業務改善によって「毎日の残業が少なくなった！」、「コスト削減に繋がって福利厚生が整備された！」などの事例を目にする機会が多い昨今。こうした業務改善の恩恵を最大限に受けられている企業というのは、実はごく一部です。
多くの企業は「残業削減などとてもではないができない！」、「コストは削減できても福利厚生に回すほどの資金はない！」など現実的な問題を抱えています。こうした格差に対して「うちは大企業ではないから…」と事業規模に理由を付けることが少なくありませんが、果たして本当にそうでしょうか？
中小企業の中にも業務改善によって多大な効果を得ている企業は確かに存在します。つまり、業務改善が成功しなかったり、取り組みが上手く進まなかったりする原因は事業規模にあるのではなく、そのやり方に大方の問題があるのです。
そこで本稿では、業務改善の効果を高めるアイデアをご紹介します。
業務の非効率から生まれる問題
業務改善というのは、既存の業務プロセスに問題があるからこそ効果を発揮するものであり、最初から業務や作業が最適化されていれば、業務改善はそもそも必要のないものです。稀に「組織というものは業務改善に取り組まなければいけない」という固定概念から業務改善を実施し、目立たない施策効果に頭を抱えている企業もあります。まずは、業務改善が必要かどうかを評価するということも大切です。
ただし、以下のような問題が発生している場合は業務の非効率的になっており、業務改善の余地があるとお考え下さい。
社員のパフォーマンスが低い、売上が伸びない
1人の社員が担える業務量には限りがあります。当然のことですが、その容量を超えると残業が増えますし、各業務におけるパフォーマンスも低下してしまうため、最終的には売上が伸びないという問題に陥ります。
「仕事が忙しいから残業せざるを得ない」という状況では、実は労働量に対しての売上が下がっているというケースも少なくないのです。「残業＝仕事が多い＝売上も多い」という式は必ずしも成り立ちません。
ちょっとでも「仕事量に対する売上が少ないかも？」と感じたら既に危険信号です。放っておくと、緩やかに売上が低下していき、それをカバーするために更に仕事量を増やすという悪循環に陥ります。
継続的な事業拡大が図れていない
経営には2つのタイプがあります。「継続的に利益を創出し、積極的な事業拡大によって企業規模を拡大していくタイプ」と、「長期的関係の取引先と協業に近い形を取って、事業規模の現状維持を図り長く経営してくタイプ」です。
もしも会社の方針が前者であり、にもかかわらず継続的な事業拡大が図れていないとなると、そこには深刻な問題が隠れているかもしれませんし、業務改善の余地が大きいと言えます。
新規事業を打ち出そうにも、既存事業におけるタスクで社員達が手いっぱいになっており、新しいビジネスへのアクセルが踏めないなど多様な問題があるでしょう。
人件費等のコストばかり増えて利益が上がらない
仕事量が増えれば人でも必要になります。既存社員が残業することでその仕事量をカバーするのか、新しい人材を雇用するのか、その判断は企業ごとに違います。しかしその際に、人件費は増えたが想定通りに利益が上がっていないという問題が発生することがあります。
大方の原因は業務効率が悪く、社員１人あたりの労働生産性を向上できていないことです。「売上は上がった！でも利益は下がった…」といった深刻なケースも存在するので、業務改善が急務となるでしょう。
長時間労働を強いられていて離職率が高くなった
上記のような問題によって社員の残業時間が増えると、仕事に対するフラストレーションが徐々に溜まっていき、組織の中で水面の波紋のように広がっていきます。組織全体にそうした雰囲気が充満していると、離職率が一気に上昇し、人材確保に苦労しコストが上がるという深刻な問題も発生します。
これらの問題が発生している場合は業務に非効率な部分が多くあり、業務改善によってそれを改善することができるかもしれません。
非効率を排除する業務改善のアイデア9選
「業務改善に取り組みたいけれど具体的なアイデアが無い…」という場合は、実際に業務改善に成功して事例などから、自社にとって有効的なアイデアのヒントをどんどん吸収することが大切です。ここでは9個の業務改善アイデアをご紹介しますので、ぜひ業務改善案のヒントにしていただきたいと思います。
グループウェアで情報共有強化
グループウェアとは、組織内のコミュニケーションを活発にするためにビジネスメールやチャットツール、ファイル共有スペースなどを集約したITです。業務が非効率になっている場合、組織内の情報共有が円滑に行われていないケースが多くあります。グループウェアを導入することで情報共有を強化し、結果的に業務改善に繋げることができます。
業務手順を見直す
今まで疑問を持たずに行ってきたその業務が、実は非効率的だったというケースは無数にあります。まずは業務手順を整理して、非効率な問題が無いかを考えてみましょう。問題があれば、業務手順を組替えたり、まとめたりして業務効率をアップさせます。
フリーアドレスオフィス
フリーアドレスオフィスとは特定のデスクを持たず、オフィス内の好きな場所で仕事ができるような環境を整えることです。オフィス内という限られたスペースの中でも、場所を変えられることで気分をリフレッシュさせて、集中力を高めることができます。
スタンディングオフィス
仕事中に立ちながら作業をする時間を作ったり、社員の好きなタイミングでスタンディングできたりする環境を整えることで業務に対する集中力を向上できる効果があります。
確認工程を１つ増やす
組織の中では業務・資料等の確認や承認に非効率が隠れているケースがよくあります。確認・承認されたはずが、後々問題が発覚し、多くの手戻りが発生するなど、業務効率を下げる原因です。そこで確認工程を1つ増やすだけで、目先に作業量は増えますが、全体としての業務効率アップに繋がります。
業務マニュアルを作成する
どの業務でもマニュアルを作成しておくと、作業手順などに迷った際にすぐに参考することができ、社員1人1人の業務効率がアップします。
システム使用に関するFAQを作る
会社ではシステム使用に関する問い合わせが管理部門によく寄せられますが、それらすべてに対応するのは非効率的です。よくあり問い合わせに関してはFAQを作成することで、社員にとっても管理部門にとっても業務効率がアップします。
アウトソーシングを利用する
既存の業務プロセスを他の会社に委託したり、あるいはフリーランス等を活用したりして業務の一部をアウトソーシングすることによって、その分の業務効率を大幅にアップさせることができます。
フレームワークを利用する
開発者等がよく利用するフレームワークは、仕事を効率的行うための枠組みであり、フレームワークを積極的に利用することで業務効率を大幅にアップできます。
いろいろな角度から自社に合った業務改善アイデアを
いかがでしょうか？業務改善のアイデアは企業によって三者三様です。大切なのは、いろいろな情報を吸収しつつ自社に最適な業務改善アイデアを出すことです。本稿でのアイデアを参考に、施策効果の高い業務改善について考えてはいかがでしょうか。
また、すでにOffice 365のライセンスをお持ちの方であれば、便利なコラボレーションツール「Microsoft Teams」を利用することもできます。
簡単な連絡やビデオ会議なども簡単に開催できるため、簡単に始められる業務改善の一つと言えます。是非、お試しください。
