しますので、参考にしてください。
働き方改革の概要と取り組む重要性
「働き方改革」とは、簡単に言えば「一億総活躍社会」を実現するための国の改革です。厚生労働省によれば、働く人々がそれぞれの事情に応じ、多様で柔軟な働き方を可能にするものです。
より具体的には、少子高齢化の問題や働き方のニーズが多様化した社会で、働く人が将来によりよい展望を持てることを目指す改革です。
日本の労働人口は減少の一途をたどっており、労働力不足は大きな問題です。企業でも人員不足により営業時間短縮を余儀なくされたり、サービスの質が低下したり、事業を縮小せざるを得ないなど経営に影響が出始めています。
日本の社会全体で生産性を向上させ、働き手を増やすために、女性の職場進出や高齢者の活用など、就業機会を拡大していくことが必要です。そうした中で長時間労働や残業の多い職場では、人材の確保は期待できません。
働き方改革は制度だけでなく、ワークライフバランスを見直し、働く人が健康で生産性を高められるように、法的な効力を持たせています。残業時間の上限や、勤務間インターバル制度による休息時間の確保などが法制化されました。企業としても自社の生産性を向上させ、人材確保する観点で、働き方改革に取り組むことが重要です。
[SMART_CONTENT]
企業が働き方改革を進める上で想定される課題
重要性が叫ばれている働き方改革ですが、実はさまざまな課題も存在します。働き方改革の課題を取り上げ、それぞれを克服するためのポイントを解説します。
人手が足りない
特に中小企業の場合、業務量に対し、慢性的に人員が不足しているのが現状です。1人当たりの業務量が多くなるため、おのずと残業時間が増える傾向にあり、有給休暇も思うように取得するのが難しくなります。そのため離職者が発生し、さらに人員不足となる悪循環に陥ります。
人員が足りていても、十分な知識と能力を持つ業務責任者が育っていないケースも少なくありません。働き方改革が目標とするゴールからかけ離れた現状からスタートするため、労働時間の是正や有給休暇の取得促進は難しいことが想定されます。
現状を変えるために、新たに人材を採用したくても、新卒のフレッシュな人材は大手企業を中心に就職活動を行っており、求人募集をしてもなかなか応募者が集まりません。人手不足の中で労働時間の見直しや職場環境の整備など、働き方改革を強行すれば、社員への負担が大きくなる懸念もあります。
単に新たな対策を導入するだけでなく、社員の声も聞き、課題の本質を探ることが重要です。しかし事業者の中には、「働き方改革は人手不足の中では無理」という意識も生まれつつあります。
生産性の低下を招く
働き方改革の施策のうち、比較的導入しやすいのが残業時間の上限設定で、多くの企業が率先して労働時間の短縮に取り組んでいます。
しかし、単に短縮するだけでは、業務量は変わらないため、これまでの仕事は達成できなくなります。結果として、管理職のサービス残業や持ち帰りなどを助長してしまい、かえって生産性が低下してしまうリスクがあります。
また、働き方改革で多様な人材を受け入れようとすると、新たな人材の教育に時間を割く必要があり、生産性の低下につながります。
生産性が低下すれば、競争力も落ちてしまうため、売り上げも低下し、収益にもマイナスの影響が出ます。これまで社員の勤勉さや、慢性的な長時間労働に頼ってきた企業ほど、その影響が大きいでしょう。
これらは手段を目的化したために起きる現象です。今までのやり方を変えずに残業規制や人材受け入れを進めても、負担が増すだけです。生産力向上を伴わない働き方改革では、企業の収益力は低下し、リストラや倒産まで招きかねません。
費用がかかる
労働時間を短縮することで増える社員の負担を軽減するには、人員を増やして作業を分担すると効果がありますが、それだけ人件費のコストがかかります。人を雇わなければ、アウトソーシングが必要になり、それがコストに上乗せされるでしょう。
たしかに、社員の待遇や福利厚生を向上させれば、多様な働き方には有効です。しかし、有給休暇の取得推進や同一労働同一賃金は人件費が上がる要因でもあります。
給与をもらいながら休暇を取る社員が増えれば、追いつかなくなった業務がほかの人に振られ、残業代を増やしてしまいます。同一労働同一賃金でも、非正規雇用者の上昇した賃金は人件費の増加となり、雇用人数が多ければ、それだけコストの負担も甚大です。
仕事内容や就業規則を見直し、社員に働き方改革を周知する活動にもコストがかかります。時間不足や業務効率化をシステムツールで解決しようとする企業も多いですが、抜本的に改革する場合は、大規模なシステムが必要で、設備投資のコストがかかるために、中小企業などは特にずっと改革に取り組めない状況があります。
なかなか浸透しない
「仕事の合理化・効率化を進める」という社会的な風潮に合わせているようで、何ら具体的な対策をしていない企業も存在するでしょう。例えば、上司が社員に「はなるべく時間内に仕事を終わらせ、早く帰るように」と声を掛けているだけ、というケースです。また、ノー残業を呼びかけても、上司が帰らないため部下が帰りにくいケースや、有給休暇の取得推進を掲げても、誰も利用しないケース。これらも実質を伴っておらず、働き方改革とは言えません。
長年の慣習で作られた労働意識や職場環境を急に変えることは難しく、社員や現場に働き方改革を浸透させるのは難題です。その中で管理者側だけが一方的に改革を推し進めても、社員の間には、改革のモチベーションは上がらないでしょう。もし働き方改革を進めることへのリスクを回避したいという社員がいれば、協力も得られないかもしれません。つまり、さまざまな役職・立場の社員一人ひとりが、自分の問題として働き方改革を考え、促進させる必要があるのです。
働き方改革の課題克服のポイント
では、働き方改革の課題を克服するにはどうすればいいでしょうか？人手不足や生産性の低下、コスト、浸透性の課題を解決するポイントを解説します。
業務改善
まず、日常業務の見直しを行い、現場の実情と問題点を把握します。長時間労働が続いているなら、その要因を探ります。
社員それぞれの仕事に無駄な部分はないか、人員配置は適切か、社員同士のコミュニケーションが円滑にできているかなど、改善点がたくさん見えてくるはずです。以前から習慣で続けてきた作業が今も必要かどうかを見直し、しなくて済む仕事をなくせば業務量が減り、社員の負担も軽減されます。
働き方改革で企業が取り組む内容や、解決しなければならない課題はさまざまです。企業によっては組織の構造的変更を伴うプロジェクトになることもあります。その場合は現状把握と問題点を洗い出したら、自社が目指すべき働き方改革のゴールを決め、ワークフローを抜本的に再構築するため、ゼロから見直しを検討することも必要です。
社内共有
社員が働き方改革を自分事と捉えるには、会社がその目的とゴールを明確にし、経営者と社員が共有することが重要です。社内全体の士気を上げて取り組めるので、目標以上の成果が得られる可能性があります。
働き方改革実現により、会社側は、優秀な人材を確保し、労働生産性を上げ、コスト削減へつながる機会を得られるでしょう。そして社員にとっては、高い給料ややりがいの取得、職場環境の改善やワークライフバランス実現を、期待できます。このように、働き方改革で生産性が向上すれば、会社と社員それぞれにメリットがあると、相互に理解することが必要です。
組織に長くいる社員ほど働き方改革を受け入れるのは難しいかもしれません。経営者が持つあるべき理想像と社員の意識が異なると、働き方改革を社内に浸透させるのは難しいでしょう。そうならないために、経営者は社員一人ひとりから話を聞くなど、コミュニケーションを欠かさないこともポイントです。その上で現場主導ではなく、経営陣がトップダウンで全体を統率し、全社横断的に改革を進めることが近道です。
助成金活用
働き方改革の費用負担を補うために、国や公共団体が支給する助成金が活用できます。助成金は補助金とは異なり、募集期間も長く、通年受付の助成金もあります。条件を満たした上で、書類をしっかり準備し申請すれば、原則受け取れるため、検討しない手はありません。
厚生労働省では、生産性向上や最低賃金の引き上げ、高齢者の就労支援、非正規雇用者のキャリアアップ促進、社員の人材開発支援への助成金支給を、2020年から開始しています。
また、一般社団法人サービスデザイン推進協議会では、IT導入支援への補助金を2020年に募集していました。2021年以降も補助金・助成金申請を受付する可能性があるため、定期的にチェックしておきましょう。応募する補助金・助成金ごとに、申請締切日が異なるので、問い合わせてみるとよいでしょう。
厚生労働省：
https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/subsidy.html
一般社団法人サービスデザイン推進協議会（IT導入補助金2020）：
https://www.it-hojo.jp/
外部ツール・リソース利用
中小企業でも外部ツールやリソースを活用することで、業務効率化やマンパワーの補助が可能です。社内で人材が確保できないときは、外部のフリーランサーに仕事の一部を外注できます。中でもITツールは初期費用さえ負担すれば、1回の導入で業務効率化と人材不足解消を同時に担えるので、長期的視点で見れば費用対効果が高い方法です。
社員の勤怠管理は残業の規制対策で必要ですが、ITツールを導入すれば、人事担当者の負担が軽減されます。業務を円滑に進めるための社内コミュニケーションに役立つのがビジネスチャットです。メールよりスピーディで、出先でも遠方でも連絡がスムーズです。Web会議ツールは出張中の社員も参加可能で、情報も共有できます。企業全体での業務効率化に、非常に高い効果を発揮するでしょう。
働き方改革を効果的に進められるITツールの一例に「Asana」があります。業務効率や生産性を高めるための「ワークマネージメントプラットフォーム」で、世界で13万社以上の顧客に提供され、導入企業の生産性を平均約40％も向上させました。2018年に待望の日本語版がリリースされ、すでに800社以上のお客様にご利用いただいています。
PCやスマートフォンなどの端末や場所にとらわれず、メール連絡に頼らずに、すべての社内業務をAsana上で完結することができます。小さなタスクからビジネスの全体像まで、1つのチームプロジェクトとして、「リストビュー」で仕事を整理し、「割り当て」、「タイムライン」で予定を確認しながら、「ボード」で共有し、効率的なマネージメントができます。
チームメンバー全員で、「目標に向けて何をするべきか」を視覚的に共有し、進捗を確認しながら業務を進められるので、柔軟な計画遂行が可能となります。
まとめ
働き方改革によって、日本の企業社会で慣行となっていた長時間労働や残業が規制されるようになりました。先述したようなポイントを押さえれば、企業経営にとって、働き方改革の実現は大きなメリットをもたらすでしょう。
例えば人手不足や人材確保に悩む中小企業も、ITツール活用と共に働き方改革を推進することにより、業務効率化と生産性向上へつながります。「Asana」はそんなツールの中で、最適なワークマネージメントプラットフォームの1つです。企業経営を強力にサポートし、働き方改革実現をスマートに支援します。この機会に、ぜひAsana導入をご検討ください。
