チームで仕事へ取り組むにあたり、もっとも大切なのはコミュニケーションではないでしょうか。コミュニケーションが円滑にとれないチームでは、望む成果を得られない可能性があります。情報共有ツールを導入すれば、チーム内でのコミュニケーションを円滑にできるでしょう。本記事では、おすすめの情報共有ツールをまとめて紹介します。
情報共有ツール導入の目的
「情報共有ツール」とは、オンラインで情報を共有するためのツールを指します。文字やビデオ通話でやり取りできたり、ファイルを共有したりできるものが一般的です。では、こうしたツールを導入する目的とは何なのでしょうか。
企業やプロジェクトチームにもよりますが、導入目的の1つに「コミュニケーションの活発化」が挙げられます。複数のメンバーが参加するプロジェクトでは、密なコミュニケーションが欠かせません。ツールを導入すれば、チャットやビデオ通話で手軽かつスムーズなやり取りが実現できます。
また、業務効率を高める効果も期待できます。オンラインで情報共有可能なので、わざわざメンバーを探して情報伝達するなどの余計な手間がなく、効率的です。また、やり取りした情報が履歴として残り、フィルターをかけて検索できるため適切な情報管理が行えます。
情報共有ツールの選び方
基本的には、目的に合わせて選びます。目的にマッチした機能が備わっているかどうか確認しましょう。また、実際に使用するのは現場の従業員であるため、リテラシー・スキルも考慮しなければなりません。
ツールによっては、ある程度パソコンやITのスキルがないと、運用が難しいものもあります。今までパソコンに触ったことがない人や、ITツールが苦手な人ばかりの現場では、導入してもなかなか本格運用に移れません。そうした部分も考慮する必要があるでしょう。
既存のツールを意識しながら選ぶことも大切です。目的によっては、既存ツールでも十分事足りるかもしれません。ツールを移行する必要があるのか、移行によりどのようなメリットが得られるかを検討すべきでしょう。また、すでに導入しているほかのツールやシステムと連携できるかどうかも、併せてチェックしてください。
最後に、導入費用やランニングコストなど、費用面も確認しましょう。ツールによって、初期費用が必要なものやそうでないもの、ランニングコストが大きく異なるものなどさまざまです。長期的に運用する想定であれば、コスト面は軽視できません。
チームでの仕事に導入検討したい情報共有ツール11選
さまざまな製品がリリースされていますが、特徴・コスト・機能などが異なるため、どれを選べばよいかわからない方も多いでしょう。以下では、人気の高い情報共有ツールを11個ピックアップしました。用途や費用などを比較しながら検討してみましょう。
Chatwork
中小企業向けのビジネスチャットツールとして、高い知名度を誇るツールです。大企業でも積極的に採用されており、実に300,000社以上もの導入実績があります。
個別にグループを作り、チャットやビデオ通話などでやり取りができます。画像や動画など各種ファイルのアップロードができるほか、タスク設定にも対応しているため、やるべきことや取り組むべき順序を素早く把握し得るでしょう。
高度なセキュリティシステムの実装により、情報漏えいリスクを軽減できます。大企業や官公庁が導入していることからも、セキュリティ水準の高さが伺えます。無料で利用可能なフリープランもあるため、まずは少人数で試してみてはいかがでしょうか。
Slack
750,000社以上が導入しているコミュニケーションツールです。プロジェクトやチームごとにチャンネルを分けて管理でき、やり取りの内容をあとから検索することも可能です。2,200を超えるアプリや外部サービスとの連携にも対応しており、業務効率化の実現に役立つでしょう。
無料で無期限利用できるフリープランのほか、有料プランもあります。フリープランは一部機能の制限があるものの、少人数チームで運用する分には十分なスペックを備えています。まずはフリープランで試し、必要に応じて有料プランへの移行を検討するとよいでしょう。
サイボウズOffice
企業におけるコミュニケーションの円滑化を図る、さまざまな機能がオールインワンで揃ったツールです。スケジュール・ファイル管理をはじめ、掲示板・メッセージ・メール・ワークフローなど、ビジネスの現場に即したあらゆる機能が実装されています。
多様なデバイスに対応できるのも特徴です。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末にも対応しているため、いつでもどこでもチームと連携可能となります。出先からも容易にアクセスできるため、情報伝達が遅れる心配もありません。
1人あたり月額500円で始められ、手軽な料金設定も魅力です。30日間の無料トライアルが利用可能で、なおかつ1ヶ月単位で解約やユーザー数の変更ができるため、気軽に運用を始められます。
NotePM
あらゆる業種で導入されている、ナレッジ情報の一元管理に秀でたツールです。社内Wikipediaとして活用し得るため、従業員が知りたい情報の検索・閲覧・編集が可能です。必要な情報をそのときどきに応じて閲覧できるため、業務効率化にも一役買ってくれます。
ページ閲覧者の記録が残るため、いちいち「あの情報もうチェックした？」とチームメンバーに確認をとる手間がなく、管理者の負担を軽減できます。チャットツールとの連携やマルチデバイスにも対応しています。
使用するユーザー数によって料金プランが異なるため、詳しくは公式HPをご確認ください。無料トライアルが可能なので、まずはそちらで使用感を確認してみましょう。
Qast
BOOKOFFやdocomo、日本旅行など2,500社以上が導入しているツールです。Q＆Aやメモでナレッジを蓄積でき、必要な情報をスピーディに取り出せます。本当に必要な機能だけを絞って実装しているため、導入後すぐに運用を始められるのも特徴です。
システム上では、知りたいことについて匿名で質問できます。また、既読人数を可視化するため、情報がすべてのチームメンバーに行き渡っているかを容易に把握でき、管理者の負担軽減につながります。
加えて、10人までのユーザーなら無料で利用可能です。機能制限はあるものの、必要最低限の機能は用いられるので、操作性や視認性、大まかな機能などは把握できるでしょう。なお、導入にかかる初期費用はありません。
Qiita Team
社内向け情報共有ツールとして有名で、名だたる大企業での導入実績があります。累計5,000チーム以上もの利用実績があり、信頼性の高いツールです。
シンプルな操作性が特徴で、誰でも簡単に情報を投稿できます。情報の検索・共有も簡単なので、すぐに運用を始められるでしょう。投稿された記事ごとにコメント欄が用意されるため、コミュニケーションの場としても活用できます。記事の内容についての質問を送ったり、特定の相手にメッセージを送ったりすることも可能です。
1ユーザーにつき月額500円から始められる手軽さも、人気の理由です。30日間の無料期間も設けられているため、使い勝手や機能をじっくり確認しながら検討しましょう。
Kibela
さまざまな情報を蓄積・共有できるツールで、誰でもすぐ使える操作性のよさが特徴です。シンプルな設計のインターフェースにより、高い視認性と操作性を実現しています。ITリテラシー・スキルの低い従業員がいても、直感的に使用できます。
多彩な条件で検索できるため、知りたい情報をスピーディに探し出せるのも特徴です。記事に対してリアクションをつけたり、コメントを書き込んだりすることも可能で、コミュニケーションの円滑化にも役立つでしょう。もちろん、外部ツールとの連携機能もあります。
スタンダードプランなら、1ユーザーあたり月額550円で利用できます。5名までなら永久無料のコミュニティープランもあるため、少人数チームで利用するのなら、まずこちらのプランで試してみてはいかがでしょうか。
Evernote
情報の整理や管理、検索などの機能を搭載したツールです。テキスト情報だけに限らず、写真やToDoリストなどもすべて保存でき、1つのプラットフォームでまとめて管理可能。
文書のスキャン機能を備えていることが大きな特徴です。大切な書類や名刺などをスキャンして保存すれば、いつでもどこでもアクセスできます。社内のペーパーレス化を推進する際も力を発揮してくれるでしょう。
端末2台までデータを同期できるベーシックプランは、無料で始められます。月額600円と1,100円の有料プランにも、それぞれ無料期間が設けられているため、目的に合ったプランで試してみましょう。
flouu
リアルタイムであらゆる情報を共有でき、コミュニケーションの円滑化も図れるツールです。必要な情報の蓄積・検索機能も備えているため、さまざまなシーンで活躍してくれます。
画面に表示された文書の横には、チャット欄が設けられているため、文書を見ながら文字でやり取りができます。閲覧情報も可視化されるため、管理者の負担軽減にもつながります。使いやすさにこだわった、シンプルなプラットフォームも魅力です。
基本料金は1ユーザーあたり30日間500円で、すべての機能を利用できます。14日間の試用期間もあり、クレジットカード情報不要で申し込めます。
Dropbox
クラウドにさまざまなファイルをアップロードでき、パソコンやスマートフォンなどの端末からアクセス可能なツールです。クラウド上のフォルダへアップロードしたファイルは、アクセス権限を持つユーザーと共有できるため、チームでの情報共有に役立ちます。
端末だけでファイルを保存している場合、端末が壊れると取り出せなくなる恐れがあります。しかし、「Dropbox」でクラウド上のフォルダに保管していれば、端末が壊れたとしてもファイルは守られます。
ビジネス向けのプランは3つ用意されており、どれも無料トライアル期間が用意されています。個人向けから小規模チーム、大規模チーム向けなどのプランがあるため、プロジェクトチームの規模によって選びましょう。
Asana
「Asana」は、あらゆるシーンで活躍してくれるワークマネージメントツールです。日本はもちろん、世界各国の企業が導入している実績豊富なツールとして知られています。
ファイル共有・チャット・スケジュール管理・タスク管理・プロジェクト管理など幅広く対応しており、業務効率化や生産性の向上、コミュニケーションの活発化などを促進してくれる優れものです。1つのツールであらゆることを実現できるため、用途に合わせて複数のツールを導入する必要がありません。100を超えるツールとの連携が可能なのも、大きな特徴と言えるでしょう。
Basicプランは無料で提供されており、少人数チームならこちらでも十分対応できます。また、有料プランについても無料テスト期間が用意されているので、じっくりと実践的にプランを選択していけるでしょう。
まとめ
情報共有ツールの導入により、チームメンバーのコミュニケーションを円滑化するほか、業務効率化や生産性の向上も期待できます。備わっている機能や操作性、費用などを比較しながら、自社にマッチしたツールを見つけましょう。
紹介したツールはいずれも有用ですが、特におすすめなのは「Asana」です。社内での情報共有に必要な機能はもちろん、プロジェクトやタスク管理などの機能も備えているため、1つあればあらゆる課題を解決してくれるでしょう。ツール選びでお悩みの際は、ぜひお試しください。
