プロジェクト管理ツールを使うことを検討しているけれども、どれを選べばよいかわからないという人も多くいるでしょう。本記事では、プロジェクト管理ツールを使うメリットや選ぶポイントを解説するとともに、おすすめの10ツールを厳選してご紹介していきます。
プロジェクト管理ツールを使うメリット
プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標を達成するために、その情報を管理することで、同時に複数のプロジェクトを遂行する場合や、他社と共同で進めていく場合などによく使われます。また、プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトごとの進捗状況などを把握し、作業やスケジュールの管理を容易にするツールのことです。プロジェクト管理ツールを使うことで、管理の効率化ができるほか、状況把握や情報共有などもスムーズに行えるようになります。ここからは、プロジェクト管理ツールを導入するメリットについて、詳しく解説していきます。
管理が効率化できる
通常、プロジェクト管理をするためには、表計算ソフトなどを使って作業スケジュールや進捗状況を確認します。表計算ソフトを使う場合は、業務を始める前に、管理項目を入力するシートを作成しなければなりませんが、シートを項目ごとに作成していくのはなかなかの手間です。これが複数プロジェクトや多くのメンバーが参加するプロジェクトともなれば、さらに手間も時間もかかるどころか、管理することすら難しくなってしまうでしょう。プロジェクト管理ツールを導入すれば、シート作成の手間もなくなり、管理者が行う業務の効率化につなげられます。
タスクや状況が一目でわかる
プロジェクト管理ツールの導入により、タスクやプロジェクトの進捗状況が一目で確認できるようになります。必要な情報を入力すれば、ガントチャートなどのグラフによって、どのプロジェクトがどこまで進んでいるのかを可視化することができるのです。どの作業が滞っているのか一目瞭然なので、作業進捗に遅れがあっても迅速に対応できます。
チームでの情報共有が容易になる
プロジェクトを成功させるためには、チーム全体で情報を共有して、常に状況を把握することが重要です。管理ツールを使えば、入力した情報がすぐに反映され、メンバー全員で共有できるため、いちいちメールで更新内容を知らせる必要もありません。メンバー同士でコミュニケーションをとるためのセキュアな専用システムも導入可能で、これを利用すれば、極秘情報をやり取りすることも可能です。管理ツールの導入は、プロジェクトを進めていくうえで鍵となるメンバー間の情報共有を容易にしてくれます。
詳しくは、こちらの「プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能を解説」記事でご参考にしてください。
プロジェクト管理ツールを選ぶときのポイント
ツールにはさまざまな種類があるので、どれを選べばよいのか迷ってしまう人もいるかもしれません。ここからは、数あるツールの中から自社の業務に最適なものを選ぶときに重要な4つのポイントを解説します。
利用形態
利用形態は、クラウド型とインストール型の2つに分けられます。クラウド型は、Webブラウザからインターネットを経由してサービスを利用するため、インターネットに接続できる環境があればどこでも利用可能できることや、低コストで導入可能なことがメリットです。一方、インストール型はオンプレミス型ともいわれ、社内のサーバに導入します。クラウド型とは異なり、ネットワーク環境がなくても利用できることや、セキュリティ面の危険が少ないことがメリットといえます。しかし、社内でのプロジェクト管理には向くものの、他社など外部と共同で取り組むプロジェクトの場合は連携がとりにくいというデメリットがあります。
費用
製品の多くは、無料で使用可能ですが、通常は、同時に接続できる人数が限られるなど、機能が制限されています。有料のプランを選択することで、ほとんどの機能を使えるようになりますが、有料版のほうが一概に無料版よりも優れているというわけではありません。プロジェクトに関わるメンバーが少ない場合は、無料版の機能だけでも十分に役割を果たせる可能性があります。
機能
一口にプロジェクト管理ツールといっても、備わっている機能は製品ごとに異なります。基本的な機能としては、チャット機能やタスク管理、カレンダーなどが挙げられますが、これらの機能はどの管理ツールであっても通常は含まれています。しかし、細かく見てみると、どの製品にも特徴があるので、自社の業務において「どのような機能を多用するか」ということを念頭に置いて選ぶようにしましょう。また、プロジェクト管理ツールには、タスク管理、工数管理、情報共有など、それぞれの機能に特化したタイプもあります。
使用感
使用感については、実際にツールを操作してみないと自社が求めている基準をクリアしているかどうかわかりません。まずは無料版を試してみてから判断することがおすすめです。管理ツールによっては、耳慣れない用語が使われているものや、ボタンの配置がわかりにくいものなどもあります。このような製品だと作業が滞り、ストレスになりかねないので、ツールを選ぶ際は使用感やフィーリングといった感覚的な部分も大切にしましょう。
プロジェクト管理を成功に導くツール10選
ここからは、特におすすめのプロジェクト管理ツールを10点厳選して、その特徴をご紹介していきます。
Asana
【URL】https://asana.com/ja
Asanaは、世界195か国において、数百万人ものユーザーが使用しているプロジェクト管理ツールです。一般的なプロジェクト管理ツールとは異なり、現場で見つかった課題や、ゴールを起点としたボトムアップ型のプロジェクトも扱えることが特徴です。最新版では「オートメーション機能」が搭載されています。この機能により、これまでは手作業で入力しなければならなかった仕事の依頼やタスクの割り当てなどが自動でできるようになり、時間の節約になるだけでなく、間違いも防げるようになりました。ほかにも、全体のスケジュールを把握し、隙間や重複の調整に活かせるカレンダー機能や、各プロジェクトの進捗状況をリアルタイムで確認できるポートフォリオ機能など、管理者の仕事や協業をスムーズにする機能が多数搭載されています。
Wrike
【URL】https://www.wrike.com/ja/
Wrikeはタスク管理に特化したクラウド型のツールで、タスク消化にかかった時間を計算したり、分析したりすることでプロジェクトを効率的に管理できます。スケジュール管理に関しては、それぞれのタスクの進捗状況を一画面で確認できるので、滞っている作業があっても一目瞭然です。また、タスクを細分化できるので、「誰がいつまでに終わらせる」ということが明確になり、管理もしやすくなっています。さらにWrikeは、既存のツールとの連携力にも優れていて、MicrosoftやGoogle、Adobe Creative Cloudなどと連携して使用可能です。なお、5人までのチームプロジェクトであれば無料のベーシックプランを利用可能ですが、プロジェクトプランニングなどの機能を利用する場合は有料版を利用する必要があります。
Trello
【URL】https://trello.com/
Trelloもクラウド型のツールです。プロジェクトチーム全員で1枚のボードを共有し、そこにタスクを書き出したカードを、各メンバーが貼りつけていく形で使用します。カードは自由に移動できるので、作業前と作業後に所定の場所に移動させることで、終わっているタスクと終わっていないタスクを一目で確認できます。また、画像や資料などもリアルタイムでスムーズに共有可能です。なお、少人数のグループで使う程度であれば、無料版でも十分な機能が備わっています。プロジェクト管理ツールを扱うのが初めての人でも気軽に始められる、直感的プロジェクト管理ツールです。
Backlog
Backlogはタスク管理に特化したプロジェクト管理ツール。シンプルなUIで、プロジェクト管理ツールを使ったことがない人でも、総務や人事に所属する人でも活用できる製品です。またつくりはシンプルでも、ファイル管理や課題管理機能など、プロジェクト管理ツールに必要な機能はしっかりと搭載しています。登録後1ヶ月は無料で利用可能です。
Jooto
Jooto（ジョートー）は、仕事内容を記入したタスクカードをドラッグ＆ドロップするだけでタスク管理ができるシンプルさが魅力で、2019年の段階で18万人以上の利用者を獲得しているクラウド型ツールです。Jootoは、4人までであれば無料版の利用が可能で、5人以上で使用する場合は有料プランに登録する必要があります。なお、有料版は月額500円～のスタンダードプランと、月額980円～のエンタープライズプランが用意されています。
Brabio!
【URL】https://brabio.jp/
Brabio!は、「初心者専用」を宣言しているクラウド型のプロジェクト管理ツール。手間をかけずにガントチャートを作成できるだけでなく、ExcelやCSVファイル形式での入出力も可能になっています。基本的なタスク管理であれば、この製品だけで十分です。5人まではガントチャート作成、タスク管理、進捗管理を無料で利用できます。
Brushup
Brushupはドキュメントだけでなく、イラストや動画などの制作物に対してのやり取りやフィードバック、工程管理も行えるツールです。これさえあればAdobe IllustratorやPhotoshop、3Dコンピュータグラフィックスなど、ファイル形式を気にすることなく制作物をチェックしてフィードバックを送ることができます。用途に応じて4つのプランが用意されていて、エントリープランは接続可能なアカウント数と管理可能なプロジェクト数は限られてしまうものの、無料で使えます。
Time Krei
【URL】https://timekrei.tenda.co.jp/
Time Kreiは、グループウェアとプロジェクト管理について、オンラインで一元管理できるツールです。作業予定だけでなく、実績の入力もできるので、予定と実績のズレがないか、一目でチェックできるようになっています。また、作業者の稼働状況や作業効率などを分析する機能も付いているので、通常は可視化しにくい事柄も見えやすくなり、過重労働防止などに役立てられます。1ヶ月間はオプション機能を除いた基本機能を無料で体験可能です。
Stock
【URL】https://www.stock-app.info/
Stockはチーム内での情報共有とタスク管理を便利にしてくれるツールです。チーム内で共有したデータをすぐに確認できる状態で保存可能なので、上に下にとスクロールしなくても、見たいデータはすぐに見つかります。スマートフォンで撮影した写真もすぐに共有できるほか、ファイルや画像をダウンロードせずにブラウザ上で見られることもポイントです。
Redmine
【URL】http://www.redmine.org/projects/redmine
Redmineは世界的に知られているクラウド型の管理ツールです。ロードマップやガントチャート作成など、すべての機能を無料で利用できます。ただ、Redmineはエンジニア向けに作られたツールなので、誰でも簡単に使えるわけではありません。対応言語も英語だけなので、慣れるまでは使いこなすのが難しく感じられるでしょう。デモサイトがあるので、登録する前に試してみることをおすすめします。
プロジェクト管理ツールとは？その基本的な機能と導入のポイント
まとめ
プロジェクト管理ツールは、チームでプロジェクトを進めていくうえで、作業の効率化を進める重要な役割を担います。管理ツールそれぞれに強みがあるので、ツールを選ぶ際は自社の業務内容を分析して、必要な機能が揃った使いやすいものを選ぶようにしましょう。ツールによっては無料版もあるので、試用してから選ぶことも可能です。
