BPMN(モデリング表記)は、複雑に絡み合う業務プロセスをモデル図として可視化し、部門間をまたいだ業務プロセスの繋がりや関係性を把握するためのフレームワークです。世界標準(ISO19510)にもなっていることから、BPMへ取り組む上でまず使用されるツールの一つでもあります。
十数年前のビジネスと比べて現代の業務プロセスフローは非常に複雑化しています。インターネットの普及によりクライアントの購買行動や決裁フローが多様化したり、自社内においても承認フローが複雑化するといった影響を及ぼしています。
従来よりも複雑になった業務プロセスは新たなビジネス価値を生み出す反面、組織的な業務効率化を阻害したり部門間のコミュニケーションを妨げる原因にもなっています。こうした事態に危機感を抱き、業務プロセス改革を行うのがビジネスプロセス管理であり、さらにBPMを実現する上で重要なのがBPMNというわけです。
本記事ではこのBPMNに焦点を当てて、モデル図の作り方や活用方法について解説していきます。
BPMNは記号で業務フローを表す
記号の羅列によって業務フローを表す方法としては「QC工程図」が一般的になじみ深いものではないかと思います(特に製造業では)。四角形や丸、あるいはひし形などの記号の中に業務プロセスを書き込んでいき、さらに矢印や線で各業務プロセスを結んでいくことで一連の業務フローを表現していきます。
引用：「QC工程表の作成と活用(その1):QC工程表とは(作業標準書・工程記号)」
BPMNも基本な概念はこのQC工程図と同じです。四角形や丸といった記号を並べていくことで業務フローを明文化します。
重要なことはBPMNはQC工程図やその他業務フローを表記する手法よりもっと複雑なことです。下図はBPMNで使用される記号を一覧にしたものですが、基本的なものだけで100以上の種類が存在します。
引用：「標準なBPMN シンボルと使い方」
必ずしもこれら全ての記号を使用するわけではありません。庶務など一般的な業務フローを表す際は使用する記号が限定されています。しかし、時に多様な記号を使用しなければ業務フローを作成できないのも事実です。
これら全ての記号を暗記したり、あるいはこうした記号一覧を参照にしながらモデル図を作成していくのは少々骨が折れる作業でしょう。
業務フローモデルリングはBPMNでないとダメなの？
BPMNがあまりに複雑で始める前から挫折してしまいそうという方は多いでしょう。既往一覧を見ればそれも仕方ないと言えますね。そこで「モデリングはBPMNではないとダメなのか？」という疑問が生じします。
結論から言えば、BPMNを使用しなくとも業務フローをモデル図として可視化することはできますし、BPMNでなくてはならないという規定はどこにもありません。ただ、BPMNを推奨する理由はあります。
標準化されたモデル図を使用した方がいい
例えば各部門責任者に業務フローのモデリングを依頼したと仮定します。この時BPMNを使用しなければ、各部門ごとに異なったモデル図が打ちあがるのは明白ですね。管理者が瞬時に異なったモデル図を理解できるような能力があれば問題ないでしょうが、現実的には不可能です。
モデル図作成をそれぞれの感性に任せてしまうと一貫性のないモデル図によって、それらを統合するために非常に多くの時間を浪費してしまいます。また、感性の違いによって誤解を生んでしまったりと正確なモデル図作成が一向に進みません。
他にもモデル図作成のためのフレームワークはあるが…
BPMN以外にも業務フローをモデル図化するフレームワークは存在します。「EPC(event-driven process chain)」や「アクティビティ図」などがそれに当たります。BPMNより比較的シンプルな構成ではありますが、そもそも認知度が低く汎用的に使用できるモデリング手法ではありません。
BPMNは世界標準にもなっていることから「業務フローをモデル図化するならBPMN」を認識されているので、やはりBPMNを使用した方がBPMへの取り組みを円滑に進めることができます。
BPMN、実は簡単に作れる！
ここまで如何にBPMN作成が難しいかを煽ってきましたが、実は誰でも簡単に作れるのがBPMNです。あまりに複雑すぎると浸透しないので、やはり一般的なビジネスパーソンにも作成できるよう設計されています。
ちなみに作成するポイントは次の4つです。
- 横長の四角形で部署を区切る
- 各部署で発生する業務を角丸四角形で並べる
- 矢印を使用した各業務のフローをつなぐ
- 開始を細線丸、終了を太線丸で表す
これらのポイントを押さえてモデル図を作成すると、下図のような業務フローモデル図が感性します。
引用：「BPMN 超入門」
どうでしょうか？BPMNは想像しているよりもずっと簡単に作成できるものです。ただし、実際の業務フローは何倍も複雑なので「骨が折れる作業」というのは変わりありませんが…
BPMソリューションを活用したモデル図作成を簡単に
BPMを実現するシステムとして普及しているBPMソリューションですが、BPMNを支援する機能が基本的にサポートされています。簡単に言えば、BPMNを使用してPowerPointで自力でモデル図を作成するよりもずっと簡単にモデル図を作成できるということです。
BPMソリューションを活用する利点は作成したモデル図をさらに再設計し、展開やモニタリングまでシステム上で行える点です。つまり、BPMを実現する上で重要なBPMN以外にも様々なツールが提供されており、企業のBPM成功を支援してくれます。
まとめ
いかがでしょうか？今回はBPMNの基本情報や作成方法について紹介しましたが、BPM取り組みにおいて一番面倒に感じるのが恐らくモデル図作成です。ついつい時間をかけがちになってしまい、BPM本来の目的を見失ってしまう企業すら存在します。
従って業務フローのモデル図作成を如何に短縮するかが、BPMを成功させる秘訣の一つでもあるのです。まずは一度、独自にモデル図を作成してみるのもいいでしょう。BPMソリューションの必要性に気付いていただけるはずです。
