近年、シェアオフィスでのテレワークや在宅勤務など、これまであまり一般的ではなかった働き方が珍しくなくなりました。そしてこのような働き方は、優先順位の付け方や納期の管理方法といった、これまで行ってきた仕事を進める上でのノウハウが共有できないという弊害を伴います。このような問題の解決方法として注目されているのが「仕事の見える化」です。
仕事の見える化とは
「見える化」とはその名の通り、これまで目で見られなかった情報を誰でも見て理解できるようにすることです。
例えば、ベテランの紳士服販売員であれば、季節や気候の変動から売れ筋のスーツを体感的に選び出せるでしょう。また工場の熟練スタッフならば、製造機器の音から直感的に機器の不調を予測することもできるでしょう。
このように、その道のベテランはさまざまな経験から習得した暗黙知を持っています。見える化では、こうした体感・直感を温度や湿度、音の周波数などでデータ化して分析し、形式知とすることで、ベテランの経験を幅広く活用できるようになります。
つまり、仕事の見える化とは、個人の経験や直感から積み重ねられた仕事のカンやコツといったノウハウを誰でも見て理解し、活用できるようにすることです。仕事を見える化することで「ムリ・ムラ・ムダ」をなくし、最短距離で仕事の成果を上げることが可能となります。
先程の例で言えば、新人の販売員でも売れ筋のスーツを選び出せるようになり、アルバイトの作業者でも機器の不調に気づけるようになります。
仕事の見える化が進まない理由
仕事の見える化を実現する際に大きな障害となるのが「属人化」です。属人化とは、「この仕事はあの人でなければできない」「あの仕事はこの人」と色々な仕事を特定の人に結びつけることを指します。属人化が根付いている職場環境では、業務を標準化し、改善の余地がある部分を洗い出すことが難しいため、見える化も困難です。
また、属人化した仕事は、上司や担当者の主観・直感で物事が判断されるため、その人の考えに合った思考ができなければ滞ってしまうなど、決して効率的とはいえない事態が発生します。不慣れな従業員が、上司や担当者と同じ結果を出すためには時間を要するので、長時間労働や残業増加へつながってしまいます。
仕事を見える化するメリット
これまで述べてきたような暗黙知や属人化されたノウハウを、共有財産とするのが仕事の見える化です。仕事の見える化を実現することにより、次のようなメリットが生まれます。
業務効率化
まず、見える化することによって仕事の全体像を明らかにすることができます。つまり「今、誰がどのような業務に携わっているのか」「自分が全体の中でどのように関わっているか」などが可視化されるのです。結果として、従業員一人ひとりは、自分の立ち位置を把握しやすくなり、ほかの部署やチームとの連携も行いやすくなるでしょう。また、業務を可視化して仕事量をわかりやすくすることで、効率的な仕事の割り振りも可能となり、業務効率化につながります。
生産性の向上
仕事をより細かく、プロセス単位で見える化し、詳細な分析を行うと生産性の向上を妨げているさまざまな要因が見えてきます。特定の担当者にムリな業務が集中していないか、習熟度にムラがあることで効率が悪くなっていないかなど、実態を把握できます。
問題が明らかになれば、一部の担当者に業務が集中しないようコントロールしたり、マニュアルを作成して習熟度の差があっても業務を担当できるようにしたりなど、対策を取ることが可能です。こうして不必要な残業やミスを減少させることで、業務時間やコストの削減にもつながります。
仕事を見える化するデメリット
いままで紹介したように、仕事の見える化には効率化や生産性向上といったメリットが数多くあります。しかし、メリットばかりとは言い切れません。デメリットについても考えてみましょう。
現場の硬直化
仕事のプロセスを細かく徹底的に明確化し、そこから策定されたルールやマニュアルに従って仕事を進めることは確かに効率的で、生産性の向上も期待できると考えられます。ただ、経営陣主導でルールばかりを増やしていくと、一挙手一投足を監視された働き方なってしまうかもしれません。仕事の進める上で組織外の知見を取り入れてみたいと考えても許されず、働きにくい環境になっていまうと、自由な発想やアイデアが生まれにくくなります。
改善の余地のある業務に目がいかない
見える化しやすい業務だけ改善していくと、可視化しづらい問題点に目が届きにくくなります。本来なら改善すべき課題であるはずが、データ化しづらいばかりに分析できず、根本的な問題解決にならない場合があります。
また、一度見える化した業務でも継続的に見直しをする必要があるでしょう。見える化をしても、ボトルネックとなっているプロセスやムダなプロセスをそのままにしていては意味がありません。何を目標として見える化を行っているのか、プロセスに問題があった場合はどのように改善すればよいのかを明確にしなければ、仕事の見える化を推進する意味もなくなってしまいます。
見える化を実現するポイント
それでは仕事の見える化を適切に行い、より有益なものとするためにはどうすればよいでしょうか。仕事を見える化する上で、押さえておきたいポイントを見ていきましょう。
目的・ゴールを明確に
そもそも「なぜ仕事の見える化を目指すのか」という目的を明確にする必要があります。既に暗黙のうちに定められたルールやプロセスを変えたり、これまで属人化され人任せにできていた仕事を共有したりすることは簡単ではありません。なぜ仕事を見える化し、これまでのルールや慣習を変えてまで業務を改善しなければならないのか、チーム全体に目的やゴールを説明し共有する必要があります。そして、ゴールを明確化すれば、具体的に何をすればよいかもわかってくるため、自発的で継続的な改善活動も期待できるでしょう。
課題の洗い出し
目標が明確になった後は、課題の洗い出しが重要となります。課題を洗い出すことで、改善に必要な要素が共有しやすくなり、速やかに対応できるようになるでしょう。
ポイントは「誰が」「いつ」「どこで」「どのような」課題に直面したかを意識することです。また「業務フロー」「ナレッジ」「スケジュール」など、業務の種類ごとに課題を洗い出すことも重要です。仕事を見える化するにあたって、アプローチするべき課題がわかれば、あとは目標に向かって一歩ずつ改善していきましょう。
ツールの活用
仕事の見える化を実現するためのツールはさまざまあります。少人数の組織であれば、ホワイトボードで仕事を可視化するだけで十分な場合もあります。また、Microsoft Excelのブックファイルを共有するだけでも効果的でしょう。
近年では、仕事の見える化に貢献する新しいアプリも多く開発されています。顧客への重複訪問を回避する機能を備えた、営業職向けに特化したクラウドサービスや、スマートフォンからも操作可能でリアルタイムチャットやプロジェクトの進捗率を表せるアプリなど、その組織に合わせてツールを選択してください。
まとめ
冒頭でも記載したように、近年さまざまな理由から働き方は変革を求められています。仕事を見える化し、より適切な姿へ働き方を変えていくことは重要になっていくでしょう。メリット・デメリットを理解し、業務効率化につなげてください。
仕事を見える化する上で、ツールを用いることはとても重要です。「Asana」は、チームの業務進行状況やゴールを可視化するのに便利なツールです。仕事を未着手と完了に分ける「リスト形式」と、To doや進行中といったステータスごとに管理する「カンバン形式」の2つのレイアウトで、簡単にタスクを可視化します。また、仕事の進捗状況やメンバーの仕事量も数値化できるため、仕事の割り振りがしやすく、ゴールに向けて最適なアプローチをかけられるでしょう。仕事の見える化をサポートするツールを導入しようと考えている場合は、ぜひ「Asana」の利用を検討してみてください。
