近年、多様な働き方を推し進めるべく数多くの企業がテレワークを導入しています。企業と社員双方にメリットのあるテレワークですが、管理者側にとって進捗管理に関する課題があることも事実です。本記事では、テレワークにおける進捗管理の課題や解決方法、活用できるツールなどを解説します。
テレワークにおける仕事・進捗管理の課題
テレワークは離れた場所で働くがゆえに、従来の働き方に比べてコミュニケーション不足や勤務状況の把握がしにくくなるとされています。これらはテレワークを推進する上で解決していかなければならない課題です。ここではそれぞれについて詳しく見ていきましょう。
指示伝達
出社してオフィスで業務を行う場合は、常に社員と顔を合わせられるためスムーズな指示伝達が可能です。他部署の社員へ伝えたいことがある場合も、指示伝達に支障が出ることは少ないと考えられます。
一方テレワークでは、個々の社員が自宅やカフェなど、オフィスとは別の場所で業務を行っているため、従来通りのスムーズな指示伝達は難しいでしょう。また各社員の勤務時間にばらつきがある場合は、情報伝達にライムラグが生じてしまうため、指示が正確に伝わらない恐れもあるのです。
指示がうまく伝わらないと、依頼していたはずの業務が終わっていない、他部署との連携がうまくいかないなどの支障が出るかもしれません。業務の質や生産性に悪い影響を及ぼし、企業としての信頼を失う結果まで招く可能性もあります。
勤務状況把握
従来のように、会社へ出社してオフィスで業務を行うのなら、社員が休んでいる場合にすぐ把握できます。また、管理者の目が行き届きやすいため、仕事へのモチベーションが低い社員がいればその場で注意もできます。テレワークでは、こうした勤務状況の把握がしにくいというデメリットもあります。本人が目の前にいるわけではないため、「問題なく仕事をしています」と言われてしまえば、それを信じるしかありません。実際には、仕事をせずに遊んでいたとしても、管理者はそれを知る由がないのです。
また、何かしら勤怠を管理する方法を取り入れたとしても、やり方次第では効率が悪く、余計な手間が増える恐れもあります。テレワークに則した勤務状況の把握方法を社員へ周知させる必要もあり、研修を実施するなど別途の対応を行わなければなりません。
情報共有
前述の内容とも関連しますが、社員同士が離れている状態で業務に従事するため、従来通りのやり方では情報共有は難しいでしょう。オフィスワークなら、部署やプロジェクトのメンバーを集めて口頭で伝えられることも、テレワーク環境下では困難になるのです。
また、勤務状況は確認できても、個々に割り振ったタスクがきちんと進んでいるのかもチェックしにくくなります。コミュニケーションを取りやすいオフィスなら、「進捗はどう？」と気軽に声をかけて確認できますが、テレワークだと簡単ではありません。メールで進捗確認を行う方法もありますが、どうしてもレスポンスは遅くなると考えられるでしょう。
規模の大きなプロジェクトで、関わるメンバーが多くなればなるほど、進捗や業務を取り巻く状況の確認は困難です。本人からの申告を信じるしかないため、管理者にとっては不安を抱かずにいられません。例えば万が一、進捗の遅れがあるにも関わらず、メンバーが虚偽の報告をしてしまえば、プロジェクト進行に大きな支障が起きてしまう恐れもあります。
テレワークに適した仕事・進捗管理の方法とは
テレワークでは、これまでの出社型と同じ仕事・進捗管理では限界があり、テレワークに適した方法で管理を行う必要もあるでしょう。方法としては、仕組みやルールを定める、特定の手法を取り入れる、ITツールを活用するなどが挙げられます。ここでは詳しく解説していきます。
仕組み・ルールを定めた管理
テレワークを導入する際には、新たな仕組み・ルールを構築しておく必要があります。これまでの仕組みやルールを今一度見直し、テレワークに沿った内容を定めることが大切です。
例えば、コミュニケーションが取りにくい課題に関しては、「定期的にオンライン会議を実施する」「始業前と終業後に短時間のミーティングを行う」などのルール設定が有効です。また日常的なルールは、「業務開始前と終了後には必ず上司へメールを送る」「重要な指示はメールではなく電話を使用する」といったようにテレワークに適したものへ修正しておきましょう。
また、情報共有やお互いの業務が”見える化”する仕組みづくりも重要です。必要な書類はクラウド上に保管して、常に共有、共同作業ができるようにするなど、データやファイルの取り扱い方にも留意しなければなりません。
仕組みやルールは、管理者側が新たに見直し作っただけでは意味がありません。できればテレワークへ移行する前に仕組みやルールを見直し、社員に事前に研修を実施して周知することをおすすめします。
特定の手法を取り入れた管理
プロジェクトやタスクを管理する特定の手法があります。これらを取り入れれば、テレワーク環境下においてもスムーズな管理を実現できるでしょう。プロジェクトやタスクの管理手法には、ガントチャートやカンバン方式、ToDoリストなどがあります。
この中でも、特によく用いられているのはガントチャートです。ガントチャートとは、やるべき業務を細分化して表にしたもので、プロジェクトの工程管理によく用いられています。縦軸には作業名や担当者などを、横軸には日や時間を記し、棒グラフで全体の流れや進捗を表します。
プロジェクトのスケジュールを俯瞰で把握し得るので、業務が集中し負荷が高くなっている部分も簡単に見つけられます。進捗状況も確認できる優れた手法ですが、作成に時間がかかることはデメリットでしょう。ガントチャートはExcelでも作成は可能ですが、途中で変更や修正などが加わったときには再度作り直さなければならず、手間がかかってしまいます。
ITツールを活用した管理
すでにテレワークを取り入れている企業の多くが、ITツールを活用しています。タスク管理や勤怠管理などができるITツールはさまざまなサービスがリリースされており、テレワークで生じる管理者側の課題を解決に導いてくれるものです。
タスク管理ツールなら、プロジェクトに関わるメンバーのタスクを一元管理し、情報共有も可能となるので、対応漏れやミスを回避できるでしょう。勤怠管理システムを導入すれば、システマチックに社員の勤怠を管理でき、始業前や終業後のメール連絡も不要です。同時に、コミュニケーションツールを導入すれば、同じ部署のルームを作って手軽にチャットでやり取りができます。ファイルの転送機能やビデオ通話機能が備わったものもあります。
ITツールは、業務の効率化や生産性向上の効果も期待できるため、テレワークにおいても導入は必須です。機能や費用はツールごとに異なるため、比較しながらご自身の会社に合ったものを選んでください。
テレワークの仕事・進捗管理に活用できるツール例
テレワークに必要不可欠なITツールですが、現在、実にさまざまなツールがリリースされています。そこで、おすすめのITツールを厳選してピックアップしました。無料の試用期間が設けられているものも多いため、まずは試してから本格的な導入に踏み切ってみてはいかがでしょうか。
Chatwork
パソコンやスマートフォン、タブレット端末などデバイスを問わずに利用可能なコミュニケーションツールです。個別にチャットルームを作成することで、部署別やプロジェクト別に分けて、適切なメンバー間での効率的なやり取りを実現し得るでしょう。
タスクを適宜設定し、やるべき業務の優先順位も設定可能。必要な情報をチーム間で簡単に共有できるので、タスク漏れや伝達ミスを防げることがメリットです。高度なセキュリティ技術を採用しているため、機密性の高い情報のやり取りを行うケースでも安心です。
無料で利用できるフリープランのほか、有料の「ビジネス」と「エンタープライズ」のプランが用意されています。有料版では複数人のビデオ・音声通話やファイルの送受信制限などが付帯するため、ご自身に合ったプランを確認してみてください。
ジョブカン勤怠管理
勤怠管理を容易に行えるツールで、60,000社以上の企業が導入している実績があると公表しています。出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理などが1つのプラットフォームで完結できるため、管理者の負担を大きく軽減してくれます。
多彩な勤務形態に対応しているため、テレワークを取り入れている企業でも問題なく利用できます。メールやチャット、電話による無料のサポートも行っているため、運用で悩む心配もありません。
機能制限はありますが、無料プランが用意されています。有料プランは1～4まであり、プラン1なら1ユーザーあたり月額200円（税別）と低料金なのも魅力です。なお、出勤管理とシフト管理、休暇・申請管理の機能から、1つだけ選んで使うことも可能です。
Asana
多彩な機能を備えたワークマネージメントツールです。業務の可視化ができ、タスク管理機能やコミュニケーション機能も備えているため、テレワークに最適なツールと言えるでしょう。
Asanaに備わっているステータス機能を用いれば、業務の進捗状況をスピーディにメンバーへ周知し得るので、スムーズな情報共有が実現されます。業務が順調なのか、未完了のタスクがどれくらいあるのか、といったことも画面に表示されるため、直感的に把握できるのです。
無料提供されている「Basic」のほか、有料プランの「Premium」「Business」、「Enterprise」のプランが用意されています。複数のプロジェクトを抱えている、セキュリティ面を強化しておきたいなど企業のニーズに合わせてプランを選択でき、またそれに準じたさまざまな機能も備わっているため、テレワークのあらゆる課題を解決へ導いてくれるでしょう。
まとめ
すでにテレワークを導入している企業はもちろん、今後取り入れたい企業も管理者側にどのような課題があるのかを理解しておく必要があります。それらを理解した上で、解決するための仕組みやルールづくり、さらに管理手法やITツールの導入を進めていきましょう。
本記事でも紹介しましたが、Asanaはテレワークに最適なツールです。プロジェクトやタスクの管理に留まらず、コミュニケーションを円滑にし、多彩なツールとも連携可能です。業務効率や生産性向上にも効果が期待できるため、この機会にぜひ導入を検討してください。
