Asanaは、世界中のさまざまな企業が導入しているワークマネジメントツールです。業務効率化や生産性向上に役立つさまざまな機能を網羅しており、業界を問わずに活用できます。本記事では、Asanaの概要や基本的な使い方、おすすめの連携アプリなどについて解説します。
Asanaの概要と特徴
Asanaは、日本をはじめ世界中の企業が導入しているワークマネジメントツールです。プロジェクトやタスク管理のほか、定型業務の自動化、コミュニケーション活性化など業務効率化や生産性の向上に役立つ機能が網羅されています。
タスク・プロジェクトを一元管理できるツール
Asanaひとつあれば、従業員個々のタスクやプロジェクト全体の一元管理が可能です。そのため、Asanaを導入すれば、わざわざタスク管理やプロジェクト管理に特化したツールを導入する必要がありません。
カレンダーやタイムライン、リストといった機能が実装されており、これらを利用すれば容易にタスク管理が可能です。設定したタスク上にコメントを掲載する、投稿するといったことも可能で、スムーズなコミュニケーションも実現します。
プロジェクト全体の進捗もリアルタイムに把握できるため、管理者は適切なマネジメントを行えます。見やすく使いやすいインターフェースの採用によって、誰でも簡単に使いこなすことができ、生産性の向上にも寄与します。
Asanaの導入実績
Asanaは世界中の企業から支持されているワークマネジメントツールです。世界の190を超える国々で利用されており、これまでに93,000社以上が導入した実績があります。世界各国で活躍している数多くの企業が導入しているのは、たしかなメリットを得られるためと考えられます。
世界各国の先進企業が導入しているのも特徴です。世界的な知名度を誇るインターネット関連企業をはじめ大手SNSの運営企業なども導入してビジネスに活かしています。
日本国内でも多くの企業が導入しています。国内では、大手メディアやデベロッパー、航空会社、不動産企業、携帯電話キャリアなど名だたる企業が導入済みです。
Asanaアプリの使い方
見やすさや使いやすさにも着目した設計を採用しているAsanaは、ITスキルが高くない方でも問題なく使用できる点が魅力です。Asanaの公式サイトにおいても、初めて利用する方を対象としたコンテンツが用意されています。
1.チームに招待する
情報を共有したいメンバーをチームに招待しましょう。Asanaアプリのチームに仲間を招待することで、カレンダーやチャットでのやり取り、プロジェクトなどさまざまな情報を共有できます。
チームに招待したからといって、すべてのメンバーが自由に情報へアクセスできるわけではありません。情報を公開する範囲を設定できるため、適切なアクセス権限の付与が可能です。
メンバーを招待する際の流れも簡単で、メニューから「招待」を選び任意の方法で招待します。招待の方法には、メールとリンクの2種類があります。
2.プロジェクトを作成する
プロジェクトの作成と共有によって、プロジェクト全体の可視化が可能です。プロジェクトの進捗状況をリアルタイムに把握できるため、誰の作業が遅れているのか、余っているリソースはないか、予定通りの納期に間に合いそうか、といったことを管理者はひと目で把握できます。
プロジェクトを作成する際には、メニューの「空のプロジェクト」を選択しましょう。もっと手早く簡単に作成したいのなら、テンプレートの利用がおすすめです。Asanaにはプロジェクト作成に使えるテンプレートが用意されているため、使用すれば簡単にプロジェクト作成が可能です。
3.タスクを作成する
プロジェクトを成功へ導くためには、従業員個々のタスクも適切に管理しなくてはなりません。Asanaであれば、タスク管理機能も実装されているため、タスクの抜けや漏れを回避できます。
タスクの作成によって、誰が何をいつまでにやらなければならないのかがはっきりします。従業員は、目標達成のために自分が何をすべきかが明確になるため、より効率よく業務を遂行できます。
タスク管理は、リストやタイムライン、カレンダーなどで行えます。リストではタスクを一覧で表示でき、ドラッグ＆ドロップの簡単操作でタスクの入れ替えも容易です。
4.定期的にレポート化させる
定期的に検索する情報のレポート化によって、求める情報へスピーディーにアクセスできます。定期的にアクセスする情報に対し、その都度検索条件を設定するのは非効率です。あらかじめ検索条件を設定しておけば、検索作業の簡素化とスピードアップが図れます。
レポート化によって情報が最新の状態に更新されるのも特徴です。チームでの定例会議などで求められるデータをレポート化しておけば、大いに手間を省けるでしょう。
Asanaと連携できるおすすめのアプリ
Asanaの魅力として、さまざまなクラウドサービスやアプリケーションとの連携が可能な点が挙げられます。200を超える外部アプリとの連携によって、業務のさらなる効率化や生産性の向上が見込めます。
1.Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Microsoft社がリリースしたコミュニケーションツールです。チャットや音声通話、ビデオ会議、ファイル共有などを行えるツールであり、チームのコミュニケーション活性化に役立ちます。
Asanaとの連携によって、Teamsでやり取りした内容を1クリックでタスクに変換できます。また、Asanaで作成しているプロジェクトやタスクなどをTeamsから探すことができるほか、共有も可能です。
また、複数チャネルで通知設定を行うことで、リアルタイムにタスクの進捗をチェックできるのもメリットです。
2.Adobe Creative Cloud
Adobe Creative Cloudは、Adobeが提供しているPhotoshopやillustratorなどのツールをサブスクリプション形式で利用できるサービスです。クリエイティブな各種ツールを常に最新のバージョンで利用できる点が魅力です。
Asanaと連携すれば、Adobe Creative Cloudを起動したままタスク管理やプロジェクトの進捗チェックなどを行えます。わざわざアプリ間を移動する必要がないため、無駄な時間と手間が発生せず効率的に業務を遂行できます。デザインやWebのコンテンツ作成など、クリエイティブな業務を担当するチームにおすすめです。
3.Asana for Salesforce
Asana for Saleforceとの連携によって、サポートチームや顧客とのシームレスなやり取りを実現できます。必要な情報をスムーズに共有し、商談を順調に進められます。
商談が進んだタイミングでAsanaに自動でタスクを作成する、受注する段階になったときにプロジェクトを自動作成する、といったことも可能です。
また、Saleforce側からAsanaで管理しているタスクの進捗をチェックする、プロジェクトの進捗をモニタリングするといったことも行えます。
まとめ
Asanaはタスクやプロジェクトを一元管理できる優れたツールであり、名だたる大企業が導入しているたしかな実績もあります。インターフェースや操作性のよさも重視したツールであるため誰でも容易に利用でき、業務効率化や生産性向上の実現をサポートしてくれます。
また、Asanaの魅力は多彩な外部ツールとの連携が可能な点です。Asana単体でもビジネスの心強い武器となりますが、さまざまな外部ツールとの連携によりさらなる生産性の向上が見込めます。
