「業務改善に取り組もうと考えているものの、何から手をつけてよいのかわからない」という方は意外と多いのではないでしょうか。企業が業務改善を目指すには、まず正しい進め方を理解しておかねばなりません。そこで本記事では、業務改善の概要や具体的な進め方、注意ポイントなどを解説します。業務改善をスムーズに進め、売上や利益拡大を実現しましょう。
業務改善とは
事業を行っている企業の多くが、業務改善に取り組んでいると考えられます。今後、本格的に取り組みを始めるにあたり、まずは業務改善の意味や重要性を理解しておかねばなりません。以下でそれぞれ詳しく見ていきましょう。
業務改善の意味
そもそも、「業務改善」とはどのようなことを指すのでしょうか。実は、業務改善に明確な定義はありません。そのため、業務改善に取り組んでいる企業によって、目的とすることや内容、取り組み方などが大きく異なります。
わかりやすくいうと、企業の業務における問題点を抽出し、それらの見直しや改善に努めることを業務改善といいます。内容や流れ、システム、目的などの部分を見直し、より効率的かつ生産的になるよう改善を加えるのです。
中には、業務改善＝経費削減と考えている方もいるかもしれませんが、この2つは同義ではありません。「経費削減」とは、あくまで業務改善の一環であり、あるいは結果でもあります。取り組みによって課題をクリアした結果、経費の削減につながるというケースがよくあります。
業務改善に取り組む重要性
業務効率化を実現するにあたっては、業務の内容や流れなどを見直したうえで、改善を進める必要があります。というのも、業務が非効率的では時間やコストを無駄にしてしまうからです。業務効率化と生産性向上のため、企業は業務改善に取り組まねばなりません。
また、コスト削減を目指して業務改善に取り組む企業も少なくありません。無駄なコストが増加してしまうと、売上を伸ばしても支出が上回り、トータルでの利益が少なくなる恐れがあります。業務における無駄なコストを見直し、適切な対策を取ることにより、利益拡大を狙えるのです。
社内環境改善の観点からも、業務改善が必要だと考えられます。従業員の労働環境がよくないと、余計な負担を増やしてしまい、生産性の低下を招きかねません。負担の増大から、従業員のモチベーション低下や離職につながる恐れもあるため、業務における問題点は可能な限り改善する必要があります。
業務改善に役立つ手段
改善策を実施するうえで、まず現状の問題点を抽出しなければなりません。そのためには、業務の可視化が必要です。業務を可視化する方法としては、ITツールの導入が考えられます。タスク管理やプロジェクト管理ツールを導入すれば業務が可視化され、課題の抽出と適切な改善策の立案が可能となります。
また、マニュアルを作成するのも1つの手です。仕事の流れやルールをマニュアル化すれば、システマチックに業務を進められます。教材として活用すれば、新人教育に割く時間も削減できるでしょう。そのほか、業務の一部をアウトソーシング化することも有効です。外部委託することにより、従業員はほかの主要な業務に注力できます。
業務改善に取り組む企業の中には、問題点の洗い出しや解決策の立案において、フレームワークを活用しているところも少なくありません。フレームワークは業務フローの効率化に役立ち、思考時間の短縮も実現できます。
業務改善の具体的な進め方
ここからは、業務改善の進め方を具体的に解説します。ただ、以下で紹介する流れが絶対ではありません。企業の事情によっては、この流れに適さない可能性もあります。そのため、あくまで進め方の一例程度に捉えておきましょう。
業務の可視化
まず行うべきは、業務の可視化です。現状を把握するために必要なプロセスであり、問題点を抽出するためにも重要です。部署ごとに行っている業務を洗い出し、紙やノートへ書き出しましょう。書き出すのが億劫であれば、ITツールの活用もおすすめです。
具体的には、「誰が担当しているのか」「どれくらいの量があるのか」「どの程度の時間をかけているのか」といった部分を洗い出します。これにより、1人の従業員に負担がかかりすぎていないか・1つの業務に時間がかかりすぎていないか、といったことを適切に把握できます。
業務を可視化できたら、そこから細かく改善ポイントを探っていきましょう。例えば、特定の従業員にのしかかる負担が大きい場合、人員を増やして分担したり、ツールを導入し効率化したりするなどが有効です。洗い出した問題点ごとに改善策を打ち出しましょう。
優先順位の検討
問題点の抽出や改善策の立案ができたら、次はそれらに優先順位をつけましょう。すべての問題を一度に解決しようとするのは、効率的とは言えません。すぐに取り掛かるべきものと、後回しにしてよいものを選別しましょう。
重要度が高そうな問題から優先的に手をつけることが基本です。あらかじめ、業務改善により何を達成したいのかを明確にしておくと、優先順位をつけやすいでしょう。例えば、コスト削減が最終的な目的なら、そこへ直結するような問題から手をつけます。
タスクの設定
担当や内容、期限などのタスクを設定しましょう。このとき大切なのは、設定したタスクをクリアするごとに、評価や分析を行うことです。そのため、あらかじめ評価方法についても考えておくとよいでしょう。
改善策を実施したとしても、効果が得られなければ意味がありません。きちんと成果を出せているのか、どれくらい成果を出せているのかを計測し、分析を行います。そこで新たな問題点が見つかれば、再び改善策を検討します。
改善策の実行
ここまで来れば、あとは改善策を実行していくだけです。設定したタスクに従い、改善を進めていきましょう。ただ、漠然と取り組みを進めていても、目的達成に近づけているのか、本当に成果が出ているのかなど、不安になることがあります。この問題を解決するために、KPIを設定しましょう。
「KPI」とは、ビジネスシーンで用いられる用語の1つであり、目標を達成するための指標を意味します。例えば、1,000万円のコスト削減が最終目標なら、それを達成するために「人的コストを200万円下げる」「水道光熱費を100万円節約する」「材料の無駄をなくして200万円浮かせる」など、個別に目標数値を掲げるのです。
KPIを用いて個別の指標を打ち出せば、目標達成にどの程度まで近づけているかが可視化されます。これにより、取り組む従業員のモチベーションを損ねることなく、チームが一丸となって目標に邁進できます。改善策の実行の際は、KPIを設定することを忘れないでください。
改善の継続・定着の推進
改善策は、PDCAを回しながら継続することが重要です。取り組みを始めて、すぐに目的を達成できるケースは稀です。結果を出すには、継続的に取り組まなくてはなりません。漠然と進めるのではなく、PDCAサイクルを回しながら進めることで、少しずつでも着実に目標へ向かって突き進めます。
「立案した策の実行」→「成果を評価」→「改善」→「再度立案」→「実行」といった流れを繰り返し、改善を継続していく中で、高い効果が現れているものについては定着化を進めてください。
効果の高い施策は、そのまま現場へ定着させることで、最終的な目的の達成に近づけます。現場の人間とも話し合いながら定着化を進めましょう。逆に、成果が低いものはPDCAを回しながら、高い効果を得られるよう改善を続けます。
業務改善における注意ポイント
業務改善における注意点としては、「目的を明確にすること」「QCDを意識すること」「現場を無視しない」の3つが挙げられます。どれか1つでも疎かにすると、改善策がうまく進まず、目的達成までに時間がかかってしまう恐れがあります。
目的を明らかにする
目的を明確にせず進めようとしても、どこへ向かって進めばよいのかわかりません。いうなれば、ゴールのないマラソンに出るようなものです。まずは、なぜ取り組みを始めるのかを明確にすることからスタートしましょう。
主な目的としては、コスト削減や職場環境の改善、生産性の向上などが考えられます。ただ、これだけでは少々大ざっぱすぎるため、より明確な目的に絞り込むとよいでしょう。例えば「今より20％コストダウンする」「生産数を30％増やす」など、具体性のある目的を掲げるのがポイントです。
目的を明らかにすれば、取り組むべき事柄の優先順位も見えてきます。どれから手をつければよいのかと悩む時間も少なくなるでしょう。
QCDを意識する
「QCD」とは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納期）」の頭文字をとった語です。この品質・コスト・納期の3要素は、取り組みの成果が特に反映されやすい傾向にあります。何から手をつければよいか全くわからない場合は、製品の品質向上やコストの削減、納期の短縮などを目標として進めてみるのもおすすめです。
QCDを意識すれば、課題を整理しやすくなり、効果的な施策の立案にもつながりやすくなります。たくさんの課題があっても、品質やコスト、納期の改善に取り組むと決めていれば、自然と整理でき、個別に改善案を打ち出しやすくなるのです。
現場を無視しない
企業の上層部だけで取り組みを進めようとするのはNGです。実際に改善策に取り組むのは現場であり、もっとも影響を受けるのも現場です。そのため、上層部だけで進めようとすると、現場の従業員たちから反感を買ってしまうかもしれません。それどころか、上層部への信頼が揺らいでしまい、モチベーション低下につながる恐れもあります。業務改善は上層部だけでなく、現場と一体になって取り組むべきです。きちんと現場の声に耳を傾けながら進めましょう。
また、現場の自主性を発揮できる環境づくりも大切です。従業員が自主的に取り組むようになれば、より効率的かつスムーズに業務改善を進められます。そのためには、頑張った従業員がきちんと報われるような仕組みも整えなくてはなりません。このような部分にも目を向けながら、取り組みを進めていきましょう。
まとめ
業務改善に取り組むことで、業務効率化や生産性向上が実現され、従業員の満足度向上も期待できます。ただし、それらを実現するためには、今回紹介したように適切な方法や流れのもと、改善を進めていかねばなりません。業務改善をよりスムーズに進めるためには、ITツールの導入も検討してみましょう。数あるツールの中でも特におすすめなのが「Asana」です。これはプロジェクト管理やタスク管理ができるツールで、コミュニケーション機能も備わっています。会社の業務を可視化するため、優先度の高いタスクも一目で把握可能。自社に適したツールをお探しなら、ぜひ一度Asanaを試してみてはいかがでしょうか。
