プロジェクトマネジメントという言葉は聞いたことがあっても、「具体的にどのような仕事をするのかをきちんと把握したい」という人も多いのではないでしょうか。そこでこの記事では、プロジェクトマネジメントの仕事内容や、成功するためのポイントを紹介しています。
プロジェクトマネジメントとは
プロジェクトマネジメントとは、その名の通り、プロジェクトを管理することを意味します。プロジェクトの目的・目標達成に向けて、プロジェクトに関係するさまざまな要素の管理を行うのが、プロジェクトマネジメントの仕事です。プロジェクトマネジメントを行う責任者をプロジェクトマネージャー（PM）と呼びます。
では、そもそもプロジェクトとは、具体的にどのような業務を指すのでしょうか？一般的には、通常業務と異なり、ある決められた期間内に取り組む何らかの目標を持った業務のことをプロジェクトといいます。新商品の開発はもちろん、社内における忘年会の開催なども、ひとつのプロジェクトといえます。
プロジェクトは大規模なものから小規模なものまでさまざまですが、規模が大きくなればなるほど、必要な仕事が増え、それを総括する人が必要になります。もしマネジメントする人がいなければ、それぞれが好き勝手に仕事を行い、期限や予算が守れないということになりかねません。そのため、どんなプロジェクトでも実行する際には、プロジェクトマネジメントが必要不可欠です。プロジェクトが成功する、しないは、プロジェクトマネジメントにかかっているといっても過言ではありません。
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プロジェクトマネジメントの具体的な仕事
上記で説明した通り、プロジェクトが失敗しないように、人材やコスト、品質、期限などを管理するのがプロジェクトマネジメントです。ここでは、プロジェクトマネジメントの具体的な仕事を確認してみましょう。
現状の把握
まずは、プロジェクトを開始するにあたって現在の状況を確認し、今の状況でプロジェクトを開始できるかどうかを判断します。たとえば、プロジェクトを進めるには技術が足りない、予算が足りないなど、何らかの障害があることがわかった場合、それを明確化して事前に対処法を考えます。現状とかけ離れたプロジェクトを実行しても、失敗する可能性の方が高いといえます。プロジェクト実施中にも課題は生まれてくるものですが、なるべく開始前に課題を洗い出しておくことで、プロジェクトをスムーズに進められる可能性が高くなります。
目標の設定
続いて、プロジェクトで達成したい目標を明確にします。期限と内容をなるべく具体的に、数字を使って決めておきましょう。プロジェクトメンバー内で認識の食い違いがないように、よく話し合って全員が目指すべきゴールを定めておきます。
計画の策定
プロジェクト実行における現状と目標が明確になったら、両者をつなぐ計画を策定します。
まずは現状における課題からタスクを設定し、優先順位をつけることで大まかな流れを決めます。続いて、それぞれの工程にかかる期間を定めましょう。あわせて必要な人員や作業環境も確認しておきます。プロジェクトを進めるにあたって、生まれてくる課題やトラブルも予想しながら、計画書の作成を行います。計画通りに進められなかった場合の別のシナリオをいくつか用意しておくことも大切です。
タスク設定において、課題へのアプローチにはさまざまな方法が考えられます。プロジェクト実施中に、「別のアプローチの方がうまくいくのではないか？」というような話し合いにならないよう、なるべく多くの方法から妥当なものを選ぶようにしましょう。このとき、専門家にも意見を聞くことで、よりよいアプローチ法を見つけることができるでしょう。
計画書が完成したら、一度プロジェクトチーム内で読み合わせを行い、問題がないかを確認します。課題が発見されたら、話し合いを重ね、修正をして全員が納得する計画書に仕上げましょう。計画書を作り上げるまでが、プロジェクトマネジメントにおける大きな仕事の1つです。
予算の管理
プロジェクトの計画書を作り上げるのと同じく、予算の管理をすることも重要な仕事です。予算が足りない、ということにならないよう、あらかじめ設定された予算をどのように割り振るのか決めておきます。
予算は計画書の完成とともに最終決定するのが一般的です。計画を練る間に予算不足が予想される場合には、何にどの程度の予算が必要なのかを明確化し、交渉をして予算を決定しましょう。
進行の管理
プロジェクトが開始されたら、プロジェクトマネージャーは計画に沿った進行ができているかを確認します。計画通りにいかない場合は、その原因を突き止め、対処法を考えます。
万一、自社内で対応できず、ほかの会社に業務の一部を委託することになったなど、大きな計画変更が行われた場合には、必ず計画書を更新しましょう。1つの仕事が変更になれば、ほかの仕事にも少なからず影響を与えます。一度すべての計画を見直すことが大切です。
多数の人が関わり、多数の工程を含むプロジェクトは、計画通りとはいかないことも多々あります。計画変更は、その後の影響も含めなるべく避けたいものだと捉えられがちですが、一度計画書をすべて見直すという対処をきちんと行えば、避ける必要はありません。
プロジェクトマネジメントを成功させるためには
プロジェクトマネジメントは、プロジェクトの計画を行い、進行を管理する大切な仕事です。プロジェクトマネジメントをうまく行えるかどうかが、プロジェクト成功の鍵だといえます。ここでは、プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイントを紹介します。
各種手法を取り入れる
プロジェクトの計画書作成にあたって、適切な計画を練るためにさまざまな手法が確立されています。煮詰まってしまった場合には、いろいろな手法を試してみることがおすすめです。
たとえば、プロジェクトを細分化し、必要な仕事を洗い出すのに使用されているのが、WBS（Work Breakdown Structure）やマインドマップです。チームメンバーで書き出してみることで、プロジェクトの目標達成のために必要な仕事が明確化することでしょう。
また、カレンダーを利用すれば、期限や担当する仕事を明確化できます。作業工程をわかりやすく視覚化するガントチャートやタイムラインなども役立ちます。
コミュニケーションや情報共有を意識する
プロジェクトマネージャーに必要な能力の1つに、コミュニケーション能力があります。プロジェクトメンバーにいかに共通の目標を持たせるかは、プロジェクトマネージャーの手腕にかかっています。
また、プロジェクト実施中の情報共有も欠かせません。プロジェクトが社内だけで完結しない場合は、社外のメンバーとも積極的にコミュニケーションを取ることを意識し、円滑にプロジェクトが進むようにしましょう。
さらに、コミュニケーションを通して、参加するメンバーの能力を見極め、それぞれに適切な仕事を割り振り、正しく評価することもプロジェクトマネージャーの仕事です。
ツールを活用する
計画書に書き起こした仕事は、ITツールを利用して管理するのがおすすめです。大きなプロジェクトでは、社内外の関係者が情報をリアルタイムに把握する必要も出てきます。また必要ファイルを一括管理したり、作業工程を大幅に修正する場合は、こういった管理ツールを利用することで、作業を迅速に効率的に行うことができます。また、チャット機能などを利用することで、チーム内の情報共有やコミュニケーションの促進にも役立ちます。
ただし、ツールの導入を検討する際は、そのツールの使い勝手や利用にかかるコストも考えて、プロジェクトチームにあったツールを導入することをおすすめします。
まとめ
プロジェクトマネジメントは、プロジェクトの成否に関わる重要な仕事です。1つ1つの工程を理解し、プロジェクトを広い視野を持って管理しましょう。1人だけで抱え込まず、プロジェクトメンバーと共有・協力することも、プロジェクト成功の大切なポイントです。
