組織全体の業務効率を上げるために、ワークフローの見直しが重要視されています。本記事では、ワークフローの概要と具体的な書き方、業務改善に取り組む際のポイントを紹介します。ワークフローに関する知識を身に付け、業務効率化と内部統制の強化に向けた取り組みを始めましょう。
ワークフローの意味
ワークフローとは、一連の業務の流れを指す言葉です。組織における業務は、誰から開始してどのような判断や処理を行い完了させるのかというプロセスで成り立っているのが一般的です。業務の中には、必要な書類の数や意思決定を行う人数などにより、複雑化するものも存在します。複雑な情報を分かりやすくするために図式化したものや、ワークフローに活用するシステムそのものをワークフローと呼ぶケースもあります。
ワークフローの流れ
ワークフローの作成に取り掛かる前に、何を目的に作成するのかを明確にしておきましょう。各種の申請手続きや経費の精算、契約書の稟議など、ワークフローは業務ごとに異なります。「発生する業務」「関わる人物」「承認権限」といった3つの視点に分けて、ワークフローの目的を書き出していくと明確化しやすくなります。
なお、以下で挙げる例は、あくまで大まかなワークフローの流れを示したものです。実際のワークフローで必要となるステップはケースにより異なります。
申請
ワークフローにおける最初のステップが「申請」です。申請者が上長の確認を得るために行うプロセスを指します。たとえば、備品購入の担当者が必要な備品を取りまとめ、申請書を作成して上長へ申請書を提出するといったプロセスです。上長が申請書の内容をスムーズに確認できるよう、内容はシンプルにまとめるように心掛けましょう。担当者を決めるなどして、スムーズに申請できる仕組みを整えておくと効率的です。
承認
「承認」のプロセスでは、申請を依頼された上長が申請内容を確認し、不備がなければ書類にサインもしくは押印します。不備があった場合には、申請者に対して差し戻し修正を通知します。申請者は指示の内容に沿って内容を修正したり、追加で必要な情報をそろえたりして再提出を行いましょう。なお、承認者が一人とは限らず、複数の部署を経由するケースも想定されます。
決裁
承認者となるすべての上長が承認したのちに「決裁」が行われます。決裁者は、対象となる案件の額や事業内容によって異なるケースが大半です。たとえば、備品購入であれば経理部長が決裁者に該当するでしょう。設備導入などの大型投資であれば、執行役や社長が決裁者になると考えられます。決裁には、その案件に関する意思決定の役割があります。
保管
行われた意思決定の証拠として、決裁された書類は「保管」しなければなりません。決裁後は、過去の申請に対する問い合わせに備え、書類を保存して所定の場所で管理します。これまでは、紙ベースで書類を保管するやり方が一般的でした。しかし近年では、書類を電子化するという方法もあります。書類の電子化は、保管スペースの削減やテレワークの効率性を高める有効な手段として注目を集めています。
ワークフローの書き方
初めに取り掛かる作業は、登場する関係者とタスクの洗い出しです。ワークフローを図式化する場合には、テキストだけでなく、シンプルな図形や矢印を使うと視認性のよい図式が作成できます。また、必要なアクションを簡単なアイコンで示すのも効果的です。ワークフローを図式化する際に注意するポイントは、できるだけシンプルにまとめることです。誰が何を行うのかが一目で把握できるよう、適切に複数の記号を使い分け、開始点から時系列に沿ってプロセスを並べていきます。
ワークフローを改善する必要性
生産性の向上を目指して、ワークフローの改善に取り組む企業が増えています。ワークフローの適切な見直しにより業務のムダが排除されれば、作業のスピードアップに結びつくでしょう。また、ワークフローの全体像を俯瞰的にチェックする機会が創出されるため、より良い改善策の発見につながる可能性もあります。
また、複数の拠点で統一されたワークフローを用いれば、業務の精度向上も望めるでしょう。申請から承認までのプロセスが最適化され、時間が大幅に削減できれば、業務効率化によるコストの削減につながります。さらにワークフローの改善は、トラブルの抑止にも有用です。定期的な見直しにより、ルール違反の常習化を防ぐ効果も期待できます。
ワークフローの改善ポイント
ワークフローの改善を進めるときに、まず行いたいのが部門ごとの業務棚卸です。組織全体の業務を詳細に把握したうえで、具体的にどの部分を改善すべきか見つからない場合、業務改善の目的と理由、何を達成したいのかを考えてみると答えが見つかりやすくなります。他にも、大きな改善効果が見込める業務や重要性の高い業務、幅広い業務の基礎となる部分を改善の対象とするのもひとつの方法です。
速さ
ワークフローにおける「速さ」とは、各プロセスの作業スピードを指します。業務効率を上げるために、それぞれのプロセスにおける問題点を列挙していきます。たとえば、書類を手渡しするために要するフロアの移動、承認者となる上長のスケジュールが立て込んで停滞を起こしてしまうなどの理由を特定してください。物理的な問題であれば、電子化による解決策が有効です。また、業務上で生じてしまう問題ならば、回覧する対象を変更するなど、既存プロセスの見直しを検討するとよいでしょう。
正確さ
「正確さ」という視点から改善策を見出すのも大切なポイントです。作業ミスが発生しやすいプロセスの発見、チェック体制のムダと不足箇所を洗い出していきましょう。たとえば、申請の段階で記載漏れが多発する場合には、フォーマットに問題がないかどうかを見直す必要があります。また、同じ部署に複数名の承認者がいる場合、二重チェックによるムダが生じないための仕組みづくりも必要です。正確さを維持するために、改善できる項目がないかどうかを確認します。
探しやすさ
決裁を受けた書類は、事業実施の根拠および将来的に類似案件があった際の参考として、閲覧を必要とするケースがあります。そのため、決裁後の管理体制に目を向けることも重要なポイントです。必要な書類を探し出すのに手間取れば、業務効率化の妨げとなります。紙ベースで書類を保管していると、このような問題は生じやすくなるでしょう。書類を電子化すれば、検索機能により目的の書類がスムーズに見つけ出せるようになります。
ワークフローの改善を支援するツールとは
ワークフローの改善に役立つ代表的なツールが「ワークフローシステム」と呼ばれるものです。ワークフローに必要な一連の機能が搭載されているのが特徴で、申請書に基づいた入力フォームの作成やワークフローの設計にかかる時間を大幅に短縮できます。また、ワークフローに特化していないツールの中にも、ワークフローの作成・管理に有用なシステムがあります。自社のニーズに適したシステムを見極めて、効率的に業務改善に取り組みましょう。
まとめ
複雑化する業務をワークフローにまとめていくのは、簡単な作業ではありません。書類の電子化やワークフローのシステム化は、テレワークおける業務効率化に大きく貢献します。働き方改革の観点からも、今後ますますワークフローを用いた業務改善は重要視されていくでしょう。
「Asana」には、ワークフローに役立つ機能が搭載されています。「ワークフロービルダー」は、チーム全体のワークフローをひとつの場所で簡単に管理できる機能です。ワークフローレポートの活用により、進捗状況の把握や改善のヒントを得ることも可能です。ワークフローのシステム化を考えているのであれば、「Asana」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
