生産性を向上させるための取り組みを始めたいと考えつつも、具体的にどのような施策を打ち出せばよいのかと悩むケースは少なくありません。そこで当記事では、企業が生産性向上に取り組むことの重要性や、具体的な施策などについて紹介します。
生産性向上の重要性
そもそも、どうして企業には生産性を向上させる施策が必要なのでしょうか。さまざまな理由が考えられますが、ひとつには労働力の減少が挙げられます。また、現代は国際競争の時代でもあるため、競争力を強化させるためにも生産性の向上は避けられません。それぞれの観点から詳しく見ていきましょう。
労働力不足への対策
事業を行う企業にとって、労働力の確保は何よりも重要です。どれほど素晴らしいサービスや商品を扱う企業であっても、現場の労働力を確保できなければ業績に反映されません。企業にとって、ビジネスの規模に応じた労働力の確保は、生命線といっても過言ではないのです。
現代日本では少子高齢化が進み、多くの企業が労働力不足に直面しています。それは今だけにとどまらず、今後もさらなる労働人口の減少が予想されます。実際、厚生労働省が発表した「令和元年人口動態統計月報年計の概況」によれば、日本における2019年の出生数は86万5,234人で、前年より5万人以上下回っているのです。
その一方で、死亡者数は138万1,098人となり、前年より2万人近く増えています。死因の第3位に「老衰」が挙げられていることからもわかるように、現代日本は間違いなく少子高齢化の道を歩んでおり、今後さらに状況は悪化すると考えられています。
実際、労働者が足りず窮している企業も少なくありません。情報サービスや建設、流通、警備、介護、医療などあらゆる業界において、人手不足が深刻化しつつあります。このような労働力不足に対処するため、企業には生産性の向上が求められています。生産性を向上させる仕組みを構築できれば、限られた人材を適材適所に配置し、効率のよい企業運営が可能となるでしょう。
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競争力の強化
国際競争が激化している現代だからこそ、企業は生産性の向上に取り組む必要があります。今や、外国の企業も数多く日本国内に進出しており、さまざまな分野でシェアを拡大しつつあるのが現状です。また、日本を飛び出して海外で事業を展開する企業も増えていますが、外国で活躍するにも国際競争力を強化しなければなりません。
公益財団法人「日本生産性本部」の調査によると、日本の労働生産性は相当低く、主要先進国の中では最下位です。また、2018年度時点での「OECD加盟諸国における就業者1人あたりの労働生産性」においても36ヵ国中21位と、下位に沈んでいます。
データからわかるように、日本の国際競争力は決して高くありません。競争力強化の観点からも、日本企業は生産性の向上に取り組む必要があります。
生産性向上のための取り組み施策
生産性を向上させるとはいっても、具体的にどのような施策を打ち出せばよいのでしょうか。おそらく、多くの企業経営者や担当者は、ここで頭を悩ませていることでしょう。ここからは、企業の生産性を向上させるための、具体的な施策を紹介します。
業務の可視化
まず、社員が従事している業務やタイムマネジメントなどの可視化を進めましょう。社員が1日の中でどのような業務に携わっているのか、どのような流れで仕事をしているのかがわからないと、何を改善すればよいのかは判断できません。
一人ひとりの社員が抱えている業務を可視化すれば、仕事の優先順位を決められます。重要度の低い業務を後回しにし、重要な仕事を優先的に進められるようになるため、業務効率が向上します。また、非効率な業務を洗いだすうえでも、可視化は有効です。タイムマネジメントを可視化すれば、時間帯ごとに社員がどのような業務に従事しているのかを把握でき、無駄を省けます。
業務を可視化したあとは、社員へのサポートを行うことも忘れてはなりません。どのように業務を行えばよいのか、何から改善すればよいのかを明確に伝えてあげることが大切です。
業務の可視化による無駄の洗い出し・改善ができたら、その効果のほどを確認します。業務を可視化したとしても、生産性向上につながっていなければ意味がありません。以前と比べて生産性が向上しているか、現場にどのような変化が現れたのかなどを、必ずチェックしましょう。
新しい働き方の導入
近年、新たな働き方を導入する企業が増えてきました。現在では、政府が働き方改革を主導しており、重要な政策のひとつに位置付けられています。政府が働き方改革を推し進めているのも、労働力不足を解消し労働生産性を高めるためです。
注目を集めている新たな働き方として、テレワークが挙げられます。テレワークとは、社員がオフィスに出社せずに業務を行う働き方で、在宅勤務やモバイル業務、サテライトオフィスの利用などが代表的です。
テレワークを導入すれば、オフィスへの出社が困難な層の人材を確保できます。障碍をもつ方、家族の介護が必要な方などは、働きたくてもオフィスへの出社は困難です。在宅勤務が可能なら、このような層へアピールでき、人材確保へつながります。また、オフィスにかかる経費や社員に支払う交通費を抑えられるのも、企業にとってメリットと言えるでしょう。
そのほかの新たな働き方として、フレックスタイム制が挙げられます。社員に一定の裁量を与え、始業と終業の時間を自由に決めて働ける制度です。社員のライフワークバランスが整い、時間を有効に使えることから、生産性の向上につながると考えられています。
これらは生産性を高めるだけでなく、働き方改革に積極的な取り組みをしている先進企業として、外部へアピールできます。企業イメージが高まることから、優秀な人材の確保につながる可能性もあるのです。
ツールの活用
生産性の向上に役立つ、さまざまなツールがリリースされています。ITツールや技術を導入すれば、業務効率の見直しや改善が可能となり、生産性の向上も期待できます。
例えばチャットツールを利用すれば、社員間でのスムーズなコミュニケーションが実現します。わざわざ相手方の部署に足を運ぶことなく、オンラインで情報を共有できます。チャットツールでグループ分けをしておけば、プロジェクトチームや部署内でのやり取りもより円滑になるでしょう。
また、タスク管理ができるツールを導入すれば、リアルタイムで誰がどのような業務に取り組んでいるのかを把握可能です。業務の進捗を可視化してくれるので、自身の仕事に優先順位をつける際にも役立ちます。上司としても、部下の業務進捗を一目で把握できるため、管理しやすくなるのもメリットです。
そのほか、Web会議システムの導入も有効です。オフィスにいない社員も会議に参加できるため、会議の場へ足を運ぶ手間がなく、時間を短縮できるメリットがあります。文書の電子化やクラウドによるデータ管理などのシステムも導入すれば、さらなる業務効率化と生産性の向上が期待されるでしょう。
スキルアップ・習得の支援
生産性を高める施策を打ち出しても、実際に業務を担う社員のスキルが低ければ、効果は見込めません。企業としてトータルでの生産性向上を目指すなら、社員一人ひとりのスキルアップも重要なポイントです。
社員のスキルアップを促進するため、研修を充実させましょう。新入社員へ研修を実施する企業は多くとも、それ以降も継続的にそのような場を設ける企業は多くないでしょう。業務に直結するスキルを磨ける研修を定期的に実施し、積極的に参加を促せば、社員1人あたりのスキル向上が期待できます。
また、資格支援の制度を設けることもひとつの手です。資格取得に必要な費用を会社が負担する、スムーズに取得できるよう勉強会を開催するなど、いくつも方法はあります。資格を取得した社員に特別ボーナスを用意するなど、モチベーションアップが期待される制度を用意するのもおすすめです。
オフィス環境の見直し
オフィス環境が、効率的な業務の遂行を妨げているケースは少なくありません。業務効率の改善や生産性の向上を目指すなら、身近なオフィス環境を見直すことも大切です。オフィス環境の改善を図るうえで重要なのは、社員が働きやすいかどうかです。社員の動線を考慮したレイアウトを取り入れ、スムーズに業務を遂行できる環境を整えましょう。
また、社員同士がコミュニケーションを取りやすい環境を整えることもポイントです。社員のコミュニケーション不足は、情報の共有を遅らせ、モチベーションの低下も招きます。部署に関係なく利用できるオープンな休憩スペースや、カフェスペースなどを設置し、社員間の交流を促進しましょう。
ほかにも、集中できるスペースを設けるのもおすすめです。例えば、パーテーションで囲んだ個人スペースを確保すれば、従業員が特に作業へ集中したいときに活用可能です。短時間でどうしても済まさなければならない業務があるとき、このようなスペースがあれば作業に没頭できるでしょう。
生産性向上の取り組みで注意すべきこと
まずは、しっかりと現状を把握しましょう。現状が把握できていないと、どのような施策を打ち出すべきなのかがわかりません。どのような課題があるのか、何が生産性向上を妨げているのかを明確にし、それから具体的な施策を講じることが大切です。
また、生産性の向上は、何も企業上層部だけが取り組むものではありません。経営者や担当者など一部の人間が推し進めようとしたところで、失敗するのは目に見えています。企業の生産性を高めるには、企業全体が一丸となって取り組む必要があることを覚えておきましょう。
そのためには、現場のスタッフも交えてしっかりと話し合いを行うことも重要です。関係者間での認識を共有し、そのうえで具体的な施策を進めていきましょう。
まとめ
今回は、生産性を向上させる具体的な施策や注意点などについてお伝えしました。現代社会でビジネスを展開する企業にとって、生産性の向上は避けて通れません。労働力不足や競争力強化の観点からも、企業は真剣に生産性向上に努める必要があります。とはいえ、いきなりすべてを取り入れるのは難しいため、できることから取り組んでいきましょう。
また、本文でもお伝えしましたが、生産性を向上させるためのツール導入も必須です。「Asana」はワークフローやタスク管理に役立ち、業務の可視化も行ってくれるツールです。世界195ヵ国、7万5,000社以上の導入実績があり、信頼できるツールとして知られています。この機会にぜひ、導入を検討してみてください。
