業務上の申請作業に限界を感じていませんか？申請作業を効率化するにあたり役立つのが「ワークフローシステム」です。本記事では、ワークフローの概要や課題、おすすめのワークフローシステムなどについて解説します。申請作業を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
ワークフローとは
そもそも「ワークフロー」とは、端的に言えば「業務の流れ」です。例えば、稟議書の提出や有給申請、発注手続きなど、どの企業でも流れに沿って行われる業務があることでしょう。ビジネスシーンでは、こうした業務の一連の流れや、そのやり取りを図式化したものを、ワークフローと呼んでいます。
ワークフローにおける課題
ワークフローは、単なる申請作業だと思われがちですが、従来のやり方ではさまざまな課題を抱えています。例えば、申請内容によってフローが異なるなど、多くの企業においてワークフローは複雑化していることが多いようです。
また、「承認をする上司の留守によりワークフローが進まず、業務そのものが停滞する」「申請書や申請先を調べるのに手間がかかる」「申請や承認を紙で行っていると、わざわざそのために出勤する必要がある」など、非効率な面が多々見られます。特に近年では、新型コロナウイルスや働き方改革の影響により、テレワークの導入が進んでいるため、ことさら効率面の課題が重く感じられるでしょう。
これらのワークフローにおける課題を解決するのが、ワークフローシステムです。
ワークフローシステムとは
「ワークフローシステム」とは、電子化されたワークフローの申請フォームのことを指します。各申請作業をフォーム上で行えるほか、承認や承認後の書類の保管まで行える点が特徴です。これにより、申請書を印刷して用意したり、上司へ直接提出したりする手間が減るため、業務の効率化が期待できます。
ほかにも、ワークフローシステムの導入によって、ワークフローの可視化が実現します。内部統制の向上につながるうえ、意思決定までのスピードアップやペーパーレス化などにも寄与します。
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ワークフローを構築できるシステム11選
上述の通り、ワークフローシステムの導入にはさまざまなメリットがあります。以下では、特におすすめのワークフローシステムを11選ピックアップして紹介します。
ジョブカンワークフロー
「ジョブカンワークフロー」は導入実績1万社以上を誇る、稟議・ワークフローの効率化をサポートするシステムです。使いやすいUIで、パソコンだけでなくスマートフォンでも申請・承認を行えるのが特徴。申請書はすでにテンプレートが用意されているほか、自社に合わせてカスタマイズも可能です。加えて初期設定も5分程度で済むため、導入後すぐに利用できるでしょう。
また「ジョブカンシリーズ」として、ワークフローだけでなく、勤怠管理・経費精算・労務管理などのシステムも提供されており、各システムとの連携も可能です。料金プランは中小企業・大企業で分かれており、30日間は無料トライアルを利用できます。
WaWaFlow
「WaWaFlow」は、ソフトのインストール不要で利用できるワークフローシステムです。申請フォームや承認ルートの作成機能はもちろん、申請・承認機能、データのCSV出力機能、検索・閲覧機能など、ワークフローシステムに求められるさまざまな機能がそろっています。
クラウド型のワークフローシステムなので、外出先でもスマートフォンから申請や承認が可能です。また、2,000人以上でも利用できるため、中～大企業での導入も安心です
「WaWaOffice」「WaWaFrontier」「WaWaレコ」など、WaWaOfficeシリーズとの連携も行えます。初期費用が無料で、14日間の無料トライアルも用意されているため、導入費用を抑えたい企業におすすめです。
https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/
Styleflow
「Styleflow」は、申請業務を簡便化してくれるワークフローシステムです。アイコンを使ったシンプルなデザインが特徴で、パソコンでもスマートフォンでも一目で申請書類を見つけられます。また、作成中・申請中・承認待ちと、状態ごとに進捗状況を把握可能です。申請フォームや承認ルートは、プログラミングの知識がなくても簡単に作成できます。
加えて、数人程度の小企業から数万人規模の大企業まで利用可能な柔軟性があるため、成長中の企業でも取り入れやすいのがうれしいポイントです。組織改編や人事異動による承認ルートの変更にも柔軟に対応するほか、ISMSなどのセキュリティ認証も受けているので、安心して利用できるでしょう。
https://www.tdc.co.jp/product/styleflow/
SmartFlow
「Smart Flow」は、わかりやすいシンプルなUIが人気のクラウド型ワークフローシステムです。申請書のテンプレートが80種類も用意されているため、わずか1分で導入できると好評を博しています。もちろん申請書は、自社に合わせてカスタマイズすることも可能です。また、申請書類をシステム上で一元管理することで、コストカットにもつながります。自動かつ無料のバージョンアップがあり、セキュリティ対策も万全です。
料金プランは「Free」「Professional」「Business」の3種類で、すべて初期費用は無料。さらに「Free」プランなら、20名まで永久無料で利用できます。「Professional」プランでは、SlackやLINEWORKSなどの外部システムとも連携可能です。
Gluegent Flow
「Gluegent Flow」の特徴は、誰でも扱いやすいシンプルなUIと、申請から共有までのワークフローをクラウド上で完結できる点です。G Suite・Microsoft 365との連携が前提となっており、アカウントやアクセス認証がスムーズに行えます。G Suite・Microsoft 365を利用していない場合でも、「Gluegent Flow+」なら単体で利用可能です。
「Gluegent Flow」には申請書のテンプレートが用意されており、経路も自由に設定できます。経路設定が面倒に感じる場合も、G SuiteやMicrosoft 365を利用しているなら、各システムに登録されている組織階層からそのまま承認ルートを取り込めるため、経路設定が不要です。
https://www.gluegent.com/service/flow/
Create!Webフロー
「Create!Web」フローは、紙による申請書のイメージをそのまま電子化したようなワークフローシステムです。従来のExcelやPDFの書式をインポートして再現できるため、初めて使う方でも操作に迷うことはないでしょう。また「Create!Webフロー」を中心に、さまざまな外部サービスと連携できるので、シンプルなだけでなく機能面でも優秀です。
利用環境に応じてクラウド版・パッケージ版の2プランから選べます。特に前者は、初期費用をかけずに導入できるのが魅力です。両プランとも1ヶ月の無料トライアルが用意されています。
楽々WorkflowII
「楽々WorkflowII」は、600社以上もの企業導入実績を誇る、グローバルに対応した多言語ワークフローシステムです。日本語・英語・中国語の3種類は標準搭載されており、そのほかの言語もオプションで追加できます。海外支社のあるグループ企業や、海外進出を検討中の企業におすすめです。
さらに、既存の申請フォームを取り込むことも可能で、従来のイメージをそのままに、電子化に移行できます。ほかにも、申請書類ごとに承認経路を設定する機能や、書類が申請されると承認者にメールで通知が送られる機能など、承認フローをスピーディーに実行するため多彩な機能を搭載しています。体験デモサイトが用意されており、事前に使用感を確かめられるのもうれしいポイントです。
https://www.sei-info.co.jp/workflow/
ActionPassport
データセンター運用のプロが提供する「ActionPassport」では、24時間万全のセキュリティ体制が敷かれており、手厚いサポートが受けられます。機能面も優秀で、既存書類のフォーム取り込みや外部システムとの連携も可能です。
プランはクラウド版・パッケージ版の2種類から選べます。クラウド版の料金は、1ユーザーあたり500円/月で、初期費用はかかりません。パッケージ版は、ソフトウェア買い切り型のため初期費用は高額ですが、月額料金は発生しません。社員数が少なく、自社でのサーバー運用・管理が困難ならクラウド版、社員数50人以上かつサーバー運用・管理のノウハウがあるならパッケージ版がおすすめです。
https://www.actionpassport.jp/
X-point Cloud
「X-point Cloud」は、1ユーザー500円/月から手軽に導入できる、クラウド型ワークフローシステムです。フォーム作成ツールを使って従来の申請書の書式も再現可能。ワークフロー上でのワンクリック承認や、スマートフォンからの承認にも対応しているため、操作に戸惑うことなくスピーディーに承認作業が行えます。また、SharePointやG Suite、Officeなど外部サービスとの連携オプションが充実しているのも魅力の1つです。
料金プランには、初期費用と月額を組み合わせた「スタンダードプラン」と、全額前払いの「プリペイドプラン」があります。スタンダートプランは、最低契約期間が1ヶ月と短いのがメリットです。ただし、長期に渡って運用していく予定なら、プリペイドプランのほうがお得です。無料トライアルも受けられるので、まずはそちらを試してみましょう。
https://www.atled.jp/xpoint_cloud/
コラボフロー
「コラボフロー」は、Excelとの連携に長けたワークフローシステムです。Excelで作成した申請書や帳票を、ボタンを押すだけでワークフロー内の申請フォームに変換できます。承認経路も直感的な操作で決定していけるため、専門知識や専用ツールは必要ありません。Excelでこれらの書類を作成している企業では、従来の使用感そのままに業務を効率化できるでしょう。なお、ExcelだけでなくWebブラウザ上での申請書作成することも可能です。
プランはクラウド版・パッケージ版の2種類が用意されています。クラウド版は5ユーザーから利用でき、以降1ユーザー単位で契約可能です。そのため、最初は部署単位で導入し、徐々に普及させたいと考えている企業におすすめです。30日間の無料お試し体験が利用できるので、まずは申し込んでみるとよいでしょう。
https://www.collabo-style.co.jp/
AppRemo
「AppRemo」は、スマートフォンからの申請・承認や簡易チャット機能を搭載した、テレワーク向けのワークフローシステムです。申請書はExcelで作成しアップロードする形式をとるので、導入にあたっての負担は少なく済むでしょう。アップロードされた申請書は、自動でデータベースに登録されます。これにより申請書を管理したり、承認後の申請書をあらためてデータ集計したりする際の業務効率化にもつながります。
承認者にはメールで通知が届くため、承認に気付かず処理が遅れてしまう心配もありません。利用方法や人数、管理・運用コストなどのニーズに合わせて、クラウド版とパッケージ版の2プランから選べます。
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo
まとめ
申請業務をはじめとするワークフローに手間を感じているなら、ワークフローシステムの導入がおすすめです。ワークフローシステムを導入することにより、申請や承認がどこからでも行えるうえ、ペーパーレス化にもつながります。
もしワークフローシステム選びでお悩みなら、ぜひ「Asana」の導入もご検討ください。「Asana」はプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールです。誰が何の業務を行っているのか、カレンダーやタイムライン、カンバン形式などで可視化できます。また、タスク管理機能の中には承認タスク機能も搭載しており、これを活用することで業務における申請・承認も可能となります。業務をより生産的に行いたいなら、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
