業務の進捗状況チェックや、スケジュール調整で重要なのがタスク管理です。「タスク管理ツール」にはさまざまなものが提供されていますが、普段から使い慣れているExcelをタスク管理ツールとして用いることも可能です。それなら、操作で手間取ることはありません。そこで、この記事ではタスク管理ができるExcelテンプレートをまとめて紹介します。
そもそもタスク管理とは
まずは、タスク管理とは何かをしっかり理解しておきましょう。
「タスク」には仕事や職務、作業といった意味があり、ビジネスシーンにおいては従業員の行うべき仕事や作業を指します。従業員が抱える仕事は、大きなものから小さなものまでさまざまです。「そのいろいろなタスクを整理し、管理する」のがタスク管理です。この際、大きな仕事も、今すぐ取り掛かれるくらいの小さな作業に分解し、優先順位を定めていくことが重要なポイントです。
タスク管理をすれば作業の「見える化」を実現できるので、行うべき作業の実施漏れを防げます。作業1つ1つに優先順位が定まるので、「何から手をつければよいか分からない」という事態に陥ることはありません。優先度の高い作業から順番にこなすことで、仕事全体のスケジューリングを適切に調整します。
関連記事：タスク管理とは？意味や効率化の方法、ToDo管理との違いを解説
タスク管理にExcelテンプレートを利用するメリット
タスク管理にExcelテンプレートを利用することには、多くのメリットがあります。
まず、Excelなら多くの人が使い慣れているため、必要な項目を増やしたりフォーマットを変えたりするなど、アレンジが容易です。他シートのセルから数値や関数を引用することで、タスク管理を効率化できるでしょう。
便利なテンプレートを利用すれば、タスク管理にかかる労力や時間をさらに省けます。テンプレートは、タスク管理だけでなくスケジュール管理もしやすいものや、特定の担当員にフォーカスするものなどさまざまです。自由にカスタマイズできるものも多いため、個人やチームの状況に合わせて使いやすいものを選びましょう。
タスク管理ができるExcelテンプレート7選
ここからは、Excelでタスク管理を行う際に使えるテンプレートを紹介します。使いやすく、進捗状況を把握しやすいものをセレクトしました。ぜひ参考にしてください。
Microsoftのテンプレート
Excelを開発・販売しているMicrosoftは、Excelにセットできるテンプレートも多数提供しています。
手軽に使いたいのであれば、シンプルな「タスク管理」や「To Doリスト」、「日付管理ガント チャート」。
複数人で構成される部署やチームで成し遂げるプロジェクトの進捗を把握したいときは、「プロジェクト タスクリスト」「プロジェクト管理シート」などがよいでしょう。
「毎日の作業スケジュール」「週間タスク リスト」「１週間の業務スケジュール」などを使って、タスクを日・週といった時間軸で把握するのもよいアイデアです。
FeedSoftのテンプレート
「FeedSoft」は、日付管理のできるガントチャートを使いたい人に向いています。マクロ・VBAなどは設定されておらず自由度が高いので、Excelを得意とする人は特に使いやすいでしょう。反対に、Excelが苦手な人には使いにくく感じるかもしれません。テンプレートは、「日程管理表」「進捗管理表」「プロジェクトごとのガントチャート」の3種類が用意されています。
Red Warrior （3S-HACKS!）のテンプレート
「Red Warrior」は関数のみで作られていて、計算式を自分で自由にアレンジできます。多数のオプションが盛り込まれたツールは「入力箇所が多い」「操作しにくい」という難点がありますが、こちらはシンプルで操作性も重視した設計です。自由度が高く、タスクを優先度順に並べ替えられます。スケジュールは100件まで対応でき、タスクに限らず予定も管理しやすいのが特徴です。スケジュールはガントチャート方式で、長期的に日程管理可能です。
Excel Pro 工程表
「Excel Pro 工程表」は、使いやすい工程表作成ソフトです。1枚のシートに表示する期間を変更でき、日・月などの単位でタイムスケジュールを把握したい人に向いています。設定できるのは、1カ月・3ヶ月・6ヶ月・12ヶ月単位です。工程の開始日・終了日を入力するだけでガントチャートが自動生成されるので、簡単に工程表を作成可能です。
Excel Pro 工程表には無料と有料の2バージョンがあり、無料版でも使い勝手は抜群です。ただし、無料バージョンはVBAマクロがあらかじめ設定されている仕様で、表記内容は変更できません。そのため、Excelの操作に慣れていない人でも使いやすいというメリットはありますが、自由度は少し限られてしまいます。アレンジを重視する人向きの有料版は、税込5,000円です。
ガントチャートfor Excel
「ガントチャートfor Excel」は、日・週・月・年別と細かく工程を管理できるツールです。日付やセルの幅を変更するとチャートも自動で変更されるため、入力の手間を省けます。チャートの色や太さ、位置を自由に設定できるなど、高い自由度が特徴です。
簡単！Excel工程表（フリーウェア版）
ガントチャートとスケジュールを一体化できるのが「簡単！Excel工程表（フリーウェア版）」です。Excelにガントチャートを作成するアドオンを追加し、チャートを描くツールをインストールすることで、手軽にバーチャート工程表を作図できます。工程表は、週・月・全体、の3つのシートで閲覧が可能です。ボタン1つで休業日の設定や、テキスト追加もでき、操作性に優れています。
Hotateの苦悩
「Hotateの苦悩」はシンプルで、Excel初心者にも使いやすいツールです。スケジュールシートにタスク名と日付を打ち込めば、チャートは自動計算で追加されます。「Hotateの苦悩」は直感的に操作可能で、項目を入力していくだけでチャートができ上がる簡単設計です。
まとめ
この記事で紹介したテンプレートはどれも、Excelで使える便利なものばかりです。ただし、より本格的にタスク管理の効率化を求めたくなったら、タスク管理に特化したツール導入も検討してみましょう。Excelのスプレッドシートでは、例えば、ファイルを添付したり詳細を追記したりできず、どうしても限界があるからです。
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