日本社会は少子高齢化が急速に進んでおり、企業にとって人手不足の問題が深刻化しています。この問題を解消するためには、仕事の効率化が必要不可欠です。業務における無駄をなくし社員一人当たりの生産性を高めるには、どのような取り組みを行うべきなのでしょうか。今回は、仕事を効率化するメリットや方法のアイディアをご紹介します。
社員の仕事を効率化させるメリット
まずは、業務を効率化することによるメリットについて見ていきましょう。
社員の負担軽減
仕事を効率化させることによって、社員の負担軽減につながります。一人一人のこなせる仕事量がアップすれば、時間外労働も自然と少なくなり、定時での帰宅も期待できるでしょう。早めに帰宅できれば、プライベートの活動を充実させたり、ゆっくり身体を休めて明日の仕事に備えたりすることも可能です。
社員の満足度が高まれば、会社への貢献意欲も高まると考えられます。ワーク・ライフ・バランスに配慮した会社であると評価され、外部から優秀な人材も集まりやすくなるでしょう。
売上のアップ
業務効率化が順調に進めば、一人当たりの生産性が向上し、会社全体の売り上げアップにもつながります。時間を無駄に消費することがなくなり、より多くの案件に対応できるようになるでしょう。
たとえば、毎日社員全員で行うミーティングの時間を5分削減すれば、「5分×人数分」の時間を新たに生み出すことができます。一人あたりの削減できる無駄はささいなものであっても、それらが積み重なると膨大な量となるのが重要なポイントです。
売り上げがアップすれば、社員への還元も可能となります。そのためにも、企業と社員が一丸となって業務効率化に取り組むことが大切です。
経費の削減
企業としての体制を維持するためには、経費についても考えておかなくてはなりません。仕事の効率化により残業時間を削減できれば、その分だけ人件費を削減することができるでしょう。定時で帰れる日が増えれば、離職率の低下も期待できます。求人募集をかける必要性がなくなり、結果的に採用や教育に費やすコストも抑えることができます。
少ない人数で業務をこなせるようになれば、面積の狭いオフィスに移転して、賃料や水道光熱費を節約することもできます。売り上げだけに注目するのではなく、経費に無駄がないかもあわせて見直してみることが大切です。
社員の仕事を効率化させる方法
次に、業務を効率化する方法について考えていきましょう。社員が仕事をよりスムーズに進められるよう、8つのアイディアを紹介します。それぞれの職場で持つ課題に合わせて検討してみてください。
タスクがすぐ確認できるような環境を作る
社員の一人一人が自身のすべきことを逐次確認できるよう、タスク管理の仕組みを作る必要があります。複数のタスクを同時に抱えていると、それらのスケジュール管理が難しくなってしまいます。重要な納期を忘れてしまっては一大事です。タスクをメモに書き出したり、タスク管理ツールを利用したりするなど、やるべきことが目に見えるよう工夫をしてみましょう。
タスクに追われて頭が働かないときでも、タスクを一つ一つ整理することで、思考のもつれが解消されることもあります。優先順位が明白になったり、時間の目途を立てやすくなったりするのもタスク管理の良い点です。「タスク管理について考えたことがない」という社員のために、企業側で使いやすいタスク管理ツールを用意するのもよいでしょう。
仕事の範囲をはっきりさせる
社員の働く意欲を高めるためには、それぞれが取り組むべき仕事の範囲を明確にすることが必要です。自身の担当する仕事を終えたとしても、他の人の進捗が遅れていれば協力を求められるケースもあります。社員同士で協力し合うこと自体は特に問題ありません。しかし、仕事の遅い社員のサポートを行うために残業が発生するとなると、仕事の早い社員は不満が蓄積してしまいます。
日本の多くの企業で「メンバーシップ型雇用」が採用されており、人に対して仕事を割り振る形が主流となっています。しかし、仕事を早く終えた人に次々と仕事を割り振ってしまうと、当然ながら不満が多く生まれてしまいます。「仕事の遅い人ほど得をする」という状況にならないよう、社員それぞれの仕事量を管理者が把握し、社員ごとに仕事の範囲を明確に定めることが肝心です。
適材適所の仕事割り当てをする
仕事ができず評価が低い人であっても、仕事内容や部署が変わった途端に、人が変わったように仕事ができるようになるケースもあります。たとえば正確な事務処理が得意な人、初対面の人と話すのが得意な人、新しいアイディアを生み出すのに長けている人など、人によって得意な仕事は異なります。その人の適性を考慮した上で、適材適所の配置を目指す必要があります。
人材配置が不適切であれば、社員それぞれのポテンシャルを最大限に発揮することができません。さまざまな仕事を経験することも大切ですが、向いていない仕事を続けることで心を病んでしまうなどの支障が出ることもあります。離職という結果になれば、また新しい人材を採用する必要性が出てきます。採用コストの増加を阻止するためにも、社員からのヒアリングを適宜行い、社員の特性に合った仕事を割り当てるようにしましょう。
業務を外注する
社員が自身の仕事に注力しようとしても、細かな事務処理や電話対応などに追われ続ければ、集中力を削がれてモチベーションが低下してしまいます。仕事量が多すぎる場合は、業務の一部をアウトソーシング化することも検討してみましょう。社員が企画や開発、営業といったコア業務に集中して取り組むことで、さらなる業務の効率化を目指せます。
業務内容によっては社内で人材を育てるよりも、外部委託を行った方が効率的なケースもあります。たとえば、コールセンターのアウトソーシングが代表的です。自社でコールセンターを用意するとなると、専用のシステムを導入し、オペレーターを集めて教育するところから始めなくてはなりません。ノウハウがなければ、オペレーターに配布するマニュアルを作るだけでもひと苦労です。アウトソーシングであれば、経験豊富なオペレーターを用意し、迅速にコールセンターを構築することができるでしょう。
社内コミュニケーションを活性化する
仕事をスムーズに進めるためには、社員同士のコミュニケーションを円滑にする必要があります。社内コミュニケーションの具体的な方法としては、研修やレクリエーションなどが挙げられます。また、社員食堂や休憩スペースなどの場所や、社内報や社内チャットなどのツールも合わせて整備することにより、部署間の壁を越えた交流も生まれやすくなるでしょう。
社内コミュニケーションには、社員の定着率を高める狙いもあります。仕事内容に多少不満があったとしても、人間関係に満足していれば、辛い時期でも何とか乗り越えられるものです。社内コミュニケーションが活発になれば、仕事をスムーズに依頼できるようになり、社員間で相互にフォローするような関係が醸成されるでしょう。
社員同士が情報交換を日常的に行うことで、業務効率化の糸口を見つけられたり、能力を高めあったりといった相乗効果をもたらします。普段から風通しのよい職場であれば、上司に対しても意見を伝えやすくなるでしょう。社員が不満をため込む前に、個別にヒアリングを行うことも可能となります。
相談しやすい環境を整備する
業務の上で分からないことが発生した場合、すぐに相談できる環境を整えましょう。誰に相談すればよいのか分からず、作業を進められないまま悩み続けてしまう事態は避けたいものです。不明点をそのままにしたまま作業を終わらせても、完成度が足りずにやり直しになってしまうケースもあります。
採用したばかりの新人に新しい業務を依頼する際は、周囲の先輩社員が定期的に声をかけて不安がないか聞いてあげることも必要です。職場全体が相談しやすい雰囲気であれば、疑問点を悩まず相談することができますし、ミスに気づくのが遅れて無駄な時間を消耗する心配がなくなります。
会議を効率化する
長引きやすい会議のムダを削減することは、社員の業務効率化につながります。会議を始める前に、まずは会議の目的や議題を明確にしておきましょう。ゴールをはっきりと定めることで会議の方向性が明らかになり、会議中に話題が逸れるのを防ぐことができます。
口頭で説明するだけでは参加者に伝わりづらいものです。会議の目的や議題を伝えられるよう、資料とアジェンダを用意しておきましょう。その際は会議の開始時ではなく、前日までに配布しておくのが望ましいです。
会議を開催するなら、会議の目的に合わせて参加者を厳選しておくことも大切です。その会議が意思決定のための会議なのか、アイディアを出すための会議なのか、といった違いによっても参加者の範囲は変わります。重要な決定を行う会議であれば、決定権のある人物の選定が必要です。あまりに参加者が多すぎると、発言の機会を得られず、当事者意識が薄れてしまう人も出てきてしまいます。
ツールやシステムを導入する
必要に応じて、ツールやシステムの導入も検討してみましょう。情報技術（IT）の普及にともない、あらゆる場面でITツールやシステムが活用されるようになっています。AIで作業を自動化したり、顧客情報を一元管理できるシステムを導入してサポートを強化したりすることも可能です。人手不足を解消する有効な手段として、今後もますます導入する企業が増えると予測されます。
また、インターネットを活用したツールやシステムを使うことによって、リモートワークにも対応しやすくなりました。Web会議システムやチャットツールを使えば、離れた場所であってもコミュニケーションをとることができます。また、ファイル共有のクラウドサービスなどを使えば、パソコンで作成したファイルの送受信、複数人での閲覧・編集も可能となります。
オフィスとリモートワークとで業務効率に差がなくなれば、わざわざ電車やバスを使って出社する必要もありません。通勤のストレスがなくなる分、仕事をさらに効率的にこなすことができるでしょう。
まとめ
仕事の効率化には社員の負担軽減、売上アップ、経費削減など、企業と社員のどちらにもメリットがあります。効率化の具体的な方法としては、タスク管理や業務の外注化など、さまざまなものがあります。ツールやシステムの導入など、目に見えて効果の出やすい方法もあるので、業務効率化で悩んでいる場合は導入を検討してみてください。
