プロジェクトを着実に進めるには、目標を設定した上で具体的な計画を策定する「アクションプラン」が効果的です。本記事では、アクションプランの概要から作成することで得られるメリットを解説した上で、プロジェクト作成の進め方やポイントを紹介します。
アクションプランとは
アクションプランとは、目標達成に必要なタスクをスケジュールに落とし込んだ行動計画のことです。プロジェクトは漠然と目標を掲げるだけでは実現する可能性は低いため、アクションプランを策定する必要があるのです。
目標へ着実に近づくためには、社員の具体的な行動にまで落とし込む必要があります。アクションプランは「いつ」「誰が」「何をするのか」というように、社員の行動や達成時期を具体的に規定することで、目標達成の確度を上げるものです。
アクションプランを作成するメリット
アクションプランを作成するメリットとして、次の2点が挙げられます。
- 業務の効率化
- 進捗管理の容易化
アクションプランを作成しておくことで、目標に向けた取り組みが可視化され、業務の効率化や進捗管理がしやすくなります。計画を実行していくプロセスにおいてトラブルの発生はつきものですが、進捗を把握しておくことで柔軟な対応が可能です。
業務の効率化
アクションプランの作成によって、社員がやるべき業務が明確になり、効率よく行動できるようになります。行動計画が定まっていない場合、社員はどのように行動すればよいのか分からず迷ってしまうでしょう。
具体的にいつ、どんな業務を行うべきかをアクションプランによって明らかにすることで、社員は行動に向けた準備ができ、スムーズに業務を遂行できるようになるのです。また、不要な業務に手を付けることがなくなるため、目標達成に直結する行動のみを行えるようになります。
進捗管理の容易化
アクションプランでの計画と実際の達成度とを比較することによって、進捗を把握しやすくなります。計画に対してどの程度遅れているのか、どのような行動が足りていないのかを容易に把握できるため、社員に対して具体的なアドバイスや指示を出せるようになり、早期の改善が可能です。
また、進捗状況からアクションプランの遂行が難しいと判断した場合にも、軌道修正がしやすくなります。
アクションプランの具体例
アクションプランは、目標に対してどのような行動を取るのかをリストアップして作成します。営業部署におけるアクションプランの作成を具体例に挙げると、目標は売上増加で、達成のためのKPIは新規顧客数などが考えられます。新規顧客数を増やすためのアクションとして、訪問営業やテレアポなどを組み込みます。この営業活動について具体的な期間を定めた上で、期間内に何件行うかを明確に設定したものがアクションプランです。作成の際には、スケジュールが現実的なものとなるように、活用できるリソースの確認を行っておく必要があります。
アクションプラン作成の進め方
アクションプランを作成するには、特に手順が決まっているわけではありません。ここでは、「目標の設定」「タスクの洗い出し」「リソースの検討」「スケジュールの設定」の順に進めていく方法を紹介します。
目標の設定
アクションプランは目標を達成するための行動計画であるため、まずは目標の設定を行う必要があります。目標は数値化しておかなければ達成状況が把握できないので、年間売上1,200万円といったように具体的な数字で表現することがポイントです。大きな目標を決めたあとは、達成するための細分化した小さな目標を設定します。年間売上1,200万円という大きな目標に対して、月間売上100万円が小さな目標のひとつです。このように、具体的な数字を設定した上で、目標を細分化します。
タスクの洗い出し
設定した目標に対して必要なタスクを洗い出していきます。タスクは「訪問営業10件」「テレアポ50件」のように、すぐに行動へ移せるよう具体的に設定する必要があります。考えられる具体的なタスクを出し切ったら、それぞれに優先順位をつけます。タスクと目標を見比べて、行動すれば達成できるようになっているかを確認し、足りないものがあれば追加します。こうすることで、目標達成できる可能性を高めることが可能です。
リソースの検討
担当者やリソースを洗い出したタスクへと割り当てていきます。タスクの担当者を決めるにあたっては、社員の適性や能力、経験などを考慮することで実行力が高まります。予算や設備、ツールなどのリソースがどの程度使えるのかを考え、それぞれのタスクへ必要な分を配分します。
リソースを適切に配分するには、タスクを実行するのに必要な工数や物資を見積もる必要があります。見積もりを誤ると問題が生じ、軌道修正が必要となるため、できるだけ正確に把握しておくことが重要です。
スケジュールの設定
タスクの内容やリソースの割り当てが明確になったら、優先順位に従って実行スケジュールを立てます。スケジュールを立てるポイントは、無理のない現実的なものにすることです。ある程度の余裕がなければ、突発的な仕事やトラブルへの対応で進捗が遅れてしまい、タスクの実行が困難になります。柔軟に対応できるように無理のないスケジュールを心がけましょう。
アクションプラン作成のポイント
アクションプランを作成する際のポイントとして、次の3つが挙げられます。
- リスクの想定
- 進捗の把握
- PDCAの回転
アクションプラン作成時には起こり得るリスクを想定し、対応方法を考えておかなければいけません。実行段階では進捗管理を行い、その都度問題点を改善していくことが求められます。
リスクの想定
アクションプランを作成する際には、起こり得るリスクを想定しておくことが重要です。リスクを想定していれば、事前に対応策を準備できたり、代替案の用意ができたりします。例えば、上層部の同意を得るのが困難な場合は、データに裏付けられた数字でメリットや取り組む意義を示した提案書を作成することが可能です。競合が多く存在することが分かっていれば、競合の強みと弱みを分析し、自社の入る余地があるかどうかを事前に調査できます。予算などのリソースが不足しそうな場合は、代替案を考えたり、稟議を通す準備をしたりと、想定できるリスクを事前に洗い出すことでタスクの滞りを防げます。
進捗の把握
アクションプランに従ってタスクをこなすことで目標を達成できるようになっているものの、実際に行動しなければ未達に終わってしまいます。進捗状況を把握することに努め、遅れがあれば行動を促さなければいけません。進捗管理には、社員がどのように行動したのかが分かる「行動記録」が役立ちます。行動記録を確認することで、進捗がどの程度で進んでいるかを詳細に把握することが可能です。行動しても想定していた結果にならなかった場合でも、どこに原因があったのかを分析する材料が得られるため、次回以降の行動に生かせます。
PDCAの回転
アクションプランを実行していくうちに、想定外のことが起こったり、進捗が思ったほど進まなかったりすることが考えられます。このような場合にはアクションプランの見直しが必要となり、実情に合わせたものへと修正します。組織の方針転換などの場合は、目標自体を変更する対応が求められるでしょう。また、アクションプラン自体のPDCAも意識する必要があり、うまくこなせていないタスクについて原因を分析し、より実行しやすく効果の出るタスクへと改善していきます。
まとめ
アクションプランは目標達成に欠かせないものであり、タスクをこなしていくことで効率的に目標へ近づいていきます。アクションプランにおいて全体像とタスクが具体的に示されているため、進捗管理が容易に行えるでしょう。目標は細分化されているため、進捗状況によって軌道修正を行いやすくなっています。
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