新型コロナウイルスの影響で、テレワークを導入する企業が増えています。お互いの状況が見えない中で、従業員がサボらないか不安という管理者も多いでしょう。では、テレワーク中のサボりを、企業はどのように見極めればいいのでしょうか。本記事では、そうしたサボりをなくすために企業としてできる対策について解説します。
テレワークの実態
仕事をしているかどうかが見えにくい環境で、従業員の「サボり」を懸念する声は少なくありません。テレワークという働き方は本当に機能しているのでしょうか。（公財）日本生産性本部が2020年5月、20歳以上の雇用者を対象に実施した「新型コロナウイルスの感染拡大が働く人の意識に及ぼす調査」の調査結果レポートを基に実態を探っていきましょう。
コロナ禍に実施された同調査によると、「自宅での勤務で効率が上がったか」という問いに対し、「上がった」と回答した人は全体の7.2％、「やや上がった」と回答した人は26.6％でした。在宅勤務における効率性アップを実感できたのは、全体のわずか3割強にとどまったことがわかります。
一方、「自宅での勤務に満足しているか」という問いに対し、「満足している」または「どちらかというと満足している」と答えた人の割合は全体の6割弱にのぼりました。つまり、在宅勤務という制度は今後も継続していく価値は十分にあり、課題は在宅勤務においてどのように生産性を上げていくかという点だと言えます。
テレワーク中にサボる従業員の見極め方
上司の目が行き届きにくいテレワークにおいて、サボっている従業員をどのように見極めればいいのでしょうか。すぐに取り入れられる方法を4つ紹介します。
「業務の見える化」で見極め
テレワークでは、相手の働いている姿は見えませんが、業務をある程度「見える化」することは可能です。従業員に日頃から報告・相談・連絡の徹底を促せば、リモートでも部下の勤務実態を把握しやすくなります。業務の整理や見える化を習慣化していくことによって、部下自身に業務効率化に対する意識を芽生えさせる効果も期待できます。
意識的に報連相の機会を増やせば、必然的にコミュニケーションも増えます。同じくテレワークの課題とされているコミュニケーションの不足・希薄化も解消されやすくなるので一石二鳥です。
勤怠管理の徹底
リモートワークにおいては、従業員の正確な勤務時間を把握・記録しにくいことがサボりを誘発する主原因と言えます。オフィスワークであれば出退勤時にタイムカードを押してもらえば済みますし、勤務状況も直接目視で確認できるでしょう。リモートワークでは、PCのログ管理や勤怠管理システムなどで勤務時間をチェックし、毎朝定例ミーティングを実施するなど、勤怠管理のさらなる徹底が求められます。
加えて、在宅勤務では仕事とプライベートの線引きが曖昧になりやすく、そもそも「業務時間をどう定義するのか」という議論も必要です。従業員のオーバーワークにも注意せねばなりません。労働時間の管理には労働者の健康確保を図る目的があり、原則として従業員を雇用するあらゆる企業に義務付けられています。もちろんテレワーク下においても例外ではありません。
業務報告の義務化
業務報告をルール化していくことも重要です。テレワーク下では、「今誰がどのタスクに対応しているか」という進捗確認が難しくなったり、納期遅れなどトラブルの発生に気づきにくくなったりしがちです。業務報告書という形で、その日の進捗と成果を部下から共有してもらうように徹底すれば、メンバー一人ひとりの状況や進捗度合いをリアルタイムで把握できます。
何かトラブルが発生したときにも、誰がいつ処理した仕事なのかという記録が文面で残るので、迅速に対処しやすくなるはずです。また、成果だけでなく仕事のプロセスも把握できるので公平な人事評価の手助けにもなります。評価される側としても業務報告書を作成する意義を見出せるでしょう。
予定表の活用
テレワーク中は、オンラインの予定表も積極的に活用しましょう。会議や打ち合わせ、資料作成の時間などを予定表に反映しておけば、メンバー同士で1日のスケジュールが一目瞭然になります。ただし、終日「テレワーク」とだけ記載するような雑な登録の仕方はやめましょう。これでは、具体的にいつ何をしているのかが周りにはわかりません。Web会議で打ち合わせをしたいときなどは連絡して確認しなければならず、予定表の意味がなくなってしまいます。
ポイントは、上司と部下の双方がスケジュールをオープンにすることです。上司のほうから積極的にスケジュールを公開すれば、部下も追従しやすくなります。お互いのスケジュールを可視化することで、集中したい時間帯を避けて相談してもらえる、会議招集をスムーズに行えるなど、チーム全体の業務効率化につながります。
テレワークで従業員のサボりをなくすために企業ができること
前述の通り、部下の管理を強化することで、テレワーク中の従業員のサボりを見極めやすくなります。しかし、上司に負荷がかかり過ぎると本来のマネージメント業務に支障が出てしまいますし、従業員からは常に監視されていると受け止められかねません。ここからは、企業全体として取り組めるより合理的な対策について解説します。
ジョブ型雇用への移行
テレワークの働き方にマッチする雇用形態として、「ジョブ型」に注目が集まっています。ジョブ型の雇用形態と、海外企業では主流の方法です。雇用契約時に個人の業務範囲を「職務記述書（ジョブディスクリプション）」で明確に規定し、その役割に見合う人材を採用するというものです。
一方日本企業では「メンバーシップ型」が主流です。こちらは、新卒を総合職として一括採用し、入社後に適正などをみて各従業員の配属や担当を決めていく雇用形態です。このメンバーシップ型は、テレワークとの相性はあまり良くありません。
メンバーシップ型は全員で協力して仕事をこなすという面では優れていますが、それだけ責任が分散しやすく、個人の仕事範囲が不明瞭になりやすいためです。特に、テレワーク下では特定の従業員にだけ仕事の分量が偏っていても顕在化しにくく、一部の優秀な従業員たちがオーバーワークになっている一方で、サボる従業員が出てくる可能性があります。テレワーク導入を機に、個人の業務範囲と責任の所在を明確にできるジョブ型への移行を検討してみるとよいでしょう。
評価基準の明確化
従業員を従来のように労働時間で縛るのではなく、テレワークの勤務実態に合わせて評価基準を見直していくのも手です。テレワーク下では、成果主義を取り入れて、仕事の成果物で定量評価していくほうが合理的だという考え方もあります。成果を出さないと評価されない仕組みになれば、必然的にサボる従業員も減るはずです。
ただし、成果主義一辺倒に陥らないよう注意しましょう。職種によっては成果の定量化が難しい場合もあります。テレワーク勤務者とオフィス勤務者に分かれている場合は、それぞれに不公平感が生まれないようにも配慮しなければなりません。
解決策として、業務報告書やタスク管理ツールなどを活用し、業務プロセスや仕事の効率性も評価軸に加えることでバランスの取れた評価が可能になります。従業員としても、より短期間で成果を上げるためのプロセスを自ら主体的に組み立てていくようになるでしょう。
ツールの導入
従業員のサボりを解消し、さらに在宅勤務などのリモートワークの効率性を高めてくれるのがITツールです。具体的には、「チャットツール・Web会議システム・タスク管理ツール」などを積極的に取り入れていくといいでしょう。
チャットでは「お世話になっております」といった前置きの挨拶が不要な分、メールよりも気軽に送れ、リアルタイムのやり取りに適しています。パソコンでの作業中は常にオンにしておくようにすれば、勤怠管理用のチェックにも役立つでしょう。
メンバーの顔を見ながら定例会議や打ち合わせを行いたいときには、Web会議システムのビデオ通話機能を使うといいでしょう。顔を見せ合うことは、リモートワーク中に一定の緊張感を保つのにも効果的です。また、タスク管理ツールを使えば、業務報告書よりも手軽にかつスマートに、チーム全体の進捗状況やスケジュールを可視化できます。業務報告書を作成・チェックする手間を省き、より生産性の高い業務に時間を使えるようにもなるでしょう。
まとめ
テレワークでは従業員のサボりが懸念されますが、従業員を監視するのではなく、ツールを使ってスマートに管理していくのがおすすめです。従業員一人ひとりを監視するのは上司にとっても非常に手間であり、監視される側にもストレスが溜まります。ワークマネージメントツール「Asana」を使えば、タスク管理や予定表の共有が可能です。監視という雰囲気ではなく、自然にチームメンバーの業務状況を見える化できるAsanaを使って、テレワークにおけるサボりの問題を解消してみませんか。
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